کار ترکیبی (Hybrid Work) به معنی بازگشت به شرکت پس از دورکاری برای حداقل یک روز در هفته است. این مدل کار حتی در دوران پیش از کرونا نیز در میان منابع انسانی طرفداران خودش را داشت. 70% کارکنان مایکروسافت ترجیح میدهند که گزینه دورکاری را، حتی پس از پایان همه‌گیری کرونا همچنان پیش روی خود داشته باشند. نظرسنجی مشابهی نیز توسط LeadershipIQ نشان داد که ۳۹٪ کارمندان می‌خواهند ۳ تا 4 روز در هفته و ۲۹٪ می‌خواهند که ۱ الی 2 روز در هفته را دورکار باشند.
نحوه ایجاد یک مدل کار ترکیبی
پدیده مدرنی به نام «خستگی زومی» (Zoom Fatigue) در طی پاندومی کرونا و استفاده زیاد از تماس‌ها و کنفرانس‌های ویدیویی شایع شده است. هرگز نمی‌توان ادعا کرد که فناوری می‌تواند جایگزین دقیقی برای یک تجربه کامل همکاری و مشارکت به صورت حضوری باشد. مدل کار هیبریدی یا ترکیبی می‌تواند یک راه حل رضایت‌بخش برای بسیاری از افراد و شرکت‌ها باشد. زیرا این مدل انعطاف‌پذیری زیادی در مورد مکان و نحوه کار به منابع انسانی سازمان ارائه می‌دهد. یک رویکرد ترکیبی می‌تواند تعادل بیشتری میان زندگی و کار را برای کارمندان ایجاد کند، هزینه‌های دفتر کار را برای رهبران تجاری کاهش دهد و حتی استعداد بیشتری را به خود جذب کند. همچنین باعث حفظ کارمندان در شرکت خواهد شد.
مزایای مدل کار ترکیبی یا هیبریدی
پس بطور خلاصه یک محل کار ترکیبی، کارکنان را در اولویت قرار می‌دهد و با این کار به آنها در حفظ تعادل میان کار و زندگی کمک می‌کند. از طرفی محل کار ترکیبی برای کارفرمایان نیز گزینه مقرون‌به‌صرفه‌تری است. چرا که دیگر به دفاتر کاری بزرگ نیاز ندارند. این موضوع بخصوص در کاهش هزینه‌های نگهداری املاک و مستغلات نقش پررنگی ایفا می‌کند. بعلاوه سازمان‌هایی که از مدل کار ترکیبی استفاده می‌کنند، برای استخدام نیروهای مستعد محدود به مناطق جغرافیایی خاصی نیستند.
- بازدهی بیشتر: همه ما می‌دانیم که برخی افراد صبح زود بهتر کار می‌کنند و برخی دیگر عصرها راندمان کاری بهتری دارند. در مدل سنتی، از همه انتظار می‌رود که در ساعت مشخصی در صبح شروع به کار کرده و در ساعت مشخصی از عصر، دست از کار بکشند. در صورتی که ممکن است نیرویی دقیقا در ساعتی که باید دست از کار بکشد، بالاترین توان ذهنی و روانی برای کار را داشته باشد. یکی از مزیت‌های مدل کار ترکیبی این است که کارکنان می‌توانند کارها را در زمانی که بیشترین بهره‌وری را دارند، انجام دهند.
- ایجاد تعادل میان کار و زندگی آسان‌تر: طبق مطالعه اخیر Slack ، یکی از دلایل اصلی علاقه‌مندی کارکنان به مدل کار ترکیبی، انعطاف‌پذیری آن است. اگر کارکنان کنترل بیشتری بر برنامه‌های کاری خود داشته باشند، توان کنترل و مدیریت‌شان روی زندگی شخصی بیشتر خواهد شد.
- صرفه‌جویی در هزینه‌ها: حضور افراد کمتر در محیط کار منجر به بازنگری در استراتژی محل کار می‌شود. مطالعات نشان می‌دهد که توسعه دورکاری هزینه‌های املاک و مستغلات برای سازمان‌ها می‌تواند تا 30 درصد کاهش یابد.
- تنوع جغرافیایی استخدام: امکان استخدام استعدادها از سراسر جهان و ورود به بازارهای کاری جدید که منجر به افزایش بهره‌وری سازمان خواهد شد.
- امکان رفت و آمد کمتر: این مساله با کاهش آلودگی هوا و کاهش هزینه‌ها در سطح کلان همراه خواهد بود که به نوبه خود نکته ی بسیار مثبتی است.
- فرصت تیم‌سازی: Harvard Business Review پیش‌بینی می‌کند که در یک محیط کاری ترکیبی، دفتر به عنوان یک «فضای فرهنگی» عمل می‌کند که یک لنگر اجتماعی و امکان یادگیری، ارتباط، تیم‌سازی و همکاری را فراهم می‌کند. درواقع می‌توان گفت حس تعهد، همکاری و حمایت میان کارکنان، ملزم به یکسری تعاملات حضوری است.
معایب مدل کار ترکیبی
- اگر این مدل کار به‌درستی در سازمان پیاده سازی نشود، می‌تواند در افرادی که دورکار هستند احساس طرد شدن یا جدا بودن از سازمان ایجاد کند که نتیجه آن بی تعهدی به سازمان است یا اینکه بازدهی کاری نیروهای حضوری نسبت به نیروهای دورکار به نظر مدیریت پررنگ‌تر باشد.
- بسیاری افراد بدلیل عدم دسترسی به محیط خصوصی و بدون سر و صدا، اینترنت پر سرعت و … نمی‌توانند از این مدل کاری استفاده کنند.
- بسیاری از مشاغل مثل مشاغلی که در کارخانه‌ها هستند یا مشاغلی که در بیمارستان‌ها تعریف شده‌اند، امکان استفاده از این مدل را ندارند.
صنایع مناسب شناخته شده برای کار ترکیبی بلند مدت:
- توسعه کسب و کار
- مالکیت کسب و کار
- فناوری اطلاعات و امنیت
- مدیریت تولید
- مدیریت برنامه و پروژه
صنایع نامناسب شناخته شده برای کار ترکیبی بلند مدت:
- رسانه و ارتباطات
- خدمات مراقبت‌های بهداشتی
- پشتیبانی مشتری
- هنر و طراحی
- تحصیلات
گام به گام جاانداختن کار ترکیبی در سازمان‌ها در شرایط کرونا و پساکرونا
1- با این سوالات نظر کارکنان خود نسبت به کار ترکیبی را جویا شوید
- آیا در سال گذشته به‌صورت دورکاری فعالیت داشته‌اید؟
- دوست دارید چند روز در هفته در دفتر کار حاضر شوید؟
- اگر نسبت به فضای کاری کنونی به فضای اداری که به منزلتان نزدیک تر باشد دسترسی داشتید، ترجیح تان این بود که از آن دفتر استفاده کنید؟
میزان تقاضا برای کار ترکیبی در سازمان را پس از تجزیه‌وتحلیل پاسخ ها، درک خواهید کرد. در واقع با انجام این نظرسنجی متوجه می‌شوید چه شکل از کار برای کارمندان شما جذابیت بیشتری دارد. با مشارکت دادن کارمندان، مدل کاری ایجاد خواهید کرد که افراد برای انجام وظایف محوله با بیشترین بازدهی انگیزه بالایی داشته باشند.
2- زیرساخت لازم برای پشتیبانی از کار ترکیبی را ایجاد کنید
روی فناوری‌هایی که ارتباطات را تسهیل می‌کند سرمایه‌گذاری کنید. برای مثال ابزارهای ارتباطی و تجهیزات کنفرانس ویدیویی. در مورد اینکه آیا به ابزارهای جدید نیاز دارید یا می‌توانید از ابزارهای موجود به روش‌های جدید استفاده کنید، تصمیم بگیرید.
3- روی فرهنگ شرکت سرمایه‌گذاری کنید
روی اینکه چگونه می‌توانید تجربیاتی را حول ارزش‌های اصلی شرکت خود ایجاد کنید که در عین حال کارمندانتان را نیز به وجد بیاورد، فکر کنید. چرا که توجه به فرهنگ شرکت در مدل کار ترکیبی اهمیت زیادی دارد. استفاده از گیمیفیکیشن در این مورد راهکار بسیار خوبی است.
4- در مورد کسب تجربه‌های عالی برای کارکنان در محیط کار برنامه داشته باشید
در مورد اینکه آیا کارکنان تمایل به حضور در دفتر کار دارند حساس باشید. اگر تعداد زیادی از آنها ترجیح میدهند که به دفتر نیایند، ممکن است به این دلیل باشد که محیط کار را یک محیط کسل کننده می‌دانند. همانطور که مشتریان شاکی بهترین راهنمای شما برای بهبود محصولات و خدماتتان هستند، توجه به علت نارضایتی نیروهای ناراضی نیز بهتر مشورت در مورد روش بهبود محیط کار را به شما میدهند. بی توجهی به این مساله هدر رفت منابع و سرمایه‌گذاری‌های شما را در پی دارد.
5- بازخورد مستمر از کارکنان بگیرید
برای این منظور می‌توانید از پیامرسان‌ها یا شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید. یا اینکه پس از هر فصل کاری برای ایشان فرم نظرسنجی ارسال کنید. اگر بتوانید به کارکنان این احساس را منتقل کنید که نظرات ایشان در اتخاد تصمیم گیری در مورد مدل کاری موثر است، احتمال موفقیت‌تان بیشتر خواهد شد.
6- به الزامات ایمنی و بهداشتی در دوران پسا کرونا اهمیت بدهید
به منظور برگرداندن نیروها به فضای سازمان پس از دوران پاندمی، مهم است که تمامی الزامات بهداشتی و ایمنی را رعایت کنید تا کارکنانی که قرار است با تجربه این بیماری به محیط کاری برگردند خیال آسوده‌ای از بابت مجدداً مبتلا نشدن داشته باشند. حداکثر تعداد کارکنان مجاز در محل کار، دستورالعمل‌های بهداشتی، فاصله‌گذاری اجتماعی و غیره از این قبیل الزامات بهداشتی هستند.
7- فرصت‌های یکسان ایجاد کنید
به این نکته توجه کنید که پس از پایان پاندمی ممکن است همه نیروها نتوانند مثل گذشته به کار خود برگردند. برای مثال عده‌ای مجبورند از نزدیکانشان پرستاری کنند. یا کسانی که تا وقتی مطمئن نشوند تمامی همکارانشان واکسینه شده یا رعایت الزامات بهداشتی را می‌کنند، برای کار حضوری احساس امنیت نمی‌کنند. یا سوای کرونا ممکن است کسی در مجبور به نگهداری از کودک یا فرد سالخورده‌ای در خانواده شود یا بدلیل دوری راه و استفاده از وسایل حمل و نقل عمومی ترجیحش این باشد که از خانه کار کند. شرایطی ایجاد کنید که عدم توانایی نیرو برای حضور فیزیکی در شرکت مانع ارتقاء شغلی او نباشد چون در غیر این صورت به مرور از انگیزه او برای وقت صرف کردن روی کار و کیفیت کاری که ارائه می‌دهد، کم می‌شود.
8- به کارکنان بگویید که دقیقا چه برنامه‌ای دارید
سازمان‌ها مخصوصا اگر نیروهای زیادی داشته باشند باید در مورد اینکه چه نیروهایی در چه روزهایی موظف به حضور در سازمان هستند و چه نیروهایی در چه روزهایی می‌توانند از خانه کار کنند فکر کنند. چون این مساله باید به نحوی اطلاع رسانی شود که همه نیروها دقیقا متوجه برنامه کاری خود بشوند و شک و شبهه‌ای در آن باقی نماند. در غیر این صورت احتمال به وجود آمدن اختلال در باقی برنامه‌های شرکت بدلیل عدم حضور نیرو یا حضور بی‌جای نیرو در محل شرکت، افزایش پیدا می‌کند.
نکات مدیریتی در مدل کار ترکیبی
“کار ترکیبی موثر به معنای برنامه ریزی هدفمند در مورد نحوه، مکان و زمان همکاری در چندین حالت کار است.“
جمله بالا از Alexia Cambon مدیر تحقیق اقدامات منابع انسانی شرکت Gartner است.
پس از پایان دوران پاندمی بدون شک رهبران چالش‌های زیادی برای بازگرداندن نیروها به محل کار دارند اما باید به خاطر داشته باشند که اشاره به “الزامات شغلی” به عنوان دلیل اصلی بازگشت کارکنان به محل فیزیکی سزمان ایده درستی نیست چرا که می‌تواند با بازخورهایی که ناشی از پس زدن روانی کارمندان است، مواجه شود. چون نظر کارمندان این است که ما در این مدت در شرایط دورکاری نیز تمام وظایف خود را انجام داده ایم. انعطاف پذیری نکته اصلی کار ترکیبی است. بنابراین سعی نکنید که سیاست‌های شرکت را بعنوان محدودیت در نظر بگیرید. بلکه از آنها به عنوان راهنمایی برای کارکنان استفاده کنید.
- از کارمندان در مورد اینکه چگونه با کار خود احساس بهتری دارند سوال کنید. از اطلاعاتی که دریافت می‌کنید برای طراحی مدل کار ترکیبی مناسب سازمان خود استفاده کنید. اگر کارمندان باید در روزهای خاصی در شرکت حضور داشته باشند حتما در مورد دلیل و اهمیت این موضوع با آنها صحبت کنید. هم چنین اگر نکته‌ای در مورد ساعات آنلاینی یا آفلاینی ایشان دارید، علت را برایشان مشخص کنید.
- نکته ی دیگر که در مدیریت نیروی کار ترکیبی مهم است برداشتن تمرکز از روی فرآیندها و قرار دادن آن روی اهداف است. بنا به تجربه می‌توان ادعا کرد که هرگاه کارمندان با اهداف آشنا شدند، روند کار را به راحتی پذیرفتند و بهترین نحو آن را انجام دادند. از متخصصین روانشناسی هم بسیار شنیده ایم که هرکس چرایی برای زندگی خود بیابد با هر چگونه‌ای خواهد ساخت. این نکته در مورد منابع انسانی و مسائلی که در سازمان با آنها روبرو می‌شود نیز صادق است.
- نزدیک به ۶۸٪ مدیران اجرایی بر این باورند که حضور حداقل سه روز از هفته در دفترکار برای حفظ فرهنگ شرکت الزامی است. اما به خاطر داشته باشید که سیاست نیروی کار ترکیبی باید به گونه‌ای باشد که به کارمندان اجازه دهد خودشان در مورد زمان و مکان کار تصمیم بگیرند. مدیران باید مراقب باشند که سیاست‌های آنها بوی ترغیب برای حضور در دفتر کار یا سرزنش برای تصمیم به کار کردن در خانه را ندهد. کارمندان باید احساس کنند که دستشان در انتخاب مدل کاری باز است و مدیریت پذیرش و انعطاف‌پذیری لازم را دارد.
مهارت‌های مورد نیاز مدیران برای محیط کار ترکیبی
هوش هیجانی
اگر مدیران مراقب نباشند، ممکن است نیروهای دورکار خیلی زود احساس نابرابری، عدم امنیت روانی و کنار گذاشته شدن بکنند. صحبت‌های کوتاه با نیروهای دورکار می‌تواند بسیار تاثیرگذار باشد و از پیش آمدن این مسائل و احساسات در ایشان جلوگیری کند. بهتر است مدیران وقتی را برای صحبت با تک تک نیروها قبل از جلسات مشخص کنند.
مدیریت تیم‌های توزیع شده
در سال ۲۰۲۲ مهارت مدیریت نیروهای دورکار،برای اولین بار، جزو مهارت‌های پیشرو برای مدیران شناخته شد. بهترین مدیران در تیم‌های ترکیبی تسلط کافی به برخی ابزارها دارند و همینطور عادت‌هایی دارند که با اکوسیستم هیبریدی متناسب است. یک مدیر موفق در محل کار ترکیبی مدیری است که به کارکنان اعتماد می‌کند، انصاف دارد، فرصت‌های رشد برابر برای اعضای حضوری و غیر حضوری فراهم می‌کند، ارتباطات را به خوبی نظم‌دهی می‌کند.
تلاش برای توسعه فردی کارکنان
حس رشد، یادگیری و پیشرفت یکی از بهترین راه‌کارهای تعامل با کارکنان و حفظ ایشان است. کمک به رشد مهارت‌ها برای مدیران یک بازی برد-برد است، چرا که می‌توانند مسئولیت‌های بیشتری را به افراد، محول کنند.
بهره‌وری استراتژیک
بسیاری از شرکت‌ها و مدیران نگرانند که کارکنان دورکار کم کاری کنند، اما براساس گزارشات برعکس این موضوع اتفاق می‌افتد. تیم‌های ترکیبی هم می‌توانند حجم زیادی از کار را انجام دهند، اما از آنجا که شاید این روش کاری برایشان جا افتاده نیست، کار را به روش‌های درستی انجام نمی‌دهند. مدیریت باید برای رفع این مشکل اولویت‌ها را مشخص کند، به طور دقیق مشخص کند که از هر شخص چه انتظاراتی دارد و موفقیت را برای هر شخص تعریف کند.
کار کنان و مدل کار ترکیبی
وقتی در سازمانی کارمندان با قراردهای مختلفی مثل کارکنان دائمی و تمام وقت، نیمه وقت، کارکنان موقت، پیمانکاران و فریلنسرها، مشغول به کار باشند می‌گوییم سازمان متشکل از نیروی کار ترکیبی است. اما کار ترکیبی، به معنی استفاده از نیروهای کار در دو شکل حضوری و دور کاری است. دورکاری یا کار ترکیبی از دوران شروع پاندمی کرونا در سازمان‌ها به شدت توسعه پیدا کرد. موسسه Fortune مطالعه‌ای انجام داد که در آن مشخص شد، 50 درصد از نیروهای دورکار یا هیبرید، گفته‌اند اگر کارفرما پس از پایان کرونا آنها را مجبور به کار کردن به شکل تمام وقت حضوری بکند، کار خود را ترک کرده و با کارفرمایی که چنین اجباری نداشته باشد کار خواهند کرد. در دوره همه گیری کارکنان متوجه ارزش کار ترکیبی شده اند. بنابراین اگر کارفرمایی مخالف این شکل کار باشد باید منتظر افزایش نرخ خروج از سازمان خود باشد.
هم چنین می‌توان از این جنبه به این قضیه نگاه کرد که در شرایطی که مدیران در رقابت برای شکار استعدادها و مشغول به کار کردن آنها در سازمان خود هستند، کار ترکیبی می‌تواند یکی از بهترین گزینه‌های روی میز مذاکره‌‌شان باشد. از طرفی نیز فرصتی است که امکان استفاده از مهارت‌های ویژه در سراسر دنیا با هزینه‌های بسیار کمتر از استخدام تمام وقت آنها را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
سخن پایانی
مدل کار ترکیبی جزو NEXT STEPهای دنیای کسب‌وکار است. هر سازمانی که بتواند سریع تر مهارت‌های لازم برای محیط کار ترکیبی را در خود تقویت کند، برنده میدان خواهد بود. اما موسسه EY تحقیقاتی انجام داد که حدود ۸۶ درصد از کارکنان معتقد بودند که روند رشد حرفه‌ای‌شان از ابتدای سال ۲۰۲۰ و با شروع پاندمی متوقف شده است. زیرا ارتباطشان با سایر کارکنان بسیار کاهش یافته و در واقع دیگر از سینرژی محیط کار یا رد و بدل شدن دیتا و افزایش آگاهی نسبت به جوانب مختلف بیزنسی که در آن مشغول به فعالیت بودند، خبری نیست. برای رفع این چالش‌ها کارشناسان معتقدند که کارکنان و مدیران باید مهارت‌های لازم برای کار کردن در محیط‌های کاری ترکیبی را بیاموزند.
