فناوری اطلاعات و ارتباطات و اینترنت نه فقط متخصصان فناوری اطلاعات و کارکنانی که فناوری اطلاعات را در محیط کارشان به طور منظم استفاده می کنند، تحت تاثیر قرار داده، بلکه محیط سازمان، خودسازمان و به طور کلی دنیای اجتماعی را نیز تحت تاثیر قرار داده است(Drucker,2002).
ورود فناوری اطلاعات به سازمان ها، فرآیند و عملکرد مدیریت منابع انسانی را از جنبه های گوناگون تحت تاثیر قرار داده است. سازمان ها پس از شناسایی پتاسیل های تکنولوژی های جدید و فناوری اطلاعات، جای آن در فرآیندهای خود را پیدا می کنند و از آن در قسمت های مختلف سازمان از جمله مدیریت منابع انسانی استفاده می کنند.
چند تعریف از فناوری اطلاعات:
- به مجموعه ای از سیستم ها و ابزار ها جهت گردآوری، سازماندهی، ذخیره و نشر اطلاعات (اعم از صوت، تصویر، متن یا عدد) فناوری اطلاعات می گویند. از نظر سیستم های اطلاعاتی، فناوری اطلاعات عبارت است ازمجموعه منابع فنی، سخت افزاری و نرم افزاری، ارتباطی و اطلاعاتی، انسانی، مدیریتی و سیستمی که برای تولید، پردازش، توزیع و بکارگیری اطلاعات استفاده می شود.
- فناوری اطلاعات به عنوان یك پیوند دهنده، تمامی علوم روز را به كار می گیرد تا بتواند اطلاعات مورد نیاز متخصصین، صنایع، سازمان ها و بالاخره همه مردم در قسمت های مختلف جامعه را در كمترین زمان و بهترین وجه ممكن تامین نماید. به طوری كه می توان گفت امروزه فناوری اطلاعات مرزهای كشورهای جهان را در نوردیده و ملت ها را در یك جامعه جهانی گرد هم آورده است.
چند تعریف نظری از مدیریت منابع انسانی:
- مدیریت منابع انسانی به معنی تشخیص، انتخاب نمودن، تربیت و پرورش نیروی انسانی سازمان درجهت رسیدن به اهداف سازمان تشریح کرده اند.
- مدیریت منابع انسانی از جمله وظایف اصلی مدیریت در هر سازمان محسوب می‌شود و تمامی مدیران درسطح‌های مختلف سازمانی به گونه‌ای از این مسئولیت برخوردار می‌باشند.
- منظور از مدیریت منابع انسانی، خط مشی‌ها و فعالیت های مورد نیاز به منظور اجرای بخشی از وظایف مدیریت است. این وظایف به فعالیت کارکنان وابسته است. به خصوص برای یافتن کارمند، آموزش دادن آنها، سنجش عملکرد و …
چگونگی پیدایش مدیریت منابع انسانی:
عواملی که منجر به پیدایش اداره امور کارکنان به صورت یک واحد مستقل و تعریف تخصصی وظایف شد به شکل زیر می باشند:
یکی از تغییراتی که در برخی فضاهای کار با گسترش ماشین آلات و جایگزین شدن آنها به جای انسان ها به وجود آمد این بود که نیروهای انسانی بنگاه های اقتصادی مجبور بودند در یک فضای کوچکتری نسبت به قبل، در کنار هم به کارشان بپردازند. وقتی تعدادی انسان در یک فضای محدود ساعاتی از روز را کنار هم می گذرانند قطعا تضاد منافع رخ می دهد. حل و فصل این تعارضات بدون قانون و مدیریتی که مورد قبول اعضای آن محیط باشد امکان پذیر نیست. قوانینی مثل مشخص کردن زمان کاری، روابط کارگر و کارفرما، محاسبه حقوق، انتظارات کارفرمایان و کارگران از همدیگر، تشکیل ائتلاف ها و اتحادیه ها، اداره امور کارکنان باید تصویب شوند. به مرور و در طی سالیان، مدیریت منابع انسانی به صورت امروزی به وجود آمد.
نقش بکارگیری فناوری اطلاعات در بهبود عملکردهای مدیریت منابع انسانی:
در خصوص مدیریت اطلاعات و بهره برداری از دانش سازمانی واضح است که مدیریت اثربخش‌تر دانش سازمانی و به کارگیری آن در بازار کار، هدف نهایی کسانی است که به دنبال مزیت رقابتی در بازار هستند. استفاده از دانش فردی کارکنان، بسیار آسان تر از بهره برداری از تمامی دانشی است که در افکار همه کارکنان سازمان جای گرفته است. راه حل های سخت افزاری و نرم افزاری وضعیت موجود، استفاده از دانش است. موانع اصلی در این مسیر، یکی مربوط به مفهوم دانش و دیگری مربوط به افراد در چگونگی دستیابی به دانش موجودی است که به کمک فناوری اطلاعات و به بهترین شیوه برای به اشتراک گذاشتن و ذخیره و انتقال دانش در تمامی سازمان انجام گرفته است. طبق پژوهش 28 ماهه ای که بیش از 1000 مدیر ارشد شرکتهای بین المللی را شامل می شد، عملکرد تجاری بهتر، نه فقط از فناوری اطلاعات، بلکه از مدیریت درست اطلاعات و مدیریت افراد سازمان حاصل می شود.
- نظارت بر استخدام
- تجزیه و تحلیل و بررسی شغل
- برنامه ریزی به منظور فراهم کردن نیروی انسانی مورد نیاز سازمان
- کارمندیابی
- گزینش و استخدام کردن بهترین عضو برای عهده داری وظایف
- طراحی و تنظیم برنامه‌هایی که ورود کارکنان جدید به سازمان را آسان تر می‌کند و در یاافتن جایگاه صحیح سازمانی و اجتماعی خود کمک می‌کند.
- آموزش کارکنان
- تربیت مدیر
- طراحی سیستم‌های ارزشیابی عملکرد، میزان پاداش، میزان حقوق و دستمزد، شکایت‌ها، ایمنی و بهداش
موارد بهبود کارایی ” مدیریت منابع انسانی در بستر فناوری اطلاعات”
برخی از نتایج کاربرد فناوری اطلاعات در عملکردهای مختلف مدیریت منابع انسانی به شرح ذیل است:
- دقت در انجام عملکرد
- سرعت در انجام عملکرد
- شفافیت در عملکرد سازمان
- شفافیت در امور محوله و وظایف سازمانی
- اطلاع‌رسانی گسترده و به‌موقع با استفاده از شبکه‌های سازمانی
- ارزیابی دقیق و سریع منابع انسانی
- مدیریت صحیح کارکنان
- جلوگیری از دوباره کاری‌های سازمانی
- کنترل و ارزیابی نامحسوس
- دقت در محاسبات حقوق و مزایا
- برقراری نظم بیشتر
تغییر درساختار سازمان ها از طریق فناوری اطلاعات
از آنجا که توسعه فناوری اطلاعات تغییرات زیادی روی نحوه نیاز سازمان ها به منابع انسانی داشته است، واضح است که ساختار سازمانی هم به مرور از آن تاثیر خواهد پذیرفت. به طور معمول بخش میانی سازمان کوچکتر خواهد شد. این که این تغییر در چه حدی انجام شود از سهم آن کشور در تقسیم کار جهانی و فضای سیاسی آن کشور تاثیر می پذیرد. برای مثال توسعه تکنولوژی در سازمان های کشوری مثل کره شمالی قطعا مشابه کشورهای اروپایی نخواهد بود.
در جهانی که هرلحظه در حال تغییر است، سازمان ها نیز از این تغییر و همسو شدن با آن ناگریز هستند. از مهمترین دلایل انقراض دایناسور ها این بوده که نتوانسته اند با تغییرات محیطی هماهنگ شده و دوام بیاورند. حتی یکی از تعاریف هوش را، قدرت و سرعت همگام شدن با تغییرات می دانند. این مثال می تواند اهمیت چابکی کسب و کارها در ماندگاریشان را روشن کند. امروه گسترش فناوری اطلاعات از مهم ترین تغییرات محیطی برای سازمان ها محسوب می شود و سازمانی که نخواهد خود را با آن هماهنگ کند نه تنها از رشد عقب می ماند بلکه بدون شک به مرور از چرخه رقابت حذف خواهد شد.
فناوری اطلاعات از چه طریق موجب تغییر فرآیندهای سازمان می شود؟
- اطلاعات را در بخش‌های مختلف سازمان به اشتراک گذاری می‌کند.
- ارتباطات را افزایش داده و موجب ایجاد بازخورد فوری می‌گردد.
- موجب ماشینی شدن و سرعت بالای فرآیندها می‌شود.
- کسب و کارهای مجازی و همکاری های راه دور را امکان پذیر می‌نماید.
- موجب ایجاد، توزیع، مدیریت موثر و هوشمندانه دانش می شود.
- محاسبات را آسان و به صورت سریع و گسترده انجام می‌دهد.
فناوری های نوین در حوزه اداری
در دهه نود میلادی و از زمانی که استفاده اینترنت در سازمان ها فراگیر شد، بسياري از وظايف روزمره مديريت منابع انساني به به تکنولوژی یا خود کارکنان واگذار شد و به این ترتیب بسیاری از کاغذبازي ها در وظايف اداري و روزمره از بین رفت. مديريت منابع انساني بر بستر فناوری اطلاعات ضمن پشتيباني از مديران و کارکنان در انجام وظايف معمول، فرآيند تغييرات و دگرگوني هاي سازماني را تسهيل مي کند. توسعه فناوری اطلاعات گردش اطلاعات در سازمان را بیشتر و سریعتر می کند. بسیاری از فرآیندهای دستی قدیمی دیگر به‌طور کاملاً اتوماتیک انجام می پذیرند. این تحولات موجب تغییرات مهمی در ساختار اداری شرکت ها شده است.
بطور کلی بهره گيري از فناوري اطلاعات و ارتباطات (فاوا)، باعث:
- افزايش توان و سرعت پردازش اطلاعات،
- ارزان شدن نسبي قيمت سخت افزار و نرم افزار،
- رواج استفاده از سيستم هاي مکانيزه،
- به وجود آمدن نظام هاي اطلاعاتي بهينه
- و دسترسي سريع و آسان به اطلاعات شده است.
این مطلب که در آینده سازمان ها بدون فناوری اطلاعات و ارتباطات بتوانند به حیات خود ادامه دهند دور از تصور است. تاثیرات فناوری اطلاعات، ساختارهای ارتباطی میان انسان ها، سازمان ها و حتی کشورها را به گونه ای دگرگون ساخته که با قبل از ظهور آن بسیار متفاوت است. یک ساختار سازمانی مناسب با پیشرفت فناوری، دست مدیریت را در تحصیل ماموریت ها و هدف های راهبردی بسیار باز می کند.
اثر فناوری اطلاعات بر شیوه های جدید کاری منابع انسانی
از طریق توسعه اینترنت و (بطور گسترده‌تر) توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) امکانات جدید تر و متفاوت تری برای انجام کار و ساختار بندی سازمان ها فراهم شده است.
کار مجازی: گزارش سالیانه کمیسیون اروپا در سال 2000 مطرح کرد که (Johnston&Nolan,2002)، “کار مجازی” دارای مفهوم وسیعی است که عنصر مشترک همه تعاریف آن “استفاده از رایانه و ارتباطات مجازی برای ایجاد تغییر جغرافیایی در انجام کاری است که پذیرفته شده است”.
- “کار مجازی”، به این معنی است که با کمک فناوری اطلاعات، سعی می کنیم کار را به سوی کارکنان هدایت کنیم، به جای اینکه کارکنان را به سوی کار حرکت دهیم.
- “کار مجازی” مزایای زیادی به همراه دارد که می توان آنها را از سه منظر خلاصه و طبقه بندی کرد: “فردی”، “سازمانی” و “کلان – اجتماعی”.
- از نظر سازمانی “ارتباط مجازی” فوایدی همچون بهره وری بالا و کاهش غیبت را به همراه دارد. از آنجا که کارکنان رضایت بیشتری دارند و روحیه کاری آنها افزایش یافته است، احتمال کمتری وجود دارد که آنها در جستجوی شغل دیگری باشند و سازمان ها، نرخ پائین‌تری از برگشت را تجربه می کنند.
- طبق نظر دش(Dash)، ”کار مجازی” می‌تواند نوسان کار کارمند (ترقی و تنزل) را نزدیک به 50 تا 80 درصد کاهش دهد. استفاده از “کار مجازی”، سازمان ها را قادر به ایجاد شبکه ارتباطی گسترده ای میان کارکنان می کند، هر چند که محدودیت جغرافیایی برای سازمان کم شده باشد. به علاوه، هزینه های مربوط به دارایی های غیرمنقول (مانند املاک) کم می شود، زیرا نیازهای مربوط به جا و مکان برای سازمان کاهش می یابد. همچنین ارائه خدمات به مشتری، به دلیل ساعات کار قابل انعطاف، بهتر می‌شود. (به معنی بیست و چهار ساعته در هفت روز هفته)
تاثیر فناوری اطلاعات و ارتباطات در استفاده بهتر از منابع انسانی موجود
فناوری اطلاعات و ارتباطات، نقش پررنگی در توسعه منابع انسانی کسب و کارها پیدا کرده است. از این رو استفاده از آن بعنوان یکی از فعالیت های پیشتاز محسوب می گردد. مطالعات نشان داده اند که بین فناوری اطلاعات و ارتباطات و رشد و توسعه منابع انسانی رابطه مثبت و معنی دار وجود دارد و فناوری اطلاعات و ارتباطات و توسعه منابع انسانی در تعامل با یکدیگر می باشند. تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات به ارضای نیازهای ارتباطی و اطلاعاتی که به ایجاد دانایی در منابع انسانی کمک می کند، می پردازد و امکانات جدیدی برای تبادل اطلاعات ایجاد می کند.
استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان ها، تغییرات بنیادین را در تمامی ابعاد آن می تواند به وجود آورد. فناوری اطلاعات به سازمان ها در زمینه ی ذخیره کردن اطلاعات منابع انسانی که می خواهند امن تر، سهل الوصول تر وکامل تر ذخیره سازی کنند کمک می کند. هم چنین امکان تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری بهتر در مواقع لزوم، در مورد منابع انسانی در اختیار مدیران قرار می دهد.
سخن آخر
میزان توانایی ماندگاری سازمان ها در محیطی که همیشه در حال تغییر و تحول است، به میزان به کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان بستگی دارد. نقش فناوری اطلاعات در سازمان های امروزی به اندازه ای زیاد است که بسیاری از کارشناسان سازمان، مدیریت سازمان ها را به در نظر گرفتن استراتژی مرتبط با این فناوری‌ها توصیه می‌کند. از بخش‌های مهم سازمان که از فناوری اطاعات تاثیر می پذیرد، منابع انسانی است. شیوه مدیریت بر نیروهایی که در محیط جدید هستند، زیر نظر و پوشش این فناوری قرار می‌گیرد. برای انجام بهتر مسئولیت مدیریت منابع انسانی باید ابتدا محیط جدید که تحت تاثیر فناوری اطلاعات است را شناسایی کنیم و سپس در ادامه بدانیم که در این محیط مدیر منابع انسانی چه مسئولیت‌هایی دارد.
