جلسات مناسب می‌توانند تیم شما را آماده موفقیت کنند و هم چنین به شما کمک می‌کنند تا از روزمرگی خارج شوید. وقتی کل شرکت شما در یک اتاق مشغول به کار باشند، اخبار به سرعت میان آنها منتشر می‌شود. جلسات بداهه، بحث‌ها در هنگام ناهار و تماس‌های تلفنی شنیده شده معمولاً به این معنی است که تیم نظر خوبی نسبت به آنچه در حال وقوع است دارد.
اما به موازات رشد یک شرکت، روش‌های رسمی‌تری برای ارتباط نیاز است تا همه را در جریان نگه دارند. جلسه مدیران اجرایی یکی از این موارد است که هنگامی که این ارتباط قطع شود، منجر به مجموعه‌ای از مسائل مشترک می‌شود. چند گزینه از این موارد را می‌شناسید؟
- تیم از وضعیت مطمئن نیست. وعده‌هایی که تحقق پیدا نمی‌کنند، موجب می‌شوند، اعضا اعتماد خود را نسبت به اینکه چه اتفاقی رخ خواهد داد از دست بدهند.
- تیم نمی‌تواند تصویر بزرگ را ببیند. بسیاری از اعضا اطلاعات کافی درمورد اینکه چرا تصمیمات خاصی گرفته می‌شود یا دیگران روی چه چیزی کار می‌کنند ندارند.
- مشخص نیست که تیم چه کاری باید انجام دهد. مدیریت انتظارات در خصوص عملکرد خوب سخت است، به خصوص زمانی که شرایط به طور منظم تغییر می‌کند.
- اعضای تیم برای مدت طولانی منتظر دریافت بازخورد می‌مانند. وقتی بازخورد داده یا دریافت نمی‌شود، هزینه روانی ایجاد می‌شود که بر ذهن اعضای تیم سنگینی خواهد کرد.
- کارمند احساس می‌کند که کار و زحماتی که می‌کشد به رسمیت شناخته نمی‌شود. کارهای غیرقابل مشاهده و همچنین فداکاری‌هایی که برای تحقق آن انجام می‌شود، امری بدیهی یا جزئی از وظایف اعضا تلقی می‌شود.
زمانی فرا می‌رسد که برای رسیدگی به این مسائل به جلسات منظم نیاز است. مدیران اجرایی می‌تواند تقریباً از هیچ جلسه رسمی، به تقویمی پر از این جلسات برسند که حتی زمان کمی برای کار واقعی برایشان باقی بماند.
بنابراین، مهمترین نکته‌ای که در تشکیل جلسه مدیران اجرایی باید به آن توجه کرد این است که چگونه باید این جلسات را برگزار کنند تا با این مسائل مواجه نشوند؟
برنامه جلسات مدیرعامل
جلسات ستون فقرات ارتباط بین رهبران یک شرکت است. هنگامی که مربیگری یک مدیر عامل را شروع می‌کنم، تمام جلسات منظم رهبری و تیم و تعداد دفعات آنها را مستند می‌کنیم.
من متوجه یک الگوی قابل توجه شده‌ام: می‌توانم بسیاری از نگرانی‌های کلیدی رهبری را فقط با دیدن برنامه جلسات مدیر عامل پیش بینی کنم. هنگامی که جلسات خاصی از بین می‌رود، عواقب آن اغلب اجتناب ناپذیر است.
در اینجا مهمترین جلساتی است که به نظر من برای حفظ جریان اطلاعات مورد نیاز است، آورده شده است. هر مدیر عاملی باید آنها را در دستور کار هفتگی یا دو هفته‌ای خود قرار دهد.
1) به‌روزرسانی وضعیت در جلسه مدیران اجرایی به منظور پاسخگویی
این جلسه، به عنوان یک جلسه برنامه‌ریزی، یک جلسه رهبری، یا به سادگی “جلسه صبح دوشنبه” شناخته می‌شود. صرف نظر از نام، مشخص کردن زمانی برای این است که تیم رهبری اتفاقات رخ داده را بررسی کند، با برنامه هفته آینده هماهنگ شود و محدودیت هایشان را به اشتراک بگذارد. اعضای تیم می‌توانند با پرسیدن سوالات خوب یکدیگر را برای اجرای برنامه‌های خود مسئول بدانند.
وقتی فقط چند نفر وجود داشته باشند، کل تیم ممکن است در به‌روزرسانی‌های وضعیت شرکت کنند. با این حال، بروز رسانی وضعیت مقیاس نمی شود. همانطور که نقش‌ها تخصصی می‌شوند، بروز رسانی هر کارمند به دیگر اعضا کمتر مرتبط می‌شود. در برخی موارد، منطقی است که یک به روز رسانی وضعیت را به دو قسمت تقسیم کنیم. یک جلسه برای رهبران، و یک جلسه جداگانه برای کل تیم (نگران نباشید – در خصوص این جلسه در ادامه صحبت خواهیم کرد).
ارزش آن را دارد که برای به‌روزرسانی وضعیت وقت بگذارید تا به درستی آن را دریافت کنید. اگر شما و تیمتان بتوانید جلسه را با احساس عمیقی از آنچه در حال وقوع است ترک کنید، می‌توانید از مقوله تعدد جلسات که در غیر این صورت می‌تواند تقویم شما را مثل باتلاق پر کند خارج شوید.
به پایان رساندن هفته با به‌روزرسانی وضعیت ممکن است معقول به نظر برسد، اما من متوجه شده‌ام که در عمل ایده خوبی نیست. اکثر به‌روزرسانی‌های وضعیت با احساس فوریت به پایان می‌رسند، که بهتر است در ابتدای هفته از آن استفاده شود.
کلید یک جلسه به‌روزرسانی وضعیت عالی، آماده‌سازی است . وقتی رهبران با معیارهای خود به روز شده و به گزارش مختصری از سؤالات کلیدی در حیطه خود می‌رسند (به‌جای اینکه آنها را در محل بسازند)، در واقع با این کار زمان اضافی برای بحث و حل مشکلات جمعی می‌خرند. وقتی بهترین افراد خود را در یک اتاق دارید، باید از آن نهایت استفاده را ببرید.
2) جلسه همه جانبه به منظور شفافیت
همانطور که از نام آن پیداست، همه اعضای تیم در یک جلسه همه جانبه، از راه دور یا حضوری شرکت می‌کنند. رهبران در مورد هر بخش بروز رسانی می‌کنند، اعلامیه می‌دهند، و در خصوص ماموریت و استراتژی شرکت با یکدیگر هماهنگ می‌شوند. این یک فرصت عالی برای تشخیص نقاط عطف کلیدی و قدردانی از کار سخت هفتگی تیم، با توجه کردن به آنچه که آنها روی آن کار می‌کنند است. همچنین فرصتی برای کارکنان است تا از رهبران سؤال کنند. هنگام برقراری ارتباط با دیگران، اغلب ناآگاهانه تصور می‌کنیم که آنها از چیزی که می‌خواهیم در موردش صحبت می‌کنیم پیش‌زمینه ذهنی دارند. این به “نفرین دانش” معروف است. با اجازه پرسش دادن به تیم ، به آنها اجازه می‌دهیم شکاف‌های درک خود را پر کنند تا به این ترتیب بتوانند تصویر بزرگ‌تری را ببینند.
پرسیدن سوالات از تیم، رهبران را در برابر کارمندان خود مسئول می‌کند – و پاسخگویی نتایج بهتری را به همراه دارد. با این حال، رهبران نیازی به پاسخگویی برای همه چیز ندارند و وقتی پاسخ را نمی دانید، آن را تصدیق کنید: “این یک سوال عالی است و من پاسخی ندارم.” اما برای حل آن می‌توانیم روی آن کار کنیم.
سرپرستی و مراقبت کلید یک جلسه همه جانبه خوب است. از خود بپرسید، “چه چیزی واقعا مهم است که تک تک افراد شرکت باید در مورد آن بدانند؟” آن را مرتبط نگه دارید تا همه درگیر و پرانرژی باقی بمانند.
3) یک به یک به منظور عملکرد
هدف از یک جلسه یک به یک این است که اعضای تیم را در مورد پیشرفت شخصی خود با صحبت کردن در مورد مسائل مربوط به کارشان راهنمایی کند و انتظارات هر دو طرف را تعیین کند. این ممکن است شامل تأمل در چالش‌های کلیدی، شناسایی راه‌های بهبود ، و شفاف‌سازی اولویت‌ها باشد.
اگر از جلسه یک به یک برای بررسی وضعیت وظایف استفاده می‌کنید، ممکن است نشانه آن باشد که شما بیش از حد درگیر عملیات و وظایف روزانه رهبران خود هستید. به جای اینکه وظایف را مرور کنید و به آنها بگویید چه کاری انجام دهند، از خود بپرسید:
“اگر جای آنها بودم، مهمترین سوالاتی که از خودم می‌پرسیدم چه بود؟”
اینها سوالاتی هستند که باید بپرسید . کنجکاو باشید تا بفهمید چه چیزی انگیزه پاسخ‌های آنهاست – درک انگیزه اهرم بزرگی برای تأثیرگذاری بر عملکرد است.
در پایان جلسات یک به یک، شما باید بر روی مجموعه‌ای از مراحل بعدی مشخص به توافق برسید. اگر فرد بتواند بدون کمک شما آنها را بپذیرد، باید این کار را انجام دهد در غیر این صورت لیست کارهای شما با موارد اقدام دیگران پر می‌شود (مسئله رایج برای مدیران عامل).
کلید یک جلسه یک به یک عالی، خویشتن داری است. هرچه بیشتر مربیگری کنید و به تیم خود کمک کنید تا پاسخ‌های خود را پیدا کند، در دراز مدت وضعیت بهتری خواهید داشت. همانطور که مربی من یک بار به من گفت، ” مربی فرد باش، نه مربی مشکل “
4) گذشته نگر به منظور بازخورد
یک جلسه گذشته نگر اگر به خوبی انجام شود، به یک تیم اجازه می‌دهد تا در امنیت و آرامش به صحبت‌های یکدیگر گوش دهند. یک “رترو” کلاسیک دارای سه بخش است :
- چه کاری خوب پیش رفت؟
- چه چیزی خوب پیش نرفت؟
- چگونه می‌توانیم پیشرفت کنیم؟
برای اینکه اعضای تیم صداقت داشته باشند، بهتر است به اعضا بگویید که این یک جلسه حل مشکلات نیست – بلکه فقط برای گوش دادن است، ارزشش را دارد باور کنید . چیزی بهتر از یک راه حل درخواستی به مردم یاد نمی دهد که مشکلات را برای خودشان ببینند و در مورد حل آن فکر کنند.
شروع جلسه با صحبت کردن در مورد چیزی که خوب پیش رفته است به افراد کمک می‌کند تا در ذهنیت مثبتی قرار بگیرند. اگر با دقت گوش کنید، آنچه را که به مردم انرژی می‌دهد و باعث افتخار آنها می‌شود می‌شنوید. همانطور که به سمت چیزهایی که خوب پیش نرفت می‌روید، آنچه را که در ذهن آنها سنگینی می‌کند خواهید شنید. باور کنید، در یک استارت‌آپ در حال رشد، همه ما باید به طور منظم ناامیدی‌های خود را تخلیه کنیم، تا به سطوح خطرناک یا جاهای باریکی نرسند!
در پایان جلسه، تیم یک یا دو حوزه را برای تمرکز بر روی آن انتخاب می‌کند و تغییراتی را برای بهبود وضعیت ایجاد می‌کند. با توجه به اینکه دو تغییر در هفته برابر با حدود 100 تغییر در سال است، در طول زمان می‌توان پیشرفت‌های قابل توجهی ایجاد کرد.
کلید یک جلسه گذشته نگر خوب همدلی است . همه ما انسان هستیم و همه به ارتباط نیاز داریم. با قدردانی از موفقیت‌های افراد، شنیدن ناامیدی‌های آنها و ایجاد پیشرفت ها، کل تیم سبک تر و خوشحال تر خواهند شد.
5) برنده‌های جمعه به منظور شناخت
در یک جلسه “برنده‌های جمعه”، تیم در پایان هر هفته با درجه بالایی گرد هم می‌آیند. هر بخش چیزی را می‌گوید – یا حتی بهتر نشان می‌دهد – اتفاق مثبتی که در طول هفته رخ داده است. در یک استارتاپ، ممکن است سال‌ها طول بکشد تا کار سخت نتیجه دهد. در حالی که اکثر رهبران ارزش جشن گرفتن بردهای کوچک را درک می‌کنند ، انجام آن در عمل واقعاً دشوار است. وقتی تقریباً همه چیز ناتمام یا نامشخص است، این ترس وجود دارد که جشن منجر به رضایت خاطر از تمام شدن کار شود. “به عقب نگاه نکن، روی جایی که می‌خواهیم به آن برسیم متمرکز باش”. متأسفانه، ناتوانی در تشخیص سختی کار می‌تواند باعث رنجش شود: «من خیلی سخت کار می‌کنم اما کاملاً بدیهی تلقی می‌شوم».
اجازه دادن به خود و تیمتان برای جشن گرفتن پیروزی‌های کوچک به طور منظم می‌تواند به رفع نیاز تیم به شناخت و افزایش حس ارتباط کمک کند. این کار به احتمال زیاد انگیزه را افزایش می‌دهد تا کاهش آن. کلید یک جمعه خوب، قدردانی است . قدردانی پادزهر بسیاری از احساسات منفی است. نائومی ویلیامز گفته معروفی دارد: «غیر ممکن است که در یک لحظه همزمان شکرگزار و افسرده باشیم.»
جلسات شما چقدر خوب بوده است؟
پیاده سازی و بهبود جلسات خود با تیم ممکن است مانند یک سرمایه گذاری طولانی به نظر برسد. با این حال، در حالی که این جلسات می‌توانند 20٪ از وقت شما را بگیرند، 80٪ از موقعیت‌ها و توانمندی‌های شما را به عنوان مدیر عامل شرکت نشان می‌دهند. به هر حال، چگونگی کسب نتایج شما به دیگر اعضای تیمتان نیز بستگی دارد. برخی از شرکت‌ها می‌توانند از برگزاری جلسات هر دو هفته یک‌بار خلاص شوند– اما اگر بیشتر از آن شود، مشکلات ارتباطی به نحو پیش‌بینی‌شده شروع می‌شود.
ماری کوندو به طرز شگفت انگیزی بیان می‌کند: “اضطراب ناشی از ندیدن تصویر کامل است.”
جلسات به‌روزرسانی‌های وضعیت، همه جانبه، یک به یک، نسخه‌های قدیمی، و برنده‌های جمعه می‌توانند به انتشار اطلاعات و در صورت نیاز بازخورد کمک کند. و شاید این جلسات بتواند از اضطراب اعضا بکاهد و کمک کند تا کمی بیشتر روی ماموریت پیش رو متمرکز شود.
