سازمان‌ها هم مثل انسان‌ها، برای تصمیم‌گیری‌های خود نیاز به اطلاعاتی دارند که براساس آنها فکر کنند و مشورت بگیرند. اگر این اطلاعات ناشی از تجارب گذشته سازمان باشد بسیار معتبرتر خواهد بود و احتمال موفقیت‌آمیز بودن و بهینه بودن تصمیم اتخاذ شده را دو چندان می‌کند. برای مثال سازمانی که قصد بهبود خدمات پس از فروش خود را دارد، با استفاده از دیتاهایی که از سوابق مشتریان خود دارد می‌تواند تصمیم‌های بهتری بگیرد. اهمیت استفاده از سیستم‌های مدیریت دانش در اینجا خود را نشان می‌دهند. چرا که سیستم مدیریت دانش این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد که دانش را به شکل مستند و ساختارمند درآورده و برای همه افراد سازمان دست‌یافتنی کند.
تاریخچه توجه سازمان‌ها به مدیریت دانش
نمی‌توان تاریخ پیدایش مشخصی برای مفهوم مدیریت دانش در نظر گرفت؛ چرا که این موضوع همواره در طول تاریخ سازمان‌ها و صنایع برای تولید یا توسعه محصول جدید به طور ضمنی مورد توجه قرار گرفته است. عموما اطلاعاتی که سینه به سینه به آنها منتقل شده بود را در کار یا حرفه مورد نظر به کار می‌بردند و بدلیل نداشتن ساختار این اطلاعات، برایشان چیزی نبوده که چندان قابل لمس یا قابل ثبت در جایی باشد. با رشد تکنولوژی بحث دارایی‌های علمی و ناملموس بسیار داغ شد. تعدادی از شرکت‌های دانش‌بنیان آمریکایی درسال 1989 کنسرسیومی با هدف حفظ و نظارت بر دارایی‌های علمی شرکت‌های عضو کنسرسیوم، تشکیل دادند. به این ترتیب بود که مدیریت دانش به صورت رسمی در سازمان‌ها ایجاد شد.
سازمان‌ها تنها با داشتن محققان خبره به برتری نمی‌رسند. بلکه این استفاده درست و ساختار یافته از دانش آن‌هاست که اهمیت دارد. عبارت ساختاریافته در اینجا به معنی “حفظ، اشتراک‌گذاری به منظور افزایش آگاهی و در نتیجه افزایش بهره‌وری سازمان” است. سیستم‌هایی مبتنی بر هوش مصنوعی در دهه 80 میلادی توسعه پیدا کردند. این سیستم‌ها به دانش و تجربه کارکنان و فرایندهای سازمان ساختار بخشیده و آن را ذخیره کردند.
عوامل موثر در پیدایش مدیریت دانش
- دگرگونی مدل‌های کسب و کار. در گذشته سرمایه‌های یک سازمان سرمایه‌های مالی و قابل لمس بودند اما به مرور دانش و خبرگی جای خود را در میان دارایی‌های سازمان باز کردند.
- تغییر هرم سنی جمعیت و ویژگی‌های جمعیت‌شناختی سازمان‌ها را در مورد چگونگی شرایط سازمان پس از بازنشستگی نیروهای مجربشان به فکر انداخت. چرا که حجم زیادی از خبرگی در آستانه خروج از سازمان قرار داشتند.
- تخصصی‌تر شدن فعالیت‌ها و تهدید از دست رفتن دانش سازمانی در نتیجه اخراج یا انتقال یا استعفای کارکنان
- سازمان‌ها دریافتند که ذخیره اطلاعات به تنهایی کافی نیست و ذخیره آنچه که کارکنان حین کسب آن اطلاعات تجربه کردند، بسیار مهمتر است. دانستن این که این اطلاعات مربوط به چه زمان و چه مکانی هستند، از آنها یک دانش ضمنی می‌سازد و آنها را کاربردی می‌کند. در واقع وجه “درک انسانی” از آنچه که اتفاق افتاده بسیار اهمیت دارد.
«نوناکا» از اندیشمندان این حوزه، بر این باور است که دانش ضمنی کاملاً شخصی است و انتقال آن به دیگران و رسمی‌کردن آن بسیار مشکل است. چرا که دانش ضمنی درکی است که افراد در قالب ذهنیت‌ها، مهارت‌ها و توانمندی‌هایی که از قبل داشته‌اند نسبت به آنچه که در سازمان دیده‌اند، کسب کرده‌اند و البته که به مرور آن را در سازمان متبلور می‌کنند. اما اینکه سازمان بتواند این دانش را در خود حفظ کند نیاز به این دارد که به تمهیداتی بیاندیشد.
مدیریت دانش چه مزایایی برای شرکت‌ها دارد؟
- مزایایی که به دلیل جریان بهتر داده ایجاد می‌کند: کاهش کپی‌برداری و تکرار مثل «یک کپی از واقعیت»، کیفیت بهتر اطلاعات، بازیابی سریع‌تر اطلاعات، صرفه‌جویی یا آزادسازی زمان افراد حرفه‌ای پرمشغله، اطلاع یافتن از اینکه هرکس چه می‌داند و چه کاری انجام می‌دهد
- مزایایی که به دلیل دسترسی به آخرین تفکر و رایج‌ترین دانش ایجاد می‌کند: بهره‌وری‌ها و بازده از طریق اشتراک بهترین شیوه‌ها؛ زمان سریع‌تر رسیدن محصولات جدید به بازار؛ کاهش اتلاف و دوباره‌کاری؛ مدیریت بهتر ریسک؛ ابقاء دانش پیش از اینکه متخصصان از شرکت بروند یا بازنشسته شوند؛ صرفه‌جویی هم در زمان افراد و هم در پردازش اطلاعات.
- مزایایی که برای مشتریان و ذی‌نفعان خارجی دارد: رضایت بیشتر مشتری بدلیل کنترل داشتن روی اوضاع و حل سریع‌تر مشکلاتی که جدید هستند؛ شهرت بیشتر و تصویر بهتر برند؛ ثبات بیشتر در خدمات‌دهی به مشتریان جهانی در مکان‌های جغرافیایی متفاوت و مختلف؛ کیفیت بالاتر محصول و خدمت که انطباق بیشتری با نیازهای مشتری دارد.
آشنایی مختصر با ادبیات مدیریت دانش در سازمان‌ها
از آنجا که مطالعات مربوط به مقوله ی مدیریت دانش، مطالعات بدیعی هستند و ممکن است معانی و ماهیت دقیق عباراتی که در ادبیات آنها مورد استفاده قرار می‌گیرد در ذهن مخاطبان تعریف روشنی نداشته باشد در اینجا منظور از دو عبارت “استراتژی مدیریت دانش” و “استراتژی دانش” را مشخص می‌کنیم.
- استراتژی دانش: بر مبنای دسته‌بندی دانش به انواع دانش صریح و دانش ضمنی یا پنهان تعریف می‌شود.
- استراتژی مدیریت دانش: به کنترل و مدیریت دارایی‌های دانشی و اجرای مراحل فرایندهای مدیریت دانش (شامل کسب، خلق، انتقال و به‌کارگیری دانش) می‌پردازد.
به بیان ساده تر می‌توان گفت نگاه استراتژی مدیریت دانش به اهمیت دارایی های دانشی است. اما نگاه مقوله‌ی تدوین استراتژی دانش به انتخاب نوع، عمق و منبع دانشی که مورد نیاز سازمان است. این که سازمان در هر دو مورد یک استراتژی روشن داشته باشد، لازمه ی موفقیت فرآیند مدیریت دانش در سازمان است. چرا که در استراتژی تمامی منابع سازمان، به طور دقیق شناسایی شده و روی موضوعات “کجا هستیم، به کجا می‌خواهیم برسیم و چگونه می‌خواهیم به آن جا برسیم” فکر می‌شود.
انواع مدیریت دانش
مدیریت دانش بزرگ: یا (big KM) در مقیاس بنگاه های اقتصادی استفاده می شود.
مدیریت دانش کوچک: یا (little KM) به منظور دستیابی سریع به اهداف از این روش استفاده می شود.
مدیریت دانش شخصی: وقتی سازمان قصد دارد با استفاده از اطلاعات موجود و انچه که نسبت به آگاهی کامل دارد، توسعه یابد.
انواع سیستم‌های مدیریت دانش
- استفاده از شبکه اجتماعی به منظور برقراری ارتباط میان همکاران و همچنین ذخیره اطلاعات رد و بدل شده میان کارکنان
- استفاده از سیستم‌های مدیریت محتوا که به کارکنان و گروه ها اجازه ایجاد، انتشار، دسترسی و اشتراک اطلاعات را می دهد.
- استفاده از نرم افزارهای مخصوص مدیریت دانش برای سازمان‌ها
- چت بات: چت بات یک برنامه کامپیوتری است که از یادگیری ماشین برای ارائه پاسخ به سوالات مطرح شده به زبان طبیعی استفاده می‌کند. این برنامه بدون اپراتور انسانی کار می کند و تعامل بین انسان و ماشین‌ها را ممکن می‌سازد.
- نوشتار مکتوب: برای مثال فرم‌های پر شده توسط مشتریان
- برنامه‌های آموزشی به منظور انتقال تجارب خبرگان سازمان
- سیستم‌های مدیریت اسناد که پیدا کردن کاربران و دسترسی به اطلاعات را آسان می‌کند.
رویکردهای اصلی فرآیند مدیریت دانش
روش های مختلفی برای مدیریت دانش وجود دارد که بسته به اینکه چه نوع رویکردی در سازمان شما قابل اجراست می توانید از میان آن ها انتخاب کنید:
- رویکرد انسانی محور: بر روابط انسانی متمرکز است. در واقع روی این موضوع که چگونه فرهنگ به اشتراک گذاری دانش و یادگیری را در سازمان پیاده شود، کار می کند.
- رویکرد فناوری محوری: روی روش های ذخیره سازی و انتقال دانش و طراحی سیستم هایی که اشتراک دانش را تسهیل کند، کار می کند.
- رویکرد فرآیند محور: به چگونگی پیشرفت فرآیندهای سازمانی، سلسله مراتب و فرهنگ سازمان در یادگیری می پردازد.
پیشنهاد می شود که تمامی این رویکردها را در سبد طراحی فرآیند مدیریت دانش خود لحاظ کنید.
رویکردهای استراتژیک شناسایی دانش
پیش از انتخاب و پیاده سازی سیستم مدیریت دانش در سازمان، ابتدا باید استراتژی دانش سازمان را تهیه کنید. در استراتژی دانش سازمان در مورد انجام مأموریت‌ها و اجرای استراتژی‌هایی كه در این صنعت، چه دانشی، با چه عمقی مورد نیاز است و از چه طریقی باید كسب شود، فکر می‌کند. از مهم و اثرگذارترین مراحل مدیریت دانش در سازمان، تدوین استراتژی دانش سازمان است.
- شناسایی دانش‌هایی حیاتی برای سازمان که اکنون در اختیار سازمان نبوده و یا به مقدار کافی در دسترس قرار ندارد.
- دانشی که به صورت گسترده در سازمان وجود دارد اما مدیریت صحیحی جهت تسهیم آن تعریف نشده است.
- دانش‌هایی که در آستانه از بین رفتن می‌باشند.
- دانش‌هایی که توسط پیمانکاران، تامین‌کنندگان و شرکای تجاری نگهداری می‌شوند.
بدون شک آنچه که موجب موفقیت سازمان در پیاده‌سازی مدیریت دانش و دستیابی به استراتژی‌های کسب‌وکار می‌شود، هم‌سویی استراتژی‌های کسب و کار با استراتژی‌های مدیریت دانش است. اگر مجموعه فعالیت‌های سازمان در پرتو مدیریت دانش باشد، این نظام به صورت کارآمد و تاثیرگذار عمل خواهد کرد و در بلند مدت نتایج درخوری برای سازمان خواهد داشت.
دسته بندی مدل‌های مدیریت دانش سازمانی
به خاطر داشته باشید که برای انتخاب مدل مدیریت دانش مناسب سازمان، به شناسایی اهداف، قوانین و چهارچوب کلی مدیریت، موانع و محدودیت‌های یک سازمان و … نیاز دارید.
- مدل هایی که به دنبال ارائه تصاویر برای نشان دادن منابع و دانش هستند. حتی اگر اندکی از واقعیت در این میان از بین برود.
- مدل هایی که به دنبال نشان دادن فرآیند دانش و شبیه سازی کردن اتفاقات در سازمان هستند. این مدل‌ها معمولا سخت درک می‌شود زیرا اطلاعات محدودی به افراد منتقل می‌کنند.
بد نیست در اینجا به دسته بندی‌های رایج برای دانش‌ها اشاره ای تیتروار داشته باشیم: مدل‌های فلسفه ای، مدل‌های شبکه ای، مدل‌های شناختی، مدل‌های ارتباطی و انجمنی.
هم چنین دسته بندی هایی برای انواع مدل‌های مدیریتی با توجه به نوع دانش نیز وجود دارد که در ادامه شما را با عناوین هر دسته آشنا خواهیم کرد: روش دینامیک یا پویا، روش‌های منفعل، روش‌های سیستم محور، روش‌های انسان محور.
انواع مدل‌های مدیریت دانش
در رابطه با فرآیند مدیریت دانش مدل‌های بسیاری ارائه شده است. اکثر این مدل‌ها از نظر محتوایی تقریباً با یکدیگر مشابه هستند اما ادبیات و مراحل متفاوتی دارند. برخی از مدل‌ها به فعالیت‌های مدیریت دانش مثل خلق یا انتقال دانش توجه کرده‌اند و نگاه دسته دیگری از آنها به چرخه مدیریت دانش بوده است. مدیریت دانشی که مورد توافق همه صاحبنظران باشد تا کنون طراحی نشده است. در ادامه به معرفی برخی از متداول‌ترین مدل‌های مدیریت دانش می‌پردازیم.
- مدل مدیریت دانش میلتون: دو نگرش “برقراری ارتباط” و “جمع کردن دانش”، دو نگرش مکمل هستند که این مدل بر اساس این دو شکل گرفته است.
- برقراری ارتباط: ایجاد شبکه هایی در سازمان و با دیگر سازمان ها، طوری که افراد بتوانند دانش خود را با دیگران شریک شوند.
- جمع کردن: یا جذب دانش جدید که فعالیت‌های اصلی سازمان را مد نظر دارد و بازدهی آن در بلند مدت دیده می‌شود.
- مدل مدیریت دانش بنیادی در سازمان:
- مرحله1: شناسایی حوزه دانش حیاتی سازمان شامل:
مشخص کردن کسب و کار اصلی سازمان و نیازمندیهای دانشی آن، مشخص کردن قلمرو دانش، بازنگری توانمندیهای دانش
- مرحله2: مشخص کردن پارامترهای دانش شامل:
مشخص کردن دانش بنیادی و ایجاد سیاست دانش حیاتی سازمان
- مرحله3: ایجاد ساختار دانش شامل:
ردیابی و مشخص کردن محل دانش، ساخت محل حفظ و نگهداری دانش
- مدل راهبردی مدیریت دانش: تاکید این مدل بر عواملی است که بر فلسفه کلی دانش منطبق هستند. چهار عنصر اصلی: نفوذ دانش، مبانی دانش، کاربردهای دانش، ارتقا و بازنگری دانش، اساس این مدل هستند.
- مدل چهار حلقه ای مدیریت دانش: طبق این مدل آنچه باعث بهبود عملکرد می‌شود فرایندهای یادگیری اثربخش است که همراه با خلق، سازماندهی، تبادل دانش و به کار بستن دانش می‌باشد.
- مدل چند عاملی توسعه نظام‌های مدیریت دانش: یک سیستم شامل خلق، ذخیره سازی و بازیابی، انتقال، و بکارگیری دانش است. سه مرحله اول تقریبا در تمامی مدل‌های پیشنهادی برای مدیریت دانش ارائه شده اند. تفاوت این مدل با مدل‌های دیگر در این است که مقوله ی انتقال و تکامل نیز به آن اضافه شده است.
- انتقال به این معنی که که دانش باید در میان افرادی که به آن دانش نیاز دارند، انتشار پیدا کند.
- تکامل به این معنی که دانش همیشه باید به روز باشد تا قابل استفاده باشد.
- مدل چرخه حیات دانش: درک چرخه ی دانش بهترین راه برای تفکر درمورد ساختار دانش است.
خلق دانش: در حالی که خلق دانش یک فرآیند پیچیده و مدیریت ناپذیر است، بسیاری از مدیران حرفه ای در تلاشند تا با به وجود آوردن فضای سازمانی که از خلاقیت کارمندان پیشتیبانی کند، این مرحله که شروع چرخه حیات دانش است را تقویت کنند.
توزیع دانش: دانشی که در مرحله اول و به سختی خلق شده باید به شکلی قابل توزیع و استفاده برای سازمان دربیاید.
- مدل هیسیگ: این مدل شامل 4 فرآیند زیر است:
- تولید: این مرحله به توانایی یادگیری و ارتباط برقرار کردن در سازمان بر می‌گردد. باید برای توسعه این قابلیت‌ها در سازمان تلاش کرد.
- ذخیره: به ذخیره سازی سازمان یافته اطلاعات که امکان جستجوی نیز داشته باشد اشاره دارد.
- انتشار: این مرحله در واقع به فرهنگ همکاری و احساس پیوستگی داشتن در سازمان مربوط است. اینکه نیروها درک کنند به دنبال یک هدف مشترک هستند تا در انتشار دانشی که دارند، بخل یا خساست نورزند.
- بهره برداری: تمام مراحل بالا برای رسیدن به این نقطه است. بهره برداری از دانشی که در طول زمان در سازمان تولید و منتشر شده، به انجام فرآیندها سرعت می‌دهد و احتمال بروز خطا و دوباره کاری‌ها را کاهش می‌دهد.
- مدل بکمن: در این مدل هشت مرحله برای فرایند مدیریت دانش پیشنهاد می‌شود:
- شناسایی: تعیین صلاحیت‌های درونی، منبع استراتژی، قلمرو دانش
- تسخیر: رسمی کردن دانش موجود
- انتخاب: تعیین ارتباط دانش، ارزش و دقت، رفع دانش‌های ناسازگار
- ذخیره: معرفی حافظه یکی شده در مخزن دانش با انواع الگوهای دانش
- پخش: توزیع دانش برای استفاده کنندگان به طور خودکار بر پایه علاقه و کار و تشریک مساعی دانش در میان گروه ها
- به کار بردن: باز یافتن و استفاده دانش در تصمیم گیری ها، حل مسائل، خودکار کردن و پشتیبانی کار و مددکاری شغل و آموزش
- ایجاد کردن: تولید دانش جدید در حین تحقیقات، تجربه کردن کار و فکر خلاق
- تجارت: فروش و معامله، توسعه و عرضه کردن دانش جدید به بازار در قالب محصولات و خدمات
- مدل بکوویتز و ویلیامز: این مدل شامل 7 مرحله زیر می‌باشد.
- یافتن منابع دانش و اطلاعات
- بکارگیری اطلاعاتی که از منابع دانش سازمان دریافت شده
- یادگیری از تجارب گذشته
- تسهیم و تبادل دانش یافت شده با سایر بخش‌ها و نیروهای سازمان
- ارزیابی دانش‌های موجود و تطابق با نیازهای فعلی و آتی سازمان به دانش
- ایجاد و نگهداری یافته‌ها یا دانش‌های مهم و استراتژیک
- حذف یافته هایی که برای سازمان کاربرد ندارند
- مدل نوناکو و تاکوچی: این مدل توسط دانشمندن ژاپنی براساس مفاهیم “دانش پنهان” و “دانش آشکار” و نحوه تبدیل آنها به یکدیگر طراحی شده است.
- اجتماعي نمودن (پنهان به پنهان): انتقال دانش نامشهود يك فرد به یک فرد ديگر که پیش از آن، دانشی در آن زمینه در سازمان وجود نداشته است.
- خارجي كردن(بيروني سازي)(نهان به آشكار): وقتی یکی از نیروها دانش خود را به شکل مطالب منظم (سمينار،كارگاه آموزشي) به طور عمومی و نه تنها به یک فرد دیگر، در سازمان ارائه می‌دهد.
- پيوند و اتصال برقرار كردن (آشكار به آشكار): یعنی دانش آشكار فردي، به سمت دانش آشكار گروهي اضافه می‌شود.
- دروني سازي(آشكار به نهان): یعنی دانش آشكار به دست آمده در سازمان، با آموزش به نیروها نهادینه شود. گذران اين مرحله براي افراد، می‌تواند با کسب دانش ضمني شخصی همراه باشد(كسب دانش پنهان حین کسب دانش آشكار).
هر مرحله از مراحل چهارگانه ی بالا کامل کننده مرحله پیشین خود است. خلق و تولید جدید به طور مداوم و پیاپی از طریق این فرآیندها رخ می‌دهد. این تعامل میان همکاران است که دانش نهان را برون سازی می‌کند. بنابراین افراد باید در طی فرآیند مدیریت دانش، بینش و تجربه سازمانی خود را به اشتراک بگذارند تا منجر به خلق، انتشار و نهادینه شدن دانش‌های جدید در سازمان شود. انجام این چهار مرحله باید به صورت متوازن و یکپارچه در سازمان برنامه ریزی شوند چرا که اهمیت همه آنها به یک اندازه است.
- مدل پایه‌های ساختمان دانش: سنگ بنای ساختمان مدیریت دانش، این مدل است. مدیریت دانش یک سیکل دائمی است. مراحل این مدل، شامل هشت جزء که در دل دو سیکل درونی و بیرونی قرار دارند می‌باشد.
- چرخه یا سیکل درونی: شامل کشف(شناسایی)، کسب، توسعه، تسهیم، کاربرد (بهره برداری) و نگهداری از دانش است.
- چرخه یا سیکل بیرونی: شامل اهداف دانش و ارزیابی آن است که سیکل مدیریت دانش را مشخص می‌کند.
- مدل مارك“م.مك الروي“:
این مدل در كنسرسيوم بين المللي مديريت دانش، بر پایه نظریه نوناکا و تاکوچی و نگاه به این نکته که “دانش تنها پس از اينكه توليد شد، وجود دارد و بعد از آن ميتوان آن را مهار، كدگذاري يا تسهيم نمود”، طراحی شده است. “مک الروی” به دو فرآیند زیر تقسیم کرده است:
- توليد دانش: که مترادف با یادگیری سازمانی است و از طریق كسب اطلاعات و دانش و همچنین ارزيابي آن انجام ميگيرد.
- پيوسته كردن دانش: انجام فعالیت هایی که پخش دانش را تسهیل می‌کند.
مك الروي به “عرضه” و “تقاضا” نيز توجه دارد:
- سمت عرضه: منظور عرضه دانش به نیروهای شرکت است.
- سمت تقاضا: یکی از ماموريت‌های فرآیند مديريت دانش اين است كه درخواست دانش جدید در سازمان را بالا ببرد.
آشنایی با چرخه مدیریت دانش
به بیان ساده شناخت دانش فردی، شناخت دانش سازمانی و از همه مهمتر تعامل میان آنها چرخه مدیریت دانش را می‌سازد. این چرخه شامل مراحل زیر است:
- هدف‌گذاری دانش: سازمان روی چه نوع دارایی‌های دانشی، به چه میزان و در چه سطحی باید متمرکز شود؟ پاسخ به این سوال نیاز به تدوین برنامه استراتژیک برای دانش دارد.
- شناسایی دانش: دانش موردنیاز را در کجا می‌توان یافت، چه کسی آن را در اختیار دارند و چگونه می‌توان بدان دست یافت؟ پاسخ به این سوال نیاز به تعیین دانش موجود، دانش مطلوب و مشخص کردن میزان شکاف میان آن هاست.
- کسب دانش: هیچ سازمانی نمی‌تواند تمامی دانش مورد نیازش را تولید کند. لذا همه سازمان‌ها به کسب دانش نیاز دارند. استخدام مشاوران، استخدام متخصصان، سازمان‌های نوآور، خرید اسناد از منابع خارجی، خرید اختراعات و استفاده از موتورهای جستجوگر و غیره در این مرحله می‌توانند به فرآیند مدیریت دانش سازمان کمک کنند.
- خلق دانش: اگر دانش از طریق منابع داخلی و خارجی قابل دستیابی نباشد، سازمان باید با درنظر‌گرفتن توانمندیهای اساسی و استراتژیک خود اقدامات مربوط به تولید دانش را فراهم آورد.
- سازماندهی دانش: در واقع به معنی طبقه‌بندی دانش است. با ترکیب، تولید، طبقه‌بندی و زمینه‌ای که دانش گردآوری شده میان عناصر ارتباط برقرار می‌کنند تا افرادی که به آنها نیاز دارند به راحتی بتوانند از آن استفاده کنند.
- ارزیابی دانش: دانش جدید به منظور اطمینان از صحت و اعتبار آن، باید ارزیابی شود.
- حفظ و نگهداری و به‌روزرسانی دانش: چگونگی ذخیره سازی دانش، به نحوه سازماندهی و طبقه بندی دانش بستگی دارد.
- اشتراک دانش: یا اجتماعی‌شدن دانش، که معنای به اشتراک گذاشتن دانش ضمنی است. اشتراک دانش از مهم‌ترین فعالیت‌های اصلی مدیریت دانش است. اشتراک دانش به معنی انتقال آن به مکان مناسب در زمان مناسب و با کیفیت مناسب است.
- کاربست دانش: به این معنی که باید از دانش در تصمیم گیری‌ها و حل مساله‌های سازمان استفاده کنیم. چون تنها در این صورت است که می‌تواند برای سازمان ارزش بیافریند. در عرضه و در دسترس گذاشتن دانش، شرط لازم استفاده از آن است ولی این کافی نیست و باید استفاده از آنها را حین انجام وظایفی که برای سازمان ارزش آفرین هستند، مد نظر قرار داد.
- ارزشیابی اثربخشی فرایند مدیریت دانش: در این مرحله میزان موفقیت سازمان در تدوین و اجرای برنامه مدیریت دانش سنجیده می‌شود. به این ترتیب که همه اقداماتی که مدیریت و کارمندان در راستای تحقق اهداف دانشی سازمان در تمامی مراحل اعم از شناسایی، کسب، خلق، سازماندهی، اعتباریابی، اشتراک، حفظ و نگهداری و بکارگیری دانش، انجام داده بودند، مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
در حال حاضر بسیاری از سازمان‌ها در اقصی نقاط جهان برای مدیریت دانش برنامه دارند، اما تجربه نشان می‌دهد که تعداد بسیار کمی آن را تا آخرین سطوح که می‌تواند حداکثر منافع را برایشان به همراه داشته باشد، به‌کار می‌برند.
تعاریف گوناگونی که از مدیریت دانش وجود دارد:
آگاهی از تعاریف مختلفی که نظریه پردازان مدیریتی در سراسر دنیا از مدیریت دانش داشته اند، به بهبود درک ما از این مفهوم و آشنایی با ابعاد مختلف آن کمک می‌کند. از این رو در ادامه لیستی از 18 تعریف برای مدیریت دانش که از مقاله‌ها و مطالب مختلف گردآوری شده را آورده ایم تا با مطالعه آن آشنایی عمیق تری نسبت به این مفهوم پیدا کنید.
- مدیریت دانش ارتقاء یک رویکرد جامع برای شناسایی، تسخیر، بازیافتن، تسهیم و ارزشیابی یک سرمایه اطلاعاتی سازمان است. این سرمایه اطلاعاتی ممکن است، داده‌ها، اسناد، خط مشی و رویه‌ها باشد. (Gartner Group,1999)
- مدیریت دانش فرایندی است که طی آن سازمان به تولید ثروت از دانش یا سرمایه فکری خودمی‌پردازد.(Nonaka&Takuchi,1995).
- مدیریت دانش یعنی استفاده خلاق، مؤثر و کارآمد از کلیه دانش‌ها و اطلاعات در دسترس سازمان به نفع مشتری و در نتیجه به سود سازمان (McDonald, 2002).
- مدیریت دانش استفاده از تجربه و دانش فردی و جمعی از طریق فرایند تولید دانش، تسهیم دانش و به‌کارگیری آن به کمک فناوری به منظور دستیابی به اهداف سازمان (بقایی نیا، ۱۳۸۶).
- مدیریت دانش به‌کارگیری سرمایه فکری برای تفوق سازمان در رقابت با سازمان‌های همتا، همچنین پاسخ‌های نوآورانه‌ای برای چالش‌های جدید و اهرمی برای عمل و یک میانجی است (علاقه بند، ۱۳۸۲).
- مدیریت دانش به عنوان جمع‌آوری، توزیع و استفاده کارا از منابع دانش تعریف شده‌است (داون پورت، ۱۹۹۸).
- مدیریت دانش به عنوان مجموعه‌ای از رویه‌ها، زیرساخت‌ها و ابزارها ی فنی و مدیریتی است که در جهت خلق، تسهیم و به‌کارگیری اطلاعات و دانش در درون و بیرون سازمان‌ها طراحی شده‌اند (بون فور، ۲۰۰۳)
- مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا، مدیریت دانش را فرایند گسترده کسب، سازماندهی، انتقال و استفاده از اطلاعات در سازمان می‌داند.
- کارلس آرمسترانگ: مدیریت دانش فعالیتی سازمانی است که هدف از آن به وجود آوردن محیطی اجتماعی و فنی است که بتوان در آن محیط دانش تولید کرده و آن را با دیگران تقسیم نمود.
- لاری پروساک: مدیریت دانش تلاشی برای آشکار نمودن دارایی پنهان در ذهن اعضا و تبدیل این دارایی پنهان به یک دارایی سازمانی تا همه کارکنان سازمان به این دارایی دسترسی داشته باشند.
- هربرت سنت آنگو: مدیریت دانش یعنی ایجاد نوعی ارزش از دارایی‌های پنهان سازمان؛ ما زمانی به این هدف دست می‌یابیم که برای افراد ارزش قائل شویم و توانائی‌های آنها را برای تولید و جمع‌آوری و مبادله دانش افزایش دهیم.
- توماس دوپورت: مدیریت دانش عملیات کشف، سازماندهی، خلاصه کردن و ارائه اطلاعات است به شکلی که معلومات کارکنان را بهبود بخشد. به‌طور کلی می‌توان اینگونه بیان کرد که مدیریت دانش ارائه دانش درست به افراد درست در زمان درست می‌باشد.
- اشتراک دانش، جز مدیریت دانش نیست، بلک موضوع مدیریت دانش است. نقش مدیریت دانش، بهبود اشتراک دانش است، نه انجام آن.
- مدیریت دانش، مدیریت طیف وسیعی از فعالیت‌های است که برای مبادله، خلق یا ارتقای سرمایه‌های فکری در سطح کلان به کار می‌رود.
- مدیریت دانش فرایندی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات و مهارت‌های مهم را که به عنوان حافظه سازمانی محسوب می‌شود و به‌طور معمول به صورت سازماندهی نشده وجود دارند، شناسایی، انتخاب، سازماندهی و منتشر نمایند. این امر مدیریت سازمان‌ها را برای حل مسائل یادگیری، برنامه‌ریزی راهبردی و تصمیم گیری‌های پویا به صورت کارا و مؤثر قادر می‌سازد.
- مدیریت دانایی یا مدیریت اندوخته‌های علمی (به انگلیسی: Knowledge management – KM) به معنای در دسترس قرار دادن نظام‌مند اطلاعات و اندوخته‌های علمی است، به گونه‌ای که به هنگام نیاز، در اختیار افرادی که نیازمند آنها هستند، قرار گیرند تا آنها بتوانند کار روزمره خود را با بازدهی بیشتر و مؤثرتر انجام دهند.
- «مدیریت دانش اصطلاح غیردقیقی است، انسان توانایی مدیریت دانش را ندارد، بلکه باید شرایطی را به‌وجود آورد تا دانش را تولید و حفظ کند تا از آن برای آموزش استفاده کند». پیتر دراکر
- «شرکت‌های موفق شرکت‌هایی هستند که دائما دانش جدید خلق می‌کنند، آن را به شکل گسترده در سراسر سازمان منتشر می‌کنند و به‌سرعت در فناوری‌ها و محصولات جدید به‌کار می‌برند.» ایکوجیرو نوناکا (Ikujiro Nonaka)
