چرا باید به کارمندان خود اعتماد کنیم

کارمندان بدون احساس اعتماد به مدیریت، در حد توان خود کار نمی‌کنند. فقدان روابط قابل اعتماد روحیه کارمندان را جریحه دار می‌کند و این خود باعث کاهش بهره‌وری می‌شود. یک فرایند استخدام صحیح اطمینان می‌دهد که سازمان شما افراد مناسبی را به کار گرفته است که قادر به تأثیر مثبت بر روی خط اصلی شما هستند. این مدیران هستند که باید یک گام به عقب بردارند و به تیم‌های خود استقلال دهند، زیرا آنها باید به افرادی که استخدام کرده‌اند اعتماد کنند و از وسوسه بیش از حد اختیارات خود جلوگیری کنند. این امر خصوصاً در مورد مدیران تیم‌های میدانی صادق است. کارمندان از راه دور ذاتاً مستقل هستند و در محیط هایی رشد می‌کنند که مجبورند از مهارت و قضاوت خود برای حل مشکلات استفاده کنند. مدیران می‌توانند مطمئن باشند اگر کارکنان آنها به ابزارهای مناسبی مجهز باشند و از عهده پاسخگویی به خود برآیند، به طور موثری از امور مربوط به این حیطه مراقبت می‌کنند.

مدیریت خرد هم برای مدیران و هم برای کارمندان مضر است. اگر مدیران هر حرکت تیم خود را کنترل کنند، به سرعت فرسودگی شغلی را تجربه می‌کنند. ناگفته نماند، مدیریت خرد یک استفاده وحشتناک ناکارآمد از وقت مدیر است. کارمندان باور خواهند کرد که برای هر فعالیتی که انجام می‌دهند به تأیید مدیر احتیاج دارند و باعث می‌شود که آنها به تنهایی به فکر راه حل‌های خلاقانه برای مشکلات نباشند. وقتی کارمندان احساس نکنند مدیرانشان به آنها اعتماد دارند، روحیه کمتری را تجربه می‌کنند و عملکرد ضعیف‌تری دارند. کارمندان معتمد همچنین می‌توانند روابط با مشتریان را متشنج کنند. اگر نمایندگان حوزه مجبور باشند دائماً برای گرفتن تصمیمات جزئی مجوز بگیرند، مشتریان از سرعت کند سرویس دهی خود ناامید می‌شوند و صلاحیت کل سازمان را زیر سال می‌برند.

مدیران می‌توانند به راحتی به کارکنانی که در قبال کارشان پاسخگو هستند اعتماد کنند. وقتی کارمندان مسئولیت پاسخگویی دارند، احساس فوریت می‌کنند تا سریع و فعالانه به تغییرات در زمینه پاسخ دهند. برای اینکه مسئولیت‌پذیری در یک تیم از راه دور وجود داشته باشد، کارمندان باید احساس کنند که نسبت به فعالیت‌های خود مالکیت دارند و باید بتوانند پیشرفت خود را کنترل کنند. برای تقویت مسئولیت‌پذیری در کارمندان، مدیران باید آنها را در تصمیم‌گیری مشارکت دهند، خصوصاً اگر این تصمیمات مستقیماً بر کار آنها تأثیر بگذارد. مایک گلدمن در مقاله خود “چگونه کارمندان اعتماد باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه می‌شوند” این نوع مشارکت کارکنان را “مدیریت مشارکتی” توصیف می‌کند. وی ادامه داد که رهبران استثنایی به تیم‌ها اجازه می‌دهند اهداف خود را تعیین کنند، این به آنها اجازه می‌دهد مسئولیت موفقیت‌های خود را به عهده بگیرند. با این حال  مهم است که تیم نقش خود را در زمینه بزرگتر کل سازمان درک کند. حتی اگر اعضای تیم ممکن است اهداف خود را تعیین کنند، مدیران باید همچنان خود را در دسترس قرار دهند تا در این راه راهنمایی کنند.

جدا از تعیین اهداف مورد نظر، کارمندان همچنین اگر از معیارهایی برای سنجش میزان پیشرفت خود استفاده می کنند، می توانند پاسخگوتر شوند. معیارهای متغیر را می توان به عنوان “اهداف کوچک” در نظر گرفت که در مجموع به کارمندان کمک می‌کند تا به اهداف بزرگتر خود برسند. آنها می‌توانند مواردی از جمله “تعداد مراجعه‌کنندگان جدید در ماه” ، “میزان نگهداری مشتری” ، “مدت زمان مراجعه مشتری” و غیره را داشته باشند. بدون اینکه لازم باشد توسط مدیریت به آنها بگویید در حال انجام هستند. با این وجود ، معیارها برای مدیران مفید هستند زیرا می‌توانند مربیان اضافی را برای کارکنانی که ممکن است عقب بمانند ارائه دهند. به تفاوت بین “مربیگری” و “انجام دادن” توجه کنید: “انجام راهنمایی و بازخورد در صورت لزوم برای کارمندان کاملاً قابل قبول است و تشویق می‌شود.” با این حال، ایجاد تغییرات و انجام فعالیت‌ها برای کارمندان به جای اینکه به آنها اجازه دهید خودشان این کار را انجام دهند، به نظر می‌رسد که نمی‌توانند به آنچه در آن استخدام شده‌اند اعتماد کنند!

مدیران باید استفاده از یک ابزار نرم‌افزاری موبایل را که به آنها کمک می‌کند فعالیت‌های میدانی تیم خود را بدست آورند و به راحتی ارتباط برقرار کنند، در نظر بگیرند. اگر مدیران بتوانند مدت زمانی را که کارمندانشان با مشتری یا در جاده می‌گذرانند نظارت کنند، دیگر نگران کمبود کارمندان نیستند. علاوه بر این، با ردیابی GPS مدیران نگران این نیستند که آیا یک کارمند گم شده است یا در یک مکان اشتباه است. ویژگی پیام‌رسانی فوری موجود با برخی از راه حل‌های نرم‌افزاری ارتباط کارمند و مدیر را بدون دردسر انجام می‌دهد و منبع بسیار خوبی برای کاهش مشکلات در این زمینه است. همچنین، برخی از نرم‌افزارها به کارمندان این قدرت را می‌دهند تا اطلاعات مربوط به مراجعه به مشتری را که می‌توانند در زمان واقعی با مدیریت به اشتراک گذاشته شوند، جمع آوری کنند. این اجازه می‌دهد تا مدیران در مورد وضعیت روابط مشتری به روز باشند. داشتن این قابلیت‌ها مدیران را قادر می‌سازد تا کارمندان در عین حفظ کنترل، به طور مستقل کار کنند.

رها کردن کارمندان به حال خود می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، به خصوص اگر کارمندان قبلی قادر به ادامه کار نبودند. صرف نظر از این، مدیران باید اجازه دهند کارمندان از مهارت‌های خود استفاده کنند. اگر کارمندان احساس اعتماد نداشته باشند، برای انجام کار فراتر و فراتر نمی‌روند. با کمک یک راه حل نرم‌افزاری، مدیران می‌توانند فعالیت‌های تیم خود را بدون سلب اعتماد به نفس آنها نظارت کنند.