آیا تا به حال این موضوع فکر کرده‌اید که استخدام یک کارمند جدید برای سازمانتان چقدر هزینه برمی‌دارد؟
موضوع “هزینه به ازای هر استخدام”، یکی از پرکاربردترین معیارهای HR و KPIهای فرآیند استخدام است. درک هزینه استخدام شما را قانع و هم چنین قادر می‌سازد تا بتوانید تصمیمات استراتژیکی برای سرمایه‌گذاری روی امور مربوط به استخدام‌های خود بگیرید. به بیان دیگر، به تصمیم‌گیری در مورد هزینه‌های مربوط به فرآیند استخدام کمک می‌کند و همچنین تخمینی از هزینه استخدام نقش‌هایی که به سختی نیروی مناسب برایشان پیدا می‌شود، در اختیارتان قرار می‌دهد.
هزینه‌های زیادی در رابطه با استخدام یک کارمند جدید برای پر کردن یک فرصت شغلی خالی در سازمان، وجود دارد. برخی از آنها واضح و برخی از آنها چندان مشخص و قابل ردیابی دقیق نیستند. به عنوان مثال، چگونه ملزومات مورد نیاز بازاریابی برای تبلیغ یک فرصت شغلی خالی را کمی‌سازی می‌کنید؟ یا چگونه هزینه فرآیند مصاحبه را محاسبه می‌کنید؟ این مساله موجب می‌شود که هزینه هر استخدام به عنوان یکی از مهم‌ترین و در عین حال پیچیده‌ترین معیارها در استخدام و جذب استعداد شناخته شود. بیایید نگاهی به تعریف هزینه هر استخدام، فرمول و نحوه محاسبه آن بیندازیم.
هزینه هر استخدام چقدر است؟
هزینه به ازای هر استخدام معیاری برای سنجش فرآیند استخدام است. همانطور که از عنوانش نیز پیداست، هزینه‌های مرتبط با فرآیند استخدام نیروهای جدید را اندازه‌گیری می‌کند. این هزینه‌ها شامل مخارجی مانند هزینه‌های تبلیغات منبع و استخدام، جامعه‌پذیری، هزینه‌هایی که گاهاً به عنوان پاداش برای معرف در نظر گرفته می‌شود و غیره هستند. به عنوان مثال، اگر شما ۵۰ نفر را در عرض یک سال استخدام کرده باشید و سالانه حدود ۱۰۰۰۰۰ دلار برای فرآیند استخدام هزینه کرده باشید، این بدان معناست که هزینه‌های شما برای هر استخدام 2000 دلار بوده است. این یک روش عالی برای سنجش فرآیند استخدام شماست؛ که البته باید نسبت به صنعت و نقش‌هایتان بررسی کنید که آیا این روش بهینه‌ای است یا خیر.
همچنین، هنگام مقایسه‌های سه ماهه و سالانه‌ای که به منظور کشف روندهای مهم بین بخشی صورت می‌گیرد، مفید است. عوامل متعددی بر هزینه هر استخدام در سازمان تأثیر می‌گذارد.
فرمول محاسبه هزینه به ازای هر استخدام
فرمول استاندارد برای محاسبه هزینه هر استخدام به شرح زیر است:
هزینه‌های داخلی و خارجی دقیقا شامل چه مواردی می‌شوند؟ بیایید به چند نمونه نگاهی بیندازیم. به خاطر داشته باشید که این یک لیست غیرجامع است.
هزینه‌های داخلی
هزینه‌های انطباق:
منظور هزینه‌های مرتبط با نظارت و پردازش اسناد هستند که باید از لحاظ اصل بودن و مطابقت داشتن مورد بررسی قرار بگیرند. (مانند اسناد قانونی، اسناد رویه و غیره)
هزینه‌های اداری:
هزینه‌های مرتبط با پشتیبانی از واحد کارگزینی، از جمله مواردی مانند تجهیزات اداری، اجاره، غذا، هزینه‌های هتل و غیره. اگر تخصیص دقیق هزینه اداری استخدام غیرممکن باشد، براساس تعداد کارمندان می‌توان از درصدی از کل هزینه‌های مدیریت استفاده کرد.
هزینه‌های آموزش و توسعه:
هزینه‌های آموزش و ارتقای مهارت کارکنان برای افزایش مهارت‌های آنها. این بخش می‌تواند شامل دوره‌های آنلاین، مانند برنامه گواهی استعدادیابی یا آموزش آفلاین باشد.
هزینه‌های استخدام/منبع‌یابی کارکنان:
هزینه‌های مربوط به کارکنان واحد تامین منابع/استخدام، از جمله حقوق، پاداش عملکرد، و مزایا است.
هزینه‌های استخدام مدیر:
به طور معمول، مدیر استخدام مسئولیت بخش‌های دیگری را در شرکت به عهده دارد. بنابراین، هر زمانی که دور از میز کارش برای انجام مصاحبه سپری می‌کند، در واقع برای سازمان هزینه‌ای در بر دارد.
هزینه‌های خارجی
هزینه‌های بررسی پیشینه
این هزینه‌ها مرتبط با حصول اطمینان از مناسب بودن نامزد برای استخدام است. این بخش بررسی‌های کیفری و آموزشی، مراجع، بررسی اعتبار، واجد شرایط بودن برای کار، وضعیت مهاجرت و غیره را شامل می‌شود.
هزینه‌های قبل از غربالگری
هزینه‌های مربوط به حصول اطمینان از این که داوطلب از معیارهای اولیه استخدام (به عنوان مثال، ارزیابی ها، آزمون‌ها، مصاحبه‌های خودکار) برخوردار است.
هزینه‌های منبع‌یابی
هزینه‌های تامین منابع، خرید پایگاه‌های اطلاعاتی، عضویت در انجمن‌های حرفه‌ای.
هزینه‌های فناوری
هزینه‌های مرتبط با فناوری استخدام (از جمله سیستم ردیابی متقاضی، زیرساخت پردازش برنامه‌ها، نگهداری سیستم و غیره)
مخارج سفر
هزینه‌ها برای هر دو کاندید و استخدام کننده که در آن سفر لازم است. این شامل پروازها، هزینه‌های هتل و غیره می‌شود.
هزینه‌های بازاریابی
هرگونه هزینه مرتبط با تلاش‌های بازاریابی استخدام شامل شبکه‌های اجتماعی، سئو، به‌روزرسانی‌های وب‌سایت، و اطلاع رسانی در هر فضایی که مربوط به اخبار استخدامی است.
هزینه‌های ارجاع کارمندان
اگر یک برنامه تشویقی برای معرفی نیروی مناسب داشته باشید، این هزینه را خواهید داشت.
پاداش امضا
برخی سازمان‌ها مبلغی را به عنوان پاداش به یک کارمند برای پیوستن به شرکت‌شان پرداخت می‌کنند.
هزینه‌های شخص ثالث
برای مثال، هزینه‌ای که به یک انجمن حرفه‌ای یا آژانسی خارج از سازمان می‌پردازید تا کاندیداهای مناسب فرصت شغلی شما را به سازمانتان معرفی کند.
هزینه‌های نمایشگاه کار
هزینه‌های مربوط به برگزاری نمایشگاه کار شامل اجاره تجهیزات، حمل و نقل، طراحی، هزینه غرفه، نیروی کار و هزینه‌های اجاره است.
سایر هزینه‌هایی که می‌توانید در نظر بگیرید شامل هزینه‌های جابجایی، آزمایش اعتیاد یا هزینه‌های استخدام کارآموزان است.
برای هزینه‌های داخلی و خارجی، شما باید هر بخش از فرآیند استخدام در شرکت خود را تجزیه و تحلیل کنید تا بتوانید تمام هزینه‌ها را شناسایی کنید. برخی از هزینه‌هایی که در مورد آنها صحبت کردیم ممکن است در سازمان شما وجود داشته باشند و برخی دیگر نیز ممکن است در سازمانی وجود داشته باشند اما در لیست‌های بالا ذکر نشده باشند.
تعداد کل استخدام‌ها
مشخص کردن تعداد کل استخدام‌ها باید براساس نتیجه‌ای که هنگام محاسبه هزینه به ازای هر استخدام می‌خواهید به دست آورید، باشد. تعداد استخدام‌های شما می‌تواند شامل استخدام‌های داخلی و خارجی باشد. همچنین می‌تواند شامل کارکنان موقت، فریلنسرها، قراردادهای مدت‌دار باشد. از سوی دیگر، می‌توانید کارمندانی را که در نتیجه ادغام یا اکتساب منتقل شده‌اند یا کارمندانی که در لیست حقوق و دستمزد شخص ثالث هستند، حذف کنید.
پس، تعداد استخدام‌ها به دوره‌ای که هزینه هر استخدام خود را برای آن محاسبه می‌کنید، بستگی دارد. برای مثال ممکن است تعداد کل استخدام‌های جدید در یک دوره زمانی سه ماهه مشخص یا در یک سال تقویمی مورد بررسی قرار دهید.
چگونه هزینه هر استخدام را محاسبه می‌کنید؟
برای محاسبه هزینه به ازای هر استخدام، باید تمام داده‌های هزینه‌های داخلی و خارجی خود را جمع‌آوری کنید. همچنین باید دوره زمانی را که محاسبه می‌کنید (ماهانه، سالانه، دو سالانه، سه ماهه) مشخص کنید. یکی از کارهایی که اطلاعات دقیق‌تری به شما می‌دهد این است که میانگین هزینه هر استخدام در هر بخش یا حتی برای هر نقش را محاسبه کنید. برای محاسبه هزینه هر استخدام می‌توانید چهار مرحله را طی کنید که این مراحل را در ادامه با مثال معرفی خواهیم کرد.
مرحله شماره 1 – جمع‌آوری داده‌های هزینه
اولین چیزی که باید به دنبال آن باشید گزارش هزینه‌های سازمان برای یک دوره زمانی مشخص است. سعی کنید با دریافت لیستی از این قبیل مخارج از تیم مالی، تا حد امکان هزینه‌های استخدام را از سایر موارد جدا کنید.
مرحله 2 – شناسایی هزینه‌های داخلی
تمام هزینه‌های استخدام داخلی را در یک صفحه اکسل در یک ستون ثبت کنید. برای مثال، هزینه‌های داخلی یک شرکت بیمه می‌تواند شامل این هزینه‌ها باشد: هزینه منابع، هزینه‌های تیم استخدام، هزینه‌های انطباق، تجهیزات اداری.
مرحله 3 – شناسایی هزینه‌های خارجی
هزینه‌های استخدام خارجی: بررسی پیشینه، هزینه‌های قبل از غربالگری، هزینه‌های منبع یابی، هزینه‌های فناوری، هزینه‌های نمایندگی، هزینه‌های بازاریابی.
مرحله 4 – تکمیل محاسبات
فرمول محاسبه هزینه‌های استخدام:
هزینه متوسط برای هر استخدام = تعداد استخدام‌ها /(هزینه‌های استخدام خارجی + هزینه‌های استخدام داخلی)
برای قضاوت در مورد این که آیا هزینه‌ای که متقبل شده‌اید رقم مناسبی بوده یا خیر باید آن را با متوسط هزینه استخدام در صنعت خود مقایسه کنید. هم چنین به کیفیت نیرویی که استخدام کردید نیز بستگی دارد. به عنوان مثال، اگر عالی‌ترین متخصصان صنعت خود را شناسایی و استخدام کرده باشید، در این صورت فعالیت شما بالاتر از میانگین صنعت بوده و قابل قبول است. اما اگر برای فرصت های شغلی که به تخصص چندانی نیاز ندارند، فرآیند استخدام را انجام داده باشید، شاید لازم باشد که در روند گزینش خود و در مورد چگونگی کاهش هزینه به ازای هر استخدام برای سازمانتان فکری بکنید.
چرا هزینه هر استخدام معیار مهمی برای پیگیری است؟
اندازه‌گیری هزینه به ازای هر استخدام به شما کمک می کند تا فرآیند استخدام خود را بهینه کنید.
تعیین بودجه استخدام و منابع انسانی
ردیابی داده‌های هزینه به ازای هر استخدام به شما کمک می‌کند بفهمید چه میزان منابع مالی برای استخدام در دوره بعدی نیاز دارید. به پیش‌بینی هزینه‌های سالانه کمک می‌کند و همچنین نشانه‌های واضحی در مورد سهمی که چگونگی فرآیند استخدام در خروجی سیستم کسب وکار دارد را ارائه می‌کند. به عنوان مثال، اریکسون از طریق تعدادی از رسانه‌های اجتماعی و طرح‌های حمایت از کارمندان، توانست هزینه هر استخدام خود را تا ۷۰ درصد کاهش دهد. این نه تنها منجر به کاهش هزینه‌ها شد، بلکه با انجام تلاش‌های مرتبط، باعث شد که نرخ نگهداری کارکنان نیز افزایش یابد. این کار تأثیر مثبت قابل توجهی بر بودجه منابع انسانی و استخدام دارد، زیرا به معنای کاهش تلاش در هزینه‌های استخدام و همچنین فرآیند جامعه پذیری کارکنان است.
مدیریت هزینه‌ها
همیشه نیاز نیست که برای کاهش هزینه به ازای هر استخدام تلاش کنید. مطمئناً برخی از نقش‌هایی که به سختی پر می‌شوند، هزینه بیشتری نسبت به نقش‌های دیگر خواهند داشت. با این حال، شما می‌ٔخواهید مطمئن شوید که به ازای ارزش پولی که خرج کرده‌اید، نتیجه مثبت دریافت کنید. به عنوان مثال، نوکیا این فرصت را داشت تا از Indeed به عنوان موتور جستجوی ترجیحی خود برای مشاغل استفاده کند. برنامه‌های ایجاد شده از طریق Indeed آن را مستقیماً به سیستم ردیابی متقاضیان نوکیا ارسال می‌کرد. در نتیجه این تصمیم استراتژیک، هزینه هر استخدام نوکیا در مقایسه با میانگین شرکت (از طریق سایر پلتفرم ها) 74 درصد کاهش یافت.
اندازه‌گیری عملکرد استخدام‌کنندگان
این معیار به شما نشان می‌دهد که استخدام‌کنندگان شما چگونه منابع خود را مدیریت می‌کنند. به عنوان مثال، مدیران شرکت Nature’s Pride خود را در موقعیتی یافتند که تجارت آنها به طور تصاعدی در حال رشد بود. به موازات این رشد، نیازهای استخدامی سازمانشان نیز افزایش یافت. شرکت متوجه شد که به دلیل استفاده از آژانس‌های کارگزینی خارج از سازمان، آنها قدرت تیم استخدام در داخل سازمان را افزایش نمی‌دهند. در میان بسیاری از تصمیمات استراتژیکی که می‌توانستند در این موقعیت بگیرند، کنترل کامل بر فرآیند استخدام را انتخاب کردند. از آنجا که این تصمیم امکان اندازه‌گیری عملکرد و نتایج را به آنها می‌داد، به مرور منجر به کاهش تقریبی 1100 دلار به ازای هر استخدام شد.
جمع‌بندی
محاسبه هزینه هر استخدام به شما کمک می‌کند تا بودجه استخدام و فرآیند استخدام خود را به طور کلی بهینه کنید. مطمئن شوید که هزینه‌های داخلی و خارجی سازمانتان را ردیابی و ثبت می‌کنید تا یک نمای کلی و دقیق از هزینه‌های هر استخدام داشته باشید. نمی‌توان یک نسخه کلی برای محاسبه مخارج استخدامی پیچید، چرا که در نظر گرفتن بسیاری از متغیرها، از جمله چگونگی فرصت شغلی که برای آن به دنبال نیرو هستید، میزان تقاضا برای استعدادیابی کارجویان و اندازه یک سازمان، ضروری است.
منبع: aihr.com
