جامعه پذیری نیروی جدید، فرآیندی است که طی آن کارمند تازه استخدام شده با فرهنگ شرکت ادغام می‌شود. برای این که نیرو به یک عضو سازنده و بهره‌ور برای تیم تبدیل شود، به ابزارها و اطلاعاتی نیاز است.
کارشناسان نیروی انسانی و منابع انسانی می‌گویند که به عملیات جامعه پذیری استخدام‌شدگان جدید در یک سازمان باید به عنوان یک فرآیند استراتژیک که حداقل یک سال طول می‌کشد، نگاه کرد. زیرا چگونگی تجربه کارمندان تازه استخدام‌شده در روزها و ماه‌های اول کار، در مورد اطمینان از ماندگاری بالا در سازمان، حیاتی است.
شروع به کار کارمندان تازه استخدام شده همراه با شروع فرآیند جامعه پذیری
یافتن بهترین نامزدها برای موقعیت‌های شغلی در سازمان تنها بخشی از ساختن یک تیم اثرگذار است. فرآیند جامعه‌پذیری کارکنان جدید می‌تواند یکی از مهم‌ترین عواملی باشد که شما را مطمئن می‌کند استعدادی موثر را جذب کرده‌اید. با این حال، در برخی از سازمان‌ها، فرآیند جامعه‌پذیری کارکنان با سیستم اغلب با آشناسازی اشتباه گرفته می‌شود. در حالی که آشناسازی ممکن است ضروری باشد – تشریفات اداری و سایر وظایف معمول باید تکمیل شوند – پذیرش فرآیندی جامع است که مدیریت و سایر کارمندان را درگیر می‌کند و می‌تواند تا 12 ماه نیز به طول بینجامد.
قبل از اجرای یک برنامه جامعه پذیری رسمی در سازمان، کارفرمایان باید به چند سوال کلیدی برای دستیابی به پذیرش تیم و مدیریت رده بالا پاسخ دهند، که شامل موارد زیر می‌شوند:
- جامعه‌پذیری از کلی شروع خواهد شد؟
- چقدر طول می‌کشد؟
- در پایان روز اول می‌خواهید که استخدام شدگان جدید با چه تصور و احساسی نسبت به شما دفتر را ترک کنند؟
- کارکنان جدید چه چیزهایی را در مورد فرهنگ و محیط کارتان باید بدانند؟
- منابع انسانی چه نقشی در این فرآیند خواهد داشت؟ مدیران مستقیم چطور؟ همکاران؟
- برای کارمندان جدید چه نوع اهدافی می‌خواهید تعیین کنید؟
- چگونه در مورد برنامه بازخورد جمع‌آوری می‌کنید و موفقیت آنها را می‌سنجید؟
هنگامی که به این سؤالات پاسخ داده شد، متخصصان منابع انسانی و مدیریت ارشد می‌توانند یک برنامه عملی برای کمک به کارکنان جدید طراحی کنند تا در عین آشنایی کامل با فرهنگ سازمان، به سرعت با سیاست‌ها و گردش کار شرکت هماهنگ شوند.
دستورالعمل جامعه پذیری کارکنان
این جعبه ابزار، یک پرونده تجاری را برای جامعه پذیری کارکنان، اجزای برنامه، رویکردهای تحول گرایانه، معیارها و موارد دیگر فراهم می‌کند.
خلق یک برنامه جامعه پذیری یا Onboarding و مراحل جامعه پذیری سازمانی
بن پترسون، مدیرعامل BambooHR، که یک شرکت فناوری منابع انسانی است، می‌گوید: «اگر قبل از شروع کار کارمند به فکر جامعه پذیری آنها نباشیم، یعنی خیلی عقب هستیم. “به جای داشتن پشته‌ای از کاغذهای در انتظار امضا، برای امضای الکترونیکی آنها را از قبل برای کارمند ارسال کنید. انتخاب مزایا را به عهده خودش بگذارید. یک فناوری پیدا کنید که به شما در خودکارسازی فرآیند و کم کردن کاغذ بازی کمک کند.”
امبر حیات، مدیر بازاریابی محصول در SilkRoad، که یک شرکت راه‌حل‌های مدیریت استعداد است، گفت: به محض اینکه کارمندان جدید پیشنهاد شغلی جدید دریافت می‌کنند، می‌توانند به پورتال جامعه‌پذیری آنلاین شرکت نیز دسترسی داشته باشند.”
امبر حیات در ادامه گفته است که :”کارمندان در این پورتال محتواهایی را پیدا می‌کنند که برای تعامل با آنها طراحی شده‌اند، مثلا یک یادداشت دوستانه از مدیرشان، اطلاعات روز اول، پیام‌های خوش‌آمدگویی و عکس‌های هم‌تیمی های جدید، واژه‌نامه ای از کلمات اختصاری که در شرکت استفاده می‌شود، یک کپی مجازی از کتابچه راهنمای کارمند و همچنین جزئیات دیگر در مورد دپارتمانی که نیروی جدید استخدام کرده و مسئولیت‌های شغلی”
Hyatt گفت که پورتال استخدام‌های جدید داشبوردهایی دارند که می‌توانند وظایفی را که باید به صورت الکترونیکی تکمیل و مدیریت شوند را سازماندهی و ردیابی کنند، همچنین برای مزایا و فرم‌های حقوق و دستمزد هم می‌توان از آنها بهره برد.
وی در ادامه گفت، علاوه بر اینکه کارمندان جدید مدارک استخدامی جدید را به صورت آنلاین پر می‌کنند، پاسخ سوالاتی که ممکن است آنها از شما بپرسند را نیز در نظر بگیرید، مانند اینکه در روز اول کجا بروند، سوالاتی که به محض ورود برایشان پیش می‌آید را از چه کسی بپرسند یا اینکه چگونه باید لباس بپوشند.
پترسون در مورد فراهم کردن شرایط کار برای تازه واردان می‌گوید: میز، تلفن، رایانه و رمز ورود افراد جدید را قبل از رسیدن آنها تنظیم کنید.
او گفت: “بدترین چیز برای یک کارمند تازه وارد این است که از طریق فرآیند استخدام جذب شده باشد و پس از آن به محل کار برسد. متوجه شود که حتی مسئول پذیرش منتظر او نبوده یا اینکه دفتر شما آمادگی حضور او را نداشته است.”
روز اول
دو هدف اصلی در روز اول باید تعیین انتظارات و معرفی اهداف باشد. پیترسون گفت که کارکنان باید ایده‌های شفافی در مورد وظایف و مسئولیت‌های شغلی خود در روز اول داشته باشند.
پترسون اهمیت این موضوع را با یک سوال نشان داد: “کارکنان جدید باید شغل و همکاران جدید خود را بشناسند. تعامل اجتماعی بسیار مهم است. شما می‌خواهید آنها را در روز دوم بازگردانید، درست است؟”
ما کارمندان جدیدمان در BambooHR را برای ناهار روز اول به بیرون دعوت می‌کنیم. پیترسون گفت: “ما برای استخدام آنها به اندازه کافی ارزش و اهمیت قائل بوده‌ایم، می‌خواهیم آنها بدانند که به وجود آمدن یک رابطه قوی برایمان بسیار اهمیت دارد.”
همسو کردن انتظارات بسیار مهم است.
Hyatt می‌گوید: «سازمان‌هایی که بر سازگاری کارکنان جدید با فرهنگ سازمانی خود تمرکز نمی‌کنند، اشتباه جبران‌ناپذیری را مرتکب می‌شوند”. کارمندانی که می‌دانند چه انتظاراتی می‌توانند از فرهنگ و محیط کاری شرکت خود داشته باشند، تصمیمات بهتری اتخاذ می‌کنند که با رویه‌های پذیرفته شده شرکت همسوترند.
پترسون برای اینکه اعضای تیم فعلی از کارمند جدید رنجیده نشوند، توصیه می‌کند که مطمئن شوید نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای کل تیم مشخص شده است.
“گاهی اوقات اعضای فعلی تیم ممکن است احساس خطر کنند که فرد جدید مسئولیت آنها را بر عهده بگیرد یا اصطلاحا کارشان را از دستشان در بیاورد. بنابراین خوب است که موقعیت شغلی و وظایف فرد تازه وارد و همچنین [موقعیت] سایر اعضای تیم که کارشان نزدیک به هم مرتبط است، روشن شود. در مورد این که چطور با یکدیگر تعامل خواهند داشت و اینکه پروژه‌ها چگونه اجرا می‌شوند.”
چند ماه اول
پیترسون گفت، برای HR مهم است که یک ماه بررسی کند تا مطمئن شود که کارمند جدید راحت، راضی و درگیر کار شده است. او گفت: “بازبینی و ارائه بازخوردهای با ملاحظه و متفکرانه در مورد نحوه مشارکت فرد تازه استخدام شده در طول فرآیند جامعه‌پذیری بسیار با اهمیت است.”
بر اساس نظرسنجی BambooHR، سه چهارم از افرادی که تازه استخدام شده‌اند، گفته‌اند که آموزش در طول هفته اول کار برای آنها از هر چیزی مهم‌تر است. در همین حال، 41 درصد از متخصصان منابع انسانی احساس کردند که به بروز رسانی فرآیند جامعه‌پذیری نیاز دارند.
پیترسون گفت: «اگر کاری را که استخدام‌کنندگان جدید قرار است انجام دهند، با ابزاری که آنها را به درستی انجام می‌دهند مسلح نمی‌کنید، در نظر نمی‌گیرید که شکست بخورند.»
البته نیاز نیست که کارمندان تازه وارد خود را با اطلاعات بیش از حد غرق کنید.
او گفت: «درست است که باید نیروی تازه استخدام شده را به سرعت برای کار آماده و در واقع بهره‌ور کنید، اما باید مطمئن شوید که آموزش‌های حین کار با یک جریان قابل مدیریت در حال ارائه هستند.”
پترسون افزود، امیدواریم که استخدام‌های جدید تا پایان ماه اول یک مربی انتخاب کرده باشند. پنجاه و شش درصد از پاسخ‌دهندگان در مطالعه تحقیقاتی BambooHR گفتند که داشتن یک دوست یا مربی در محل کار برای شروع بسیار مهم است.
گزارش گروه آبردین نشان می‌دهد که سازمان‌های با عملکرد بالا تقریباً دو و نیم برابر بیشتر از کارفرمایان با عملکرد پایین‌تر احتمال دارد که در طول فرآیند جامعه‌پذیری برای تازه‌واردان به سازمانشان مربی در نظر بگیرند.
Hyatt گفت: «برنامه‌های مربیگری می‌توانند به سادگی اختصاص دادن یک کارمند جدید به یک مراجع یا داشتن یک تیم دقیق از مربیان برای پاسخ به هر سؤالی که ممکن است پیش بیاید، باشد.”
سه تا شش ماه اول
پترسون به واحد منابع انسانی توصیه کرد که بسته به کارمند و نقشی که قرار است در شرکت داشته باشد، بین سه تا شش ماه بررسی‌های دیگری نیز انجام دهد.
وی گفت: متأسفانه تنها 15 درصد از شرکت‌ها پس از گذشت 6 ماه نیز به کار جامعه‌پذیری برای نیروهای تازه وارد ادامه می‌دهند. به یاد داشته باشید، تقریبا 90 درصد از کارمندان در شش ماه اول تصمیم می‌گیرند که بمانند یا بروند. او گفت: “شما تاثیر زیادی در انتخاب کارمندان دارید. گاهی اوقات فقط باید نشان دهید که صمیمانه به حضورشان اهمیت می‌دهید.”
سال اول
پیترسون گفت: “عملکرد یک کارمند در پایان سال اول به طور کامل نشان می‌دهد که آیا نیروی مولدی هست یا خیر.” او گفت: “اکنون می‌توانید برای توسعه آینده برنامه‌ریزی کنید. به آنها اطلاع دهید که عملکردشان در شرکت چگونه بوده است. متأسفانه، گاهی اوقات باید بگویید که به آنجا تعلق ندارند.”
پایان سال اول زمانی است که جامعه‌پذیری سنتی به حفظ و رضایت کارکنان تبدیل می‌شود.
پیترسون گفت: “از آموزش در حین کار به توسعه مستمر تغییر مسیر دهید. همچنین زمان خوبی برای گفتگوی تکمیلی است.”
به خاطر داشته باشید که با طی کردن چنین فرآیندی برای هر نیروی تازه استخدام شده، آنها در پایان فرآیند جامعه‌پذیری از شما برای طراحی و همراهی در مسیر موفقیتشان تشکر خواهند کرد ضمن اینکه شرکت شما هم در راه تبدیل نیروهای تازه وارد به کارمندان با تجربه، چیزهای زیادی یاد می‌گیرد و حرفه‌ای‌تر خواهد شد.»
