تعریف حقوق و دستمزد
حقوق و دستمزد در واقع سهم نیروی کار در پروسه خدمات‌رسانی یا تولید کالا بوده و به ازای آن، مبلغی به پرسنل انجام دهنده، تعلق می‌گیرد. به بیانی دیگر حقوق و دستمزد هزینه ای است که به منظور کار انجام گرفته در فرآیند تولید یا خدمات برای مدت زمانی مشخص، به کسی پرداخت می‌شود. حقوق و دستمزد، زیرمجموعه‌ای از حوزه منابع انسانی است، بنابراین محاسبات و عملیات مربوط به حقوق و دستمزد، توسط کارشناس منابع انسانی انجام می‌شود.
بسیاری از سازمان‌ها و موسسات کوچک، میزان حقوق دریافتی کارمندان را کاملا سلیقه‌ای تعیین می‌کنند. اما بهتر است یک لیست کامل و دقیق از عوامل تاثیرگذار بر حقوق و دستمزد کارمندان خود تهیه کنند که در آن مواردی مثل مشخصات کامل کارمند، کسورات مختلف، حقوق متفاوت و مسائل مالیاتی درج شده باشد.
حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
ثبت و ردیابی داده های پرداختی به کارکنان مانند پول گرفته شده از هر چک حقوق، مالیات و مزایایی است که کارمند دریافت می‌کند. به بیان دیگر فرآیند آماده‌سازی لیست‌های حقوق و دستمزد و تعیین مبلغ خالص قابل پرداخت به کارکنان و ثبت و صدور اسناد مربوطه را حسابداری حقوق و دستمزد می‌گویند.
پس از آنکه اطلاعات ثبت شده در قرارداد کاری هر یک از کارکنان در اختیار واحد حسابداری قرار می‌گیرد، حسابداران حقوق و دستمزد موظفند پس از محاسبه مزایا و حقوق قانونی که به نیروی کار تعلق می‌گیرد، با منظور کردن قوانین وزارت کار، حقوق هر فرد را محاسبه و در دفاتر حسابداری و نرم افزارهای مربوطه ثبت کنند. اطلاعاتی که در مورد حقوق و دستمزد کارکنان وجود دارد باید هر ماه به عنوان هزینه در دفاتر حسابداری ثبت شوند تا در محاسبات مالیاتی هم مورد محاسبه قرار بگیرند.
یک حسابدار حقوق و دستمزد چه وظایفی دارد؟
یک حسابدار حقوق و دستمزد اطلاعات کاملی از قراردادهای اعضا و پرسنل دارد. بر اساس اطلاعاتی مثل مدت زمان کار و مواردی از این دست، جدول دستمزد سال جدید را به صورت ماهانه تهیه می‌کند. از سوی دیگر ثبت سند حقوق و دستمزد با توجه به قانون وزارت کار، یکی از مهمترین وظایف حسابدار حقوق و دستمزد است. مدارک و سوابق پرسنل بصورت ماهانه از طریق واحد کارگزینی به حسابدار حقوق و دستمزد ارائه شده و آنها با صدور حکم، روند پرداخت حقوق و دستمزد را پیش می‌برند.
صفر تا صد محاسبه حقوق و دستمزد و نحوه محاسبه حقوق ماهیانه (طبق ماده ۳۷ قانون کار)
برابر مفاد قانون مدنی جمهوری اسلامی، ماه شمسی ۳۰ روز است، بنابراین در قانون کار، مزد و مزایای متعلقه به کارگر بر مبنای ۳۰ روز محاسبه می‌گردد. البته پرداخت مزد و مزایا، در ماه‌های ۳۱ روزه تقسیم بر ۳۰ شده و در عدد ۳۱ ضرب می‌شود و طبیعتا در ماه‌های ۲۹ روزه نیز بر عدد ۳۰ تقسیم شده و در ۲۹ ضرب می‌گردد. یعنی تعیین حقوق و دستمزد بر مبنای ماه ۳۰ روزه، و پرداخت آن بر مبنای تعداد روزهای ماه انجام می‌شود. به این معنی که وقتی از سوی شورایعالی کار، حداقل مزد کارگران اعلام می‌گردد، این مبلغ بر مبنای ماه شمسی (۳۰ روزه) اعلام شده، ولی هنگام پرداخت آن باید به تناسب تعداد روزهای ماه مورد نظر محاسبه گردد. با توجه به اینکه ساعات کاری در روز ۷ ساعت و ۲۰ دقیقه است پس هر شخص باید در ماه ۳۰ تا ۷.۳۰ ساعت کار کند که می‌شود ۲۲۰ ساعت حالا اگه جمعه‌ها و نصف روز پنج شنبه‌ها و سایر روزهای تعطیل را از آن کم کنیم می‌شود خالص کارکرد شخص. برای مثال وقتی شخصی در ماه ۱۸۰ ساعت کار می‌کند و کل حقوق یک ماه را دریافت می‌کند در واقع قسمتی از حقوقی که دریافت می‌کند بابت ساعاتی است که شخص فعالیتی نداشته است. ۴۴ ساعت کار در هفته در قانون کار اعلام شده است. یک روز جمعه هم برای استراحت است ولی حقوق آن پرداخت می‌شود؛ پس:
۴۴ ساعت / ۶ روز کاری =۷.۳۳ که همان ۷ ساعت و بیست دقیقه می‌شود.
دلیل اهمیت حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
هزینه پرسنل یکی از بخشهای عظیم بهای تمام شده تولیدات یا خدمات هر سازمان را به خود اختصاص می‌دهد. بنابراین در گزارش سودآوری واحدهای تجاری نقش مهمی ایفا می‌کنند. از آنجا که که چگونگی دریافت حقوق نقش پررنگی در رضایت و در نتیجه انگیزه و عملکرد کارکنان دارد، فرآیند محاسبه حقوق باید به دقت انجام شده و در موعد مقرر نیز پرداخت شود.
حسابداری حقوق و دستمزد پراهمیت‌‌ترین و در عین حال زمان‌برترین محاسبات بخشهای اداری و مالی سازمان‌ها است. اغلب سازمان‌های موفق دستمزد کارکنان را به صورت منظم و با رویه یکسان پرداخت می‌کنند. هم چنین اطلاعات پرداخت را به گونه‌ای که بتوانند براحتی به آن دسترسی داشته باشند بایگانی می‌کنند. با این کار هم میزان رضایت کارکنان را افزایش می‌دهند و هم فرآیند تعامل با سازمان‌های مرتبط مثل وزارت دارایی، سازمان بیمه و… را تسهیل می‌کنند.
کدام واحدهای سازمانی درگیر فرآیند سیستم حسابداری حقوق و دستمزد هستند؟
واحد منابع انسانی و واحد حسابداری دو واحدی هستند که در فرایند حسابداری حقوق نقش دارند. برای محاسبه دقیق حقوق و دستمزد، حسابدار باید اطلاعات جامع و کاملی در زمینه حقوق پایه، انواع مزایا و تسهیلات، هزینه مسکن، حق فرزند و عائله‌مندی و … داشته باشد که از طریق واحد منابع انسانی به این اطلاعات دست پیدا می‌کند.
مراحل ثبت حسابداری حقوق و دستمزد
پیش از شروع به ثبت این سند که از مهمترین اسناد حقوق و حسابداری است، نیاز است که محاسبات حقوق و دستمزد به دقت انجام شده باشد. بیشترین بخش آن مربوط به ثبت بدهکار هزینه پرسنلی است که شامل موارد زیر است:
اضافه کاری، هزینه حقوق کارکرد، هزینه ماموریت، بن کارگری، 23 درصد سهم بیمه کارفرما
اطلاعات مورد نیاز برای تهیه یک لیست حقوق و دستمزد
یک لیست حقوق و دستمزد شامل بخشهای متعددی است که در هفت دسته طبقه‌بندی می‌شوند:
- بخش مشخصات کارمند– اطلاعات کامل کارمند اعم از نام، نام‌خانوادگی، کد ملی، شماره بیمه و غیره را وارد کنید.
- قسمت کارکرد کارکنان– تعداد روزهای کاری فرد، نوبت کاری، اضافه کاری، شب کاری و از این قبیل مسائل به صورت کامل درج شود.
- بخش قیمت واحد– قیمت واحد همان میزان ثابت حقوق و دستمزدی است که هرساله از طرف وزارت کار تعیین می‌شود. این بخش به صورت سالانه باید به‌روزرسانی شود.
- قسمت حقوق و مزایای مشمول بیمه و مالیات– حقوق و مزایای افرادی که مشمول مالیات و بیمه هستند درج می‌شود.
- قسمت مزایای مشمول بیمه– در این قسمت تنها بخش‌هایی از حقوق را باید درج کرد که صرفا مشمول بیمه هستند.
- مزایای معاف از بیمه و مالیات– در یک ستون منحصر به فرد دیگر، تمامی موارد مربوط به معاف بودن از بیمه و مالیات درج می‌شود و مجموع به دست آمده را تحت ستون دیگری با نام مزایای غیرمشمول بیمه و مالیات قرار می‌گیرد.
- کسورات– کسورات در حقیقت حین ساخت لیست حقوق و دستمزد، یک مقوله بحث‌برانگیز است و اختلاف‌های بسیار زیادی بر سر این بخش به وجود می‌آید. به صورت کلی کسورات را باید هر گونه مبلغی دانست که از مبلغ نهایی حقوق و دستمزد کارمند کسر می‌شود. به عنوان مثال، سهم بیمه کارگر، مالیات حقوق و مزایا، وام از صندوق سازمان یا هرگونه کسورات توافقی باید در این بخش آورده شوند و در یک ستون جداگانه درج شوند.
یک لیست حقوق دستمزد، حتما شامل این هفت مورد است، اما کسورات و مزایا، به چند بخش مختلف تقسیم می‌شوند و باید بر اساس کسورات و مزایای منحصر به فرد هر شرکت، تفکیک شوند.
نرم افزار محاسبه حسابداری حقوق و دستمزد
معمولا پیشنهاد می‌شود به جای تهیه لیست اکسل حقوق و دستمزد از نرم افزارهای حسابداری استفاده کرد. چرا که یک نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد انجام کار را بسیار راحت و سریع می‌کند. از دیگر مزایای استفاده از این نرم افزارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امنیت بالای اطلاعات
- ثبت یک به یک اطلاعات
- ایجاد یکپارچگی در محاسبات
- افزایش سرعت در حسابداری
- کاهش خطای حسابداری
- دسترسی آسان به اطلاعات ثبت شده
- بهبود پردازش اطلاعات
تغییرات لیست حقوق و دستمزد سال 1400
در سال 1400، حقوق پایه به 2 میلیون و 655 هزار تومان افزایش پیدا کرد. کسانی که طبق ساعات مشخص شده وزارت کار، سرکار می‌روند اما مبلغ کمتری از این رقم به آن ها پرداخت می‌شود توجه کنند که حداقل دریافتی آنها باید برابر با این رقم باشد.
