امروزه زمینه‌های دریافت اطلاعات شخصی از نیروی انسانی توسط کارفرما، نسبت به گذشته گسترده‌تر شده است و این مساله منشاء نگرانی‌هایی شده است. چرا که سازمان‌ها اطلاعات زیادی از افراد زیادی که حتی یک روز برای مصاحبه آمده بودند دریافت می‌کنند، چه رسد به نیروهایی که سال‌ها در آنها مشغول به کار بوده اند. در این مقاله به بررسی مفهوم حریم خصوصی و اینکه کارفرمایان چگونه می‌توانند علاوه بر نظارت‌های مجاز در مورد کارکنان، حریم خصوصی آنها را نیز حفظ کنند.
حفظ حریم شخصی در محیط کار از چه ابعادی قابل بررسی است؟
حفظ حریم خصوصی کارمندان، یکی از حقوق کارمندان است که نحوه نظارت بر آنها در محل کار یا از راه دور را محدود می‌کنند. این حق در کشورهای مختلف بسته به قانون کاری که نوشته‌اند، متفاوت است. کارفرمایان وظیفه دارند با مطالعه این قوانین، نسبت به تمام جوانب آن آگاهی پیدا کنند تا بر اساس آن ضوابط، حریم خصوصی کارمندان خود را رعایت کنند. از طرفی کارمندان نیز باید به خاطر داشته باشند که انتظارشان در مورد حفظ حریم خصوصی، نباید با منافع قانونی کارفرما در تضاد یا ناهماهنگ باشد. با در نظر گرفتن این توضیحات اولیه می‌توان گفت حریم خصوصی در محیط کار را می‌توان از دو جنبه زیر بررسی کرد:
- حریم خصوصی که باید توسط مدیران و کارفرمایان ایجاد شود. اگر امکان این را دارید اتاق‌های مجزا در اختیار نیروهای خود یا نیروهایی که کار آنها به یکدیگر وابسته است، قرار دهید در غیر این صورت تلاش کنید حداقل یک میز کار در اختیار هر یک قرار دهید تا به نظم بخشی به ذهن‌‌شان در محیط کار کمک کرده باشید. پارتیشن‌بندی فضاهای کاری نیز از روش‌های کم خرج و موثر برای حفظ حریم خصوصی کارکنان است. همچنین اطلاعات محرمانه کارکنان نزد سازمان، یکی دیگر از مصداق‌های حریم خصوصی کارکنان است که وظیفه ی مراقبت و نگهداری از آنها با مدیران است.
- حریم خصوصی که لازم است توسط کارمندان نسبت به همکاران خود، رعایت شود. در واقع حضور یک نیرو در یک محیط جدا، این سیگنال را به دیگران نیز می‌دهد که او در حال انجام کاری است که نیاز به دقت و تمرکز دارد و نمی‌خواهد که به ارتباط یا گفتگوهای غیر ضروری بپردازد. همچنین مکالمه‌های میان شما و همکارانتان بهتر است به دور از حاشیه‌ها باشد. همانطور که شما دوست ندارید دیگران از مسائل خصوصی زندگی‌تان بپرسند، برای کارمندان یا همکارانتان هم جالب نیست که در مورد مسائل خصوصی‌‌شان با شما به گفتگو بنشینند.
تکنولوژی بر کسب اطلاعات خصوصی از کارکنان چه تاثیری دارد؟
چند نمونه از اطلاعات کارمندان که امروزه با توسعه تکنولوژی امکان ثبت و ضبط آنها برای سازمان‌ها مهیا شده است و نشان می‌دهد که کسب اطلاعات در مورد نیروی انسانی تقریبا نامحدود شده است:
- انجام تست‌های ژنتیک برای استخدام در برخی از مشاغل و بعضی از ادارات
- انجام تست‌های روانشناسی در هنگام استخدام افراد توسط دستگاه و واحدهای منابع انسانی
- ثبت تمامی حرکات فیزیکی پرسنل در زمان کار یا ورود و خروج‌شان توسط دوربین‌های مداربسته نصب شده در محیط‌های کار
- ثبت اطلاعات مربوط به فعالیت‌های نیروی کار در کامپیوترهای کاریشان اعم از دریافت و ارسال ایمیل‌های شخصی و کاری، وبگردی، جستجوهای اینترنتی در محل کار که به راحتی توسط واحد تکنولوژی و اطلاعات IT شرکت‌ها قابل رصد هستند.
بخاطر داشته باشید که احترام گذاشتن به حریم خصوصی افراد در محل کار موجب فراهم آمدن یک تیم متمرکز و حرفه‌‌‌ای خواهد شد. به میزان کاسته شدن از حاشیه‌ها در محیط کار، به بازدهی و پیشرفت کاری در یک محیط آرام و هماهنگ اضافه خواهد شد. چرا که افراد اگر با احساس امنیت در یک محدوده مشخص مشغول به کار شوند وقت خود را متمرکزتر و هدفمندتر در محیط کاری سپری می‌کنند. اما اگر احساس کنند کوچکترین رفتار آنها زیر ذره‌بین است، بخش زیادی از فضای ذهنی آنها متمرکز و مشغول به کنترل رفتار خود خواهد شد و به همان میزان از خلاقیت و کارایی‌شان کم می‌شود.
برای کسب اطلاعات خصوصی از منابع انسانی از نظر قانونی چه نکاتی را باید رعایت کنید؟
در ثبت و ضبط اطلاعات خصوصی پرسنل باید تعادل به خرج داد. فقط آن دسته از اطلاعاتی که واقعا مورد نیاز است جمع‌آوری کنید. از روند صحیح جمع‌آوری، استفاده و حتی افشای آن بر اساس قوانین مربوطه اطمینان حاصل کنید. در ادامه به چند نکته قانونی در مورد کسب اطلاعات خصوصی از کارمندان اشاره می‌کنیم که بهتر است برای پیشگیری از بروز اختلاف حتما توسط کارفرمایان رعایت شود:
- کارفرما موظف است پروسه جمع‌آوری، ثبت و ضبط اطلاعات مورد نیاز را محدود و با دریافت یک رضایت‌نامه، نحوه استفاده از آنها را با نیروی انسانی سازمان در میان بگذارد.
- نیروها در هر زمان که می‌خواهند می‌توانند به اطلاعات‌شان که نزد کارفرما ثبت و نگهداری شده، دسترسی داشته باشند و از صحت آنها مطمئن شوند.
- نحوه استفاده از اطلاعات جمع‌آوری شده نباید متفاوت از چیزی باشد که در ابتدا با نیروی انسانی در میان گذاشته شده است.
انواع حریم خصوصی کارکنان در سازمان چه مواردی هستند؟
حریم شخصی
فضایی برای برای نگهداری از لوازم شخصی برای نیروها در نظر بگیرید.
حریم خصوصی اطلاعات
محتوای امور محوله و یا مکالمات محرمانه با کارکنان را به نحوی که از چشم دیگران به دور باشد نگهداری کنید. این کار باعث به وجود آمدن احساس امنیت و اطمینان در نیروهای انسانی می‌شود.
حریم خصوصی بصری
هر نیرویی متناسب با کاری که انجام می‌دهد یا نیازی که براساس شخصیت خود دارد، باید فضایی که به دور از آشفتگی بصری و یا در معرض دید دیگران بودن باشد، داشته باشد.
حریم خصوصی صوتی
همچنین نیروها باید به تناسب کاری که انجام می‌دهند یا نیاز شخصیتی خود، در فضایی که از لحاظ صوتی مورد آزار قرار نگیرد باشد. سر و صدا شامل صدای زنگ تلفن یا موبایل و تماس‌های تلفنی، مکالمات با صدای بلند، گفتگوی اعضا تیم و غیره است.
تاکید می‌کنیم که فرمول واحدی به منظور حفظ حریم خصوصی کارکنان وجود ندارد. شرکت‌ها باید با توجه به سیاست‌های کاری و نیروهای خود و همچنین فضای اداری که در اختیار دارند دستورالعمل مخصوص به خود را طراحی کنند. با این کار تعادل میان یک فضای اشتراکی و خصوصی ایجاد می‌شود که می‌تواند منجر به حداکثرسازی بهره‌وری در سازمان شود.
چطور می‌توان حریم خصوصی کارمندان را در جمع‌آوری اطلاعات رعایت کرد؟
مسئولیت اخلاقی کارفرماست که از اطلاعات محرمانه کارمندان محافظت کنید. به این معنی که اسناد حساس کارکنان را در یک مکان امن ذخیره کند و از آنها سوء استفاده نکند. همچنین باید هر زمان که سندی دیگر مورد نیاز نبود، از بین ببرد. در ادامه مصداق‌هایی از اطلاعات کارمندان که باید حریم آنها حفظ شود معرفی می‌کنیم.
تست اعتیاد
شرکت‌ها طی شرایطی خاص که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم مجاز به انجام آزمایش‌های اعتیاد به مواد مخدر یا الکل هستند، اما نتیجه این تست‌ها قانونا نباید منتشر شود. اگر نیرویی در حین کار علائم مصرف مواد مخدر را از خود بروز داد، به دلیل مصرف مواد، در حین کار آسیب دیدید، و یا قرار است شغلی که با جان و سلامت دیگران در ارتباط است به نیرویی محول شود، کارفرما می‌تواند نتیجه منفی تست اعتیاد به مواد مخدر یا الکل را از نیرو بخواهد.
بازرسی بدنی شخصی
شرکت هایی که کارهای حساس یا محرمانه‌‌‌ای انجام می‌دهند، شرایط کاریشان ایجاب می‌کند که روزانه بازرسی بدنی را در مورد نیروهایشان انجام دهند. بازرسی بدنی باید بدون هرگونه تحقیر و توهین و یا آزار جنسی انجام بگیرد.
بررسی سوء‌پیشینه
در برخی مشاغل حساس یا دولتی گرفتن گواهی سوء‌پیشینه از کارمند یا بررسی سوء‌پیشینه از مراجع قضایی توسط خود شرکت، جزئی از روال کار استخدام است. در چنین مواردی باید دقت کنید که اطلاعات و سوابق کارمند باید تحت هر شرایطی نزد مسئول مربوطه محرمانه باقی بماند و تحت هیچ شرایطی منتشر نشود.
اطلاعات پزشکی
اطلاعات پزشکی کارکنان که نزد سازمان است هرگز نباید در جایی در معرض دید دیگران قرار داده شود. اطلاعات حساس مانند جزئیات خانوادگی، شماره تامین اجتماعی، آدرس و غیره مانند سوابق پزشکی در دسته اطلاعات خصوصی و محرمانه قرار دارند.
از اطلاعات کارمندان فقط برای اهداف مشخص استفاده کنید
در غیر این صورت کارمندان اعتماد خود را به کارفرمایان از دست می‌دهند و روحیه و بهره‌وری آنان به شدت کاهش پیدا می‌کند. مخصوصا اگر کارمندان متوجه شوند از اطلاعاتی که در اختیارتان قرار داده‌اند برای قضاوت آنها استفاده می‌کنید یا رفتارتان با آنها تغییر کرده است.
حریم ارتباطی با همکاران چقدر است و چطور می‌توان نظارت هوشمندانه داشت؟
امروزه نرم‌افزارهایی برای مدیریت بهره‌وری کارکنان طراحی می‌شوند که در میان کارکنان نیز به روشی محبوب برای انجام پیگیرها از راه دور تبدیل شده است. در سال 2019 مطالعه‌‌‌ای توسط موسسه Accenture انجام شد، این مطالعه نشان داد که 92% نیروهای بخش خصوصی تا زمانی که احساس کنند نظارت بر عملکرد به نفع آن هاست، آماده ی انجام این نظارت از طرف کارفرمایان هستند. پس با جا انداختن این مطلب که این کار به رشدشان کمک می‌کند و به نفع‌‌شان است، می‌توان گارد آنها در برابر استفاده از این نرم افزارها را از بین برد. در ادامه انواع راه‌کارهایی که به نظارت هوشمندانه کارکنان سازمان کمک می‌کند را بر میشمریم:
- از نرم‌افزارهای مدیریت بهره‌وری مناسب برای کارمندان استفاده کنید.
- با استفاده از راه‌حل‌های مدیریت بهره‌وری، نظارت را فقط به ساعات کاری محدود کنید.
- به جای نظارت مستقیم بر کامپیوترها، ترافیک شبکه داخلی را رصد کنید. ترافیک شبکه مقدار داده‌ای است که در یک نقطه زمانی معین در شبکه شرکت شما جابه‌جا می‌شود. هرچه ترافیک شبکه سنگین‌تر باشد، کارمندان شما فعال‌تر هستند.
- حق نظارت بر تلفن همراه کارمند شما بستگی به این دارد که تماس او خصوصی یا تجاری باشد. کارمند و همچنین مشتری، باید آگاه باشد که تماس تلفنی تحت نظارت است.
- اطمینان حاصل کنید که تیم شما از فعالیت‌های نظارت بر کارکنان آگاه است. این فعالیت‌ها باید به خوبی مستند و توضیح داده شوند. کارمندان باید این شیوه‌های نظارتی را به صورت کتبی تایید کنند.
- نظارت از طریق دوربین‌ها را محدود کنید. کارفرمایان برای پیشگیری از سرقت یا به دلایل امنیتی، مجاز به استفاده از دوربین‌های ویدئویی برای نظارت بر محل کار هستند. نکته مهم ابتدایی این است که نصب دوربین باید از طریق پوستر یا علائم مخصوص این کار به اطلاع تمام کارکنان شرکت برسد که بدانند حرکات آنها توسط دوربین ضبط می‌شود و حریم شخصی‌شان در خطر است. در حالی که ضبط ویدئو در اکثر کشورها مجاز است، اکثر دوربین‌های مداربسته محل کار صدا را ضبط نمی‌کنند، زیرا استراق سمع کارمندان حتی در حین کار در بسیاری از کشورها غیرقانونی و مجرمانه است. در مورد نحوه استفاده از دوربین‌های مداربسته قوانین کار را مطالعه کنید.
- یک سیاست نظارت بر کارکنان داشته باشید.
- چه درگیر نظارت داخلی و چه از راه دور مشغول نظارت کارمندان هستید، مطمئن شوید که کارکنان شما از طریق سیاست نظارت بر کارکنان که قبلا طراحی کرده‌اید، متوجه شده‌اند که چرا و چگونه بر آنها نظارت می‌کنید.
- در این سیاست نظارتی به کارمندان خود اطلاع دهید که از پرونده پرسنلی آنها محافظت و از اطلاعات‌شان فقط برای اهداف بهره‌وری و ایمنی محل کار استفاده می‌شود. بعضی از مفاد این سیاست می‌تواند چنین باشد:
- به وضوح توضیح دهید که کارکنان کجاها تحت نظارت هستند.
- مشخص کنید از چه روش‌هایی برای نظارت بر آنها استفاده می‌کنید. مثلا دوربین مداربسته، جی‌پی‌اس و …
- به آنها خاطرنشان کنید که این نظارت فقط برای مقاصد کاری و در ساعات کاری انجام می‌شود.
- محدوده نظارت بر آنها را به طور شفاف مشخص کنید.
- اطمینان حاصل کنید که کارمندان در مورد این سیاست آموزش دیده و اهمیت آن را درک کرده‌اند.
- جهت ایجاد شفافیت و اطمینان بیشتر به کارمندان دسترسی دهید تا اطلاعات جمع‌آوری‌شده مربوط به خود را ببینند.
فضای فیزیکی سازمان چه تاثیری بر حریم خصوصی کارکنان دارد؟
“فضای کار اشتراکی”، امروزه این عبارت را زیاد می‌شنویم. چیزی که پس از شنیدن این عبارت در ذهنمان تصویر می‌شود یک فضای مربع یا مستطیل شکل بزرگ با تعداد زیادی میز و صندلی در قسمتهای مختلف آن است که که دور هر میز چند نفر نشسته و مشغول به انجام کاری هستند. اگر به تصورمان کمی عمق بدهیم صداهای زیادی نیز می‌شنویم. یک مطالعه نشان داد که 85 درصد کارکنان معتقدند عدم رعایت حریم خصوصی روی تمرکز آنها در محل کار تاثیر منفی دارد. وجود سرو صدا نه تنها باعث حواس پرتی می‌شود بلکه تداوم آن می‌تواند موجب استرس مزمن شده و به مرور روی سلامت کلی نیروها اثر سوء خواهد داشت. صداهایی مثل کلیک موس، صدای دکمه‌های کیبورد، صدای زنگ تلفن و مکالمه، صدای قدم‌های افرادی که در حال رفتن یا آمدن یا قدم زدن هستند. آیا در چنین فضایی می‌شود کار کرد؟ آیا انجام کارهایی مثل حسابداری یا برنامه نویسی که به دقت و تمرکز نیازدارند در این فضا ممکن است؟ و سوالاتی از ازین دست که کارفرمایان هنگام تصمیم به طراحی فضای سازمان باید به آن فکر کنند.
در دانشگاه هاروارد نیز مطالعه‌‌‌ای روی کارمندان دو شرکت Fortune 500 را قبل و بعد از انتقال به دفتری با فضای باز، انجام شد که نشان داد برخلاف تصور رایج کار کردن در محیط کار اشتراکی، میزان تعاملات میان کارکنان را کاهش می‌دهد. در واقع چنین فضاهایی میل به کناره گیری از اجتماع را افزایش داده و تعاملات را به سمت تعامل در فضای دیجیتال برده است. البته این اتفاق طبیعی است چون دهن و روان ما طوری طراحی شده که همیشه پس از احساس تنهایی به جمع گرایش پیدا می‌کنیم و پس از حضور در اجتماع، نیاز به خلوت کردن با خود در ما شکل می‌گیرد. اما براساس این آزمایش میزان بهره‌وری کارکنان نیز پس از جابجایی به دفتر با فضای کاری باز، به میزان قابل توجهی کاهش یافته بود. علاوه بر مساله سر و صدا که به آن اشاره شد، این می‌تواند به این دلیل باشد که شاید کارمندی بخواهد از کارمند دیگر بدون اینکه دیگران متوجه شوند در مورد موضوعی کمک بخواهد. وقتی امکان این موضوع نباشد اون هرگز سوال خود را نمی‌پرسد و یافتن جواب برای مساله ذهنی خود منصرف می‌شود که این موضوع تاثیر مستقیم روی راندمان کاری و بهره‌وری او خواهد داشت. چرا که ممکن است رویه غلطی را در انجام کار پیش گرفته باشد.
سخن آخر
حریم خصوصی حقی است که افراد براساس آن مشخص می‌کنند دیگران تا چه اندازه اجازه دارند درباره آنان اطلاعات داشته باشند و یا به لحاظ فیزیکی، عاطفی و … می‌توانند به آنها نزدیک شوند. اگر می‌خواهیم روابط کاری، دوستانه و همکاری ایمن تر و سالم تری را تجربه کنیم، باید نسبت به مفهوم حریم خصوصی شناخت پیدا کنیم و در تعریف مختصات و چهارچوب‌های خودمان و دیگران این حریم و فضای امن را مد نظر قرار دهیم.
