یک فرایند جذب و استخدام کارآمد و موثر یک فرایند گام به گام جهت استخدام یک کارمند جدید است، که به موجب آن یک سازمان نیازهای استعدادیابی خود را شناسایی می‌کند، از شناسایی استعدادهای خود بهره می‌برد و در نهایت واجدشرایط‌ترین نامزدها را استخدام می‌کند. بیشتر شرکت‌ها مراحل استخدام اختصاصی خود را دارند. آنچه در زیر می‌خوانید متداول‌ترین مراحل در روند استخدام در تمام صنایع و صرف نظر از اندازه شرکت است. به یاد داشته باشید، اما جزئیات خاص فرآیند استخدام مختص هر شرکت است.
1. شناسایی نیازهای استخدام
روند استخدام با شناسایی نیاز در سازمان شما آغاز می‌شود. این نیاز می‌تواند از پرکردن جای خالی، مدیریت بهتر حجم کار تیم یا گسترش قابلیت‌های سازمانی متفاوت باشد. به عبارت دیگر، موقعیت‌ها یا تازه تشکیل شده‌اند یا اخیراً خالی شده‌اند.
2. طراحی برنامه استخدامی
هنگامی که سازمانی نیاز استخدام را شناسایی کرد، باید روند استخدام خود را آغاز کند. در مورد موقعیت‌های تازه شناسایی‌شده، سازمان‌ها باید نحوه انطباق نقش جدید با اهداف و برنامه تجاری آن را به روشنی مشخص کنند. سازمان‌ها همچنین باید تیم‌های داخلی مربوطه و کارمندان را از موقعیت جدید در هر مرحله از مراحل استخدام مطلع کنند. مهم است که همه افرادی که در این تصمیم شرکت دارند با روند استخدام، مراحل و کانال‌های ارتباطی مناسب همراهی کنند. استخدام همچنین شامل راهبردی برای نحوه تبلیغ موقعیت جدید، چه از داخل و چه از خارج است.
3. نوشتن شرح شغل
کارشناسان جذب و استخدام باید با تهیه شرح شغلی شروع کنند که شامل لیستی از الزامات شغلی، شرایط خاص، ویژگی‌های مورد نظر و تجربه لازم باشد. شرح شغل همچنین باید شامل اطلاعاتی در مورد حقوق و مزایا باشد.
4. درج آگهی استخدام
شناسایی نامزدهای بالقوه باصلاحیت از درون سازمان آغاز می‌شود. بنابراین، با اطلاع از کارمندان فعلی شروع کنید. اگر مصمم به پر کردن موقعیتی هستید، درج آگهی را متوقف کنید. اگر علاقه‌مند به کارجویان خارج از سازمان هستید، باید به‌صورت داخلی این را اطلاع‌رسانی کنید. تبلیغات بیرون از سازمان احتمالاً شامل استفاده از ترکیبی از وب‌سایت شرکت و کانال‌های اجتماعی، سایت‌هایی مانند LinkedIn، نمایشگاه‌های کاریابی، نشریات و رویدادهای صنعت، تبلیغات در روزنامه‌های محلی و اطلاع‌رسانی کلامی خواهد بود.
5. استخدام موقعیت
فراتر از پست‌های شغلی ساده، کارشناسان استخدام باید مستقیماً از طریق LinkedIn، رسانه‌های اجتماعی و نمایشگاه‌های شغلی با داوطلبان مطلوب تماس بگیرند. استخدام فعال به شما کمک می‌کند تا از کاندیداهای بالقوه‌ای که به طور فعال بدنبال شغل جدید نیستند، برنامه‌هایی ایجاد کنید، اما ممکن است برای موقعیت موجود بسیار مناسب باشد.
6. مرور رزومه‌ها
سازمان شما احتمالا سازوكاری برای دریافت رزومه‌ها در نظر گرفته است، مواردی مانند ایمیل، سیستم ردیابی متقاضی (ATS) و … حداقل شرایط لازم برای موقعیت یا شرکت را به طور کلی تأمین کنید. در موارد دیگر، تیم استخدام یا مدیر استخدام ممکن است ترجیح دهد هر رزومه را شخصا بررسی کند. هنگامی که دسته‌ای از رزومه‌های واجد شرایط جمع شدند، کارشناسان جذب و استخدام باید نامزدهای باقی‌مانده را بررسی کرده و افرادی را که می‌خواهند با آنها مصاحبه کنند را دسته‌بندی کنند.
7. مصاحبه تلفنی / غربالگری اولیه
مصاحبه‌های اولیه معمولاً با تماس تلفنی با کارشناسان و شریک تجاری منابع انسانی آغاز می‌شود. مصاحبه تلفنی تعیین می‌کند که آیا متقاضیان شرایط لازم را برای پر کردن موقعیت و هم‌سویی با فرهنگ و ارزش‌های یک سازمان را دارند یا خیر. مصاحبه‌های تلفنی سازمان‌ها را قادر می‌سازد لیستی از نامزدها را در حالی که منابع شرکت را به طور موثر مصرف می‌کنند، تجزیه و تحلیل کنند.
8. مصاحبه ها
بسته به اندازه سازمان و دپارتمان استخدام، یک یا چند مصاحبه برای نامزدهای باقی‌مانده در نظر گرفته شده است.
مصاحبه‌های اولیه معمولاً مصاحبه‌های حضوری بین متقاضیان و مدیر استخدام است. مکالمات مصاحبه اولیه معمولاً بر روی تجربه، مهارت‌ها، سابقه کار و در دسترس بودن متقاضیان متمرکز است.
9. ارزیابی متقاضی
پس از اتمام مصاحبه‌ها، یا در طول انجام آنها، شرکت اغلب به متقاضیان یک یا چند آزمون استاندارد اختصاص می‌دهد. این آزمون‌ها طیف گسترده‌ای از متغیرها، از جمله ویژگی‌های شخصیتی، توانایی حل مسئله، استدلال، درک مطلب، هوش هیجانی و موارد دیگر را اندازه‌گیری می‌کنند. تست‌پرو در این زمینه خدمات متعددی ارائه می‌کند که می‌توانید با ثبت‌نام در بخش کارفرمایان پیش از هر انتخابی، آزمون‌های مرتبط با عنوان شغلی را از کارجویان بگیرید.
10. بررسی پیشینه
در آگهی استخدام اولیه شما باید مشخص شود که همه داوطلبان تحت بررسی پیشینه قرار می‌گیرند. بررسی پیشینه سوابق کیفری نامزدها، سابقه استخدام و صلاحیت را تأیید می‌کند و چک‌های اعتباری را اجرا می‌کند. برخی از سازمان‌ها همچنین حساب‌های شبکه‌های اجتماعی (فیس‌بوک، توییتر و غیره) را بررسی می‌کنند تا مطمئن شوند کارمندان بالقوه به طور حرفه‌ای نمایندگی شرکت را دارند. آزمایش پزشکی نیز بسته به موقعیت ممکن است الزامی باشد.
11. تصمیم‌گیری
پس از انجام بررسی‌های پیشینه و مرجع، کارمندان استخدام گزینه برتر خود را مشخص می‌کنند. کارمندان استخدام نیز باید یک نامزد پشتیبان را انتخاب کنند، در صورتی که گزینه برتر پیشنهاد را رد کند یا مذاکرات نتواند نامه پیشنهادی امضا شده را تولید کند. درصورتی که هیچ نامزدی از معیارهای استخدام برخوردار نباشد، کارکنان استخدام باید تعیین کنند که روند استخدام را از ابتدا شروع کنند یا خیر. در این صورت، کارمندان استخدام باید درمورد تنظیم یا تغییر روند استخدام به منظور ارائه کاندیداهای مطلوب، بحث کنند.
12. بررسی مرجع
بررسی‌های مرجع باید هرگونه اطلاعات مرتبط را که داوطلب در مورد شغل قبلی به اشتراک گذاشته است مانند عملکرد شغلی، تجربه، مسئولیت‌ها، رفتار در محل کار و غیره را تأیید کند.
13. پیشنهاد شغلی
پس از مشخص شدن کاندیدای مورد نظر، سازمان باید پیشنهاد اولیه را ارایه کند. در این بسته پیشنهادی باید حقوق، مزایا، زمان مرخصی، تاریخ شروع، حق جدائی احتمالی، خط مشی دورکاری، شامل تجهیزات شرکت و سایر شرایط و ضوابط شغل تعیین شود. مذاکرات احتمالاً دنبال خواهد شد. بنابراین، کارشناسان استخدام باید تعیین کنند که کدام یک از عناصر بسته پیشنهادی قابل مذاکره هستند و کدام یک نیستند. روال است که شرایطی مانند حقوق، برنامه کاری انعطاف‌پذیر و کار از راه دور قابل مذاکره باشند.
14. استخدام
پس از مذاکرات، به محض پذیرفتن پیشنهاد شغلی، داوطلب استخدام می‌شود. یک بسته پیشنهادی پذیرفته‌شده فرآیند پر کردن مدارک مربوط به استخدام را آغاز می‌کند.
15. جامع پذیری
استخدام کارمند جدید روند استخدام را به پایان نمی‌رساند. بهره‌گیری از همکار جدید خود به روشی خوشایند و حرفه‌ای به ادغام آنها کمک می‌کند به گونه‌ای که زمینه را برای ایجاد یک رابطه طولانی مدت بین آنها و شرکت فراهم می‌کند. نامه خوش آمدگویی اکیداً توصیه می‌شود. از آنجا، مدیریت مربوطه باید قبل از شروع کار در فرایند جامعه پذیری سازمانی با کارمند تماس بگیرد تا از آنها در سازمان استقبال کند. فضای کار آنها باید قبل از روز اول آماده، تمیز و مجهز به مدارک و اعتبار لازم باشد. اگر جهت‌گیری بخشی از روند پردازش است، مطمئن شوید که کارمند شما درک درستی از انتظارات و برنامه‌ریزی آن رویدادها دارد. در آخر، به کارمند جدید خود یک مربی اختصاص دهید، که به آنها کمک می‌کند تا در موقعیت جدید و سازمان خود استقرار پیدا کنند و آنها را برای رشد و موفقیت درازمدت تنظیم کنید.
