چرا باید به طراحی محیط کار اداری اهمیت داد؟

محیط اطراف ما چه اتاقمان، خانه یا محله‌ای که در آن زندگی می‌کنیم باشد و چه محل کارمان، به طور ناخودآگاه روی ابعاد روانی و احساسی ما تاثیر می‌گذارد. به همین دلیل است که شرکت‌های پیشرو مثل گوگل برای انتخاب طراحی محیط کار اداری، فضای شاد و مفرحی را در نظر می‌گیرند تا راه بروز خلاقیت کارکنان مستعد خود را هموار کنند. هرچه فضای کاری شادتر، کارکنان خوشحال‌تر و در نتیجه خلاق‌‌تر ‌که همین مساله منجر به نوآوری و پیشرو بودن سازمان منجر خواهد شد.

امروزه مطالعات روانشناسی نشان می‌دهند که دقت به نحوه طراحی محیط اداری صرفا یک کار فانتزی یا لوکس نیست که تنها فایده‌اش هزینه تراشیدن برای سازمان باشد؛ بلکه تاثیر مستقیم روی راندمان کاری و در نتیجه سودآوری سازمان دارد. برای آگاه‌تر شدن نسبت به این موضوع در ادامه مقاله با ما همراه باشید.

اهمیت طراحی محیط کار

همه ما برای یکبار هم که شده وارد سازمانی شده‌ایم ‌که از میزان کسل‌کننده بودن فضای آن تاثیر گرفته باشیم و وقتی به خانه برگشتیم زمانی را به استراحت سپری کرده‌ایم تا کرختی فضایی که تجربه کردیم را از بین ببریم. حال خود را به جای کارمندان این اداره تصور کنید که هر روز باید 8 ساعت در چنین فضایی وقت بگذرانند ضمن اینکه با چالش‌های کاری هم مواجه خواهند بود.

تاثیر طراحی محیط کار اداری بر روان انسان

در خصوص اهمیت محیطی که انسان در آن زندگی یا کار می‌کند مباحث فراوانی صورت گرفته است. ساده‌ترین این موضوعات که می‌توان گفت دیگر همه آن را شنیده‌ایم ‌بحث فنگ شویی است. اگر به روحیات خود هنگامی که در یک جای زیبا و مرتب هستیم توجه کنیم و آن را با زمانی که در یک محیط شلخته هستیم مقایسه کنیم، متوجه می‌شویم که بدون تردید آنچه که در اطراف خود می‌بینیم یا حس می‌کنیم روی خلق‌وخوی ما تاثیرگذار خواهد بود.

نظم و ترتیب مرحله اول اصول فنگ‌شویی یک محیط است. اما روان ما نسبت به رنگ‌ها، دمای محیط و دکوراسیون اطراف نیز واکنش دارد که البته شاید درک نسبت به درک نظم یا شلختگی برایمان سخت‌‌تر ‌باشد. بهتر است در این خصوص نظر صاحبنظران و کسانی که برای مطالعه تاثیر محیط کار روی سلامت و بازدهی کارکنان وقت صرف کرده‌اند را بپذیریم. مطالعات زیادی نشان می‌دهند که چگونگی فضا و دکوراسیون محیط کار تاثیر مستقیم روی میزان شوق، تمرکز و… کارمندان دارد.

چرا توجه به دکوراسیون محیط اداری اهمیت دارد؟

امروزه در مباحث مدیریت کسب‌وکار دیگر شک و شبهه‌ای در این خصوص که موفقیت سازمان و منابع انسانی با یکدیگر گره خورده‌اند، وجود ندارد. اگر به این نکته دقت کنیم که نیروها یک سوم از روز خود را در محیط کار می‌گذرانند، متوجه اهمیت این موضوع خواهید شد. می‌توان گفت به همان میزان که محیط خانه برایمان مهم است و در انتخاب و چینش وسایل آن دقت می‌کنیم تا زمانی که در خانه هستیم آرامش بیشتری از محیط دریافت کنیم، باید در طراحی دکور محیط اداری نیز دقت به خرج دهیم.

اگر نیروها با انگیزه و شوق سر کارشان حاضر شوند، قطعا عملکرد بهتری خواهند داشت. این موضوع هم‌چنین منجر به رشد عملکرد کلی سازمان خواهد شد. باید بپذیریم که رابطه میان منابع انسانی و سازمان نیز مثل دیگر روابط از یکسری قوانین تبعیت می‌کند که مهمترین آن احساس دو طرفه بودن اهمیت رابطه برای طرفین است. به این معنی که هرچه منابع انسانی سازمان احساس کند که سازمان به آن‌ها و نیازهایشان اهمیت می‌دهد، آن‌ها نیز به خواسته‌های سازمان اهمیت بیشتری خواهند داد. تا جایی که می‌توان گفت به احساس مشترک المنافع بودن دست پیدا می‌کنند. به این معنی که وقتی سازمان برای نیروها هزینه می‌کند، آن را جدا از هزینه‌‌‌هایی که باید برای خود بکند نمی‌‌بیند و از طرفی نیروها نیز منافع سازمان را جزء منافع خود می‌دانند و بدون خساست و با شوق برای آن وقت و انرژی صرف می‌کنند. چرا که مطمئن هستند در رشد سازمان و منافعی که کسب می‌شود سهیم خواهند بود.

یکی از مصادیق اهمیت دادن کارفرما به کارکنان چگونگی فضای اداری است. اگر کارکنان احساس کنند که صاحبان کسب‌وکار برای راحتی ایشان در محیط کار ارزش قائل هستند و به چگونگی تقسیم‌بندی فضای کار به نحوی که منابع انسانی حین کار آرامش داشته باشند اهمیت می‌دهند، انگیزه بیشتری برای حضور در محل کار پیدا خواهند کرد.

طراحی محیط کار اداری

به مدیران پیشنهاد می‌‌کنیم که فضاهای اداری خود را هدفمند و براساس روال کاری که با توجه به حوزه کاریشان تعریف می‌‌شود طراحی کنند. در واقع روی طراحی آن به اندازه کافی فکر کنند. همانطور که روی جایگاه سرویس بهداشتی و حمام یا اتاق خواب در طراحی خانه‌ها ‌با توجه به کارکردی که هریک دارند باید فکر کرد، در خصوص اتاق حسابداری، اتاق مدیریت، اتاق کارگزینی و … نیز با توجه الزاماتی که هریک دارند باید فکر کرد و بهترین قسمت را برای هر یک در نظر گرفت. در ادامه به دیگر نکاتی که در طراحی فضاهای اداری باید مورد توجه قرار گیرند اشاره خواهیم کرد.

نکات طراحی محیط کار اداری:

• رنگ در طراحی اداری

رنگ‌ها ‌این قابلیت را دارند که روی قسمت‌های مختلف مغز اثر بگذارند. حتما شنیده‌اید ‌که می‌‌گویند برای بچه‌ای که غذا نمی‌‌خورد در ظرف‌های به رنگ زرد غذا بریزید. با شناخت روانشناسی رنگ‌ها ‌و انتخاب رنگ مناسب، می‌‌توان از ایجاد تنش در محیط کاری کاست و حس شادابی را افزایش داد. می‌‌توان فضایی را با استفاده از بازی رنگ‌ها ‌بزرگتر یا کوچکتر جلوه داد. البته نوع کفپوش، نوع و چگونگی پارتیشن‌بندی، نورپردازی داخلی و هم‌چنین استفاده از آینه هم می‌‌تواند روی احساس ما نسبت به ابعاد فضا اثرگذار باشد.

• مبلمان در دکوراسیون اداری

طبق مطالعاتی که در حوزه سلامت کارمندان صورت گرفته، بالغ بر 80 درصد کارمندان دچار آسیب‌های فیزیکی ناشی از ارگونومیک نبودن مبلمان اداری خود هستند. این مشکلات اغلب در نواحی شانه، کمر، گردن و پاها خود را نشان می‌‌دهند.

• گیاهان در طراحی فضای اداری

بدون شک یکی از موثرترین عوامل در روحیه کارکنان و بالا بردن کیفیت فضای کاری استفاده از گیاهان است.

• دمای مناسب محیط کار

معمولا دمای 20 الی 25 درجه سلسیوس یا 68 تا 76 درجه فارنهایت را دمای مناسب محیط کار می‌‌دانند که امروزه این مورد با استفاده از دستگاه‌های اتوماتیک کاملا قابل کنترل است.

• نور طبیعی در فضای اداری

بدون تردید اتاق‌‌‌هایی که از نور طبیعی بهره می‌‌برند فضاهای شاداب‌‌تر ‌و پر جنب‌وجوش‌تری خواهند داشت. زیرا نور خورشید روی سلامت جسمی و روحی انسان‌ها ‌تاثیر بسزایی دارد. تحقیقات نشان می‌‌دهند که روحیه کارکنانی که از پنجره به محیط بیرون از سازمان دید دارند، به نسبت کارکنانی که اتاقشان چنین امکانی ندارد، بهتر است. پیشنهاد می‌کنیم پرده‌ای برای پنجره‌های اتاق‌ها ‌انتخاب کنید که مانعی برای دسترسی به نور طبیعی ایجاد نکنند.

• نظم در طراحی داخلی فضای اداری

برای این موضوع باید با فکر کردن در خصوص ارتباط واحدها با یکدیگر یا مزاحمت‌های احتمالی کار یک واحد برای واحد دیگر و به طور کلی براساس فرآیند کاری که در سازمان انجام می‌‌گیرد، تصمیم‌گیری شود.

• اختصاص فضایی برای غذاخوری

بهتر است فضایی غیر از اتاق کار برای صرف نهار کارمندان در نظر گرفته شود. این موضوع هم از لحاظ بهداشت محیط کار اهمیت دارد و هم از لحاظ تمرکز کاری کارکنان.

• اختصاص فضایی به منظور استراحت

اختصاص فضاهایی برای گفتگو یا بازی کردن کارکنان با یکدیگر، فضاهای خصوصی و مکانی برای قرار دادن لوازم شخصی ایشان، در میزان رضایت کارمندان از محیط کار بسیار اهمیت دارد.

انواع سبک‌های دکوراسیون فضای اداری

برخی طراحان دکوراسیون داخلی انواع سبک‌های طراحی برای یک فضای اداری را در 4 دسته کلاسیک، نئوکلاسیک، مدرن و مینیمال تقسیم‌بندی می‌‌کنند که در ادامه توضیح مختصر در خصوص هر یک ارائه خواهیم کرد:

• دکوراسیون کلاسیک: این سبک بیشتر در سازمان‌های معروف و برای فضاهایی که می‌‌خواهند لوکس به نظر بیاید مثل اتاق مدیریت استفاده می‌‌شود.
• دکوراسیون نئوکلاسیک: می‌‌توان گفت این سبک چیزی بین سبک‌های کلاسیک و مدرن است. در واقع وقتی سلیقه‌مان به سبک کلاسیک نزدیک باشد اما امکان هزینه کردن در آن حد را نداشته باشیم، این سبک کمک می‌‌کند که با هزینه کم، چیزی شبیه به آن را برای دفتر کار خود طراحی کنیم.
• دکوراسیون اداری مدرن: بسته به نوع اجناس و کیفیتی که برای لوازم این طراحی خریداری می‌‌شود، می‌‌توان گفت که نسبت به سبک‌های کلاسیک و نئوکلاسیک طراحی ارزانتری است. قابل ذکر است که طبق آمار انتخاب بیشتر مدیران این سبک از طراحی است چرا که در عین سادگی می‌‌تواند زیبا و چشم‌نواز نیز باشد.
• دکوراسیون اداری مینیمال: این دکوراسیون مناسب دفترهای کوچک است. در این طراحی فقط از لوازم ساده و کاربردی در یک فضای اداری بدون هیچ چیز اضافه‌ای استفاده می‌‌شود.

سخن آخر

بخاطر داشته باشید که بهترین دکوراسیون برای هر کسبو‌کاری، با توجه به ماهیت آن کار قابل طراحی است. برای مثال امروزه برای بسیاری از استارتاپ‌ها ‌فضای کاری پلان باز یا Open Office گزینه مناسبی است چرا که افراد دائما باید با یکدیگر در ارتباط باشند و برای کارهایی که به تمرکز و سکوت نیاز دارند قطعا مدل‌های سنتی که فضاهای خصوصی برای کارمندان در نظر گرفته می‌‌شد گزینه مناسب‌تری خواهند بود. البته نا گفته نماند که امروزه بسیاری از بیزینس‌ها ‌به هر دو مدل فضای کاری نیاز دارند.

در خصوص استفاده از رنگ‌ها ‌و سبک دکوراسیون نیز نیز ماهیت کسب‌وکار بسیار موثر است. برای مثال رنگ طلایی با دکوراسیون سبک کلاسیک برای بیزینسی که کار تشریفات می‌‌کند گزینه مناسبی است ولی این ترکیب برای یک دفتر تبلیغات که مفهوم خلاقیت در آن بیزنس حرف اول را می‌‌زند گزینه مناسبی نخواهد بود.