آنچه هر مدیر منابع انسانی باید در مورد معارفه و برنامه جامعه پذیری کارکنان بداند
ده ها سال است که سازمان‌ها برای نیروی جدید خود جلسه معارفه با سازمان ترتیب می‌دهند و این موضوع تاریخچه طولانی دارد، اما فرآیند جامعه پذیری کارکنان موضوعی جدید است. البته که سازمان‌های با عملکرد بالا، خود را ملزم می‌دانند که هر دو را انجام دهند. اما چگونه از به وجود آمدن ابهام در این مسائل، انجام کارهای تکراری و ایجاد سردرگمی جلوگیری کنید و نیروی مستعد تازه استخدام شده خود را حفظ کنید؟
پاسخ: با درک تفاوت‌های بین موضوع معارفه و جامعه پذیری سازمانی و اطمینان از اینکه هر دو را به درستی انجام می‌دهید. این مقاله برخی از تفاوت‌های کلیدی را نشان می‌دهد، اما به خاطر داشته باشید که در عمل ممکن است با مقداری تضاد و تناقض مواجه شوید چرا که هر سازمانی متفاوت از دیگری است.
برنامه معارفه شامل چه مراحلی است؟
۱. آشنایی و یکپارچگی عملی و فنی با سازمان
آشناسازی کارمند با سیستم‌های بوروکراتیک، سلسله مراتبی و تکنولوژیکی مجموعه که در سراسر سازمان جریان دارند استفاده می‌شود. با این کار نیروهای جدید قدم اول برای ارتباط با سیستم را برخواهند داشت. در اصطلاح لاتین به سیستم پلاگین یا وصل می‌شوند.
۲. پر کردن فرم
نقاط عطف اداری خاصی در شروع یک کار وجود دارد که دیگر تکرار نمی‌شوند (مگر برای به‌روزرسانی اطلاعات). این مرحله شامل دریافت اطلاعات نزدیکان، جزئیات حساب بانکی، ملزومات فناوری اطلاعات و فرم‌های ثبت‌نام برای مزایای کارکنان می‌شود.
۳. ردوبدل کردن اطلاعاتی شامل نیازهای اساسی انسانی
مثلا از کجا می‌توانم آب خوردن پیدا کنم؟ سرویس‌های بهداشتی کجا هستند؟ چگونه غذای خود را گرم کنم؟ ایستگاه اتوبوس کجاست؟ کجا پارک کنم؟ همه این سؤالات باید در طول جلسه معارفه پوشش داده شوند.
۴. عبور از شیب تند منحنی جامعه پذیری کارکنان
در هر فعالیت معارفه‌ای یک اشباع اولیه از اطلاعات اتفاق می‌افتد. اما چون معارفه در مدت زمان محدودی صورت می‌گیرد بسته به پیچیدگی شغل، تعداد افراد سازمان و میزان وابستگی‌های بخش‌های مختلف سیستم در سازمان، این آموزش اولیه به سرعت افت خواهد کرد.
۵. برقرار کردن ارتباطات اجتماعی برای ایجاد انس و آشنایی
اغلب اوقات معارفه ملاقات و احوالپرسی با کارکنان و همکاران کلیدی را دربرمی‌گیرد. این کار برای معرفی سریع آشنایی اولیه طراحی شده است؛ از جمله اینکه چه کسی چه کاری انجام می‌دهد؟ نیروی جدید سوالاتش را باید از چه کسی بپرسد؟ به جای ایجاد قوانین الزام‌آور برای تسهیل کار تیمی و همکاری، که این کار در واقع از پیش نیاز و پشتیبان فرآیند جامعه پذیری کارکنان است.
باید الزامات قانونی خاصی را پوشش دهد: جمع‌آوری داده‌های خاص کارمند در طول دوره مقدماتی یا معارفه مورد نیاز است و بنابراین این مرحله می‌تواند فرآیند رسمی‌تری نسبت به جامعه پذیری داشته باشد.
۶. ایجاد ارتباطی دوطرفه و متمایل به معامله
سازمان اطلاعات کلیدی را به کارمند می‌دهد، مانند اینکه هر کسی در سازمان چه نقشی دارد و کارمندان اطلاعات کلیدی مانند اطلاعات شخصی‌شان را به سازمان می دهند. این فرآیند دو طرفه است، اما اطلاعات بسیار ساختار یافته است و به طور موثر ارتباط برقرار می‌کند، مانند فرم‌ها یا شبکه داخلی شرکت.
فرآیند جامعه پذیری کارکنان چه مواردی را شامل می‌شود؟
شامل برنامه‌های بلندمدت و مبتنی بر رابطه است: الگوهای منتورینگ و سیستم‌های «صمیمانه» برای تسهیل درک کارکنان از سازمان و نحوه بکارگیری مؤثر مهارت‌هایشان طراحی شده باشد، می‌تواند بخشی از یک برنامه طولانی مدت فرآیند جامعه پذیری کارکنان باشد.
در مورد فرآیندهای بین فردی است که وجود سرعت در این فرآیندها تنها با قربانی کردن کیفیت امکان‌پذیر است: اجتماعی شدن و اعتمادسازی را نمی‌توان تسریع کرد، به این معنی که هر برنامه‌ای برای تسهیل آنها بخشی از یک برنامه حضوری است، نه یک برنامه القایی. هم اجتماعی شدن و هم اعتمادسازی برای کار تیمی و همکاری ضروری هستند.
درک را با عملکرد مرتبط می‌کند: عملکرد بالا بدون داشتن پیش زمینه و درک کامل از سازمان دشوار است، که هر دوی اینها را نمی‌توان به سرعت به دست آورد. برنامه‌های جامعه پذیری به ایجاد پیش زمینه و درک از سازمان کمک می‌کنند: این دانش، ضمن ارتباطات جدیدی که افراد برقرار می‌کنند و اطلاعات جدیدی که یاد می‌گیرند، حاصل می‌شود.
اطلاعات را با بحث و توسعه ترکیب می‌کند: استراتژی‌ها، نقشه‌های راه، هدف رهبری، اهداف سه ساله و KPIهای سطح بالا باید بخشی از برنامه اجرایی باشد. این موارد نه تنها به ارائه اطلاعات (مانند اسناد) بلکه به بحث و گفت و گو نیز نیاز دارند. از این طریق کارمند بتواند اطلاعات انتزاعی خود را، به اقدامات ملموس و قابل اجرا در نقش خود تبدیل کند.
بیشتر از دوره القایی دوام می‌آورد: بسته به ارشدیت نقش، پیچیدگی سازمان و درک سازمان از اهمیت پویایی بین فردی، اثر فعالیت‌های معارفه، بین چند هفته تا چند ماه می‌تواند طول بکشد.
به احتمال زیاد قبل از پیوستن کارمند به شرکت شروع می‌شود: از آنجایی که فرآیند جامعه پذیری کارکنان به منظور باز کردن ذهن کارمندان در خصوص اطلاعات جدید و به وجود آوردن شرایطی برای پذیرش و گسترش این اطلاعات در ذهنشان صورت می‌گیرد، سازمان‌های پیشرو و آینده‌نگر اطلاعات کلیدی را پیشاپیش برای کارکنانشان ارسال می‌کنند. این کار به کارمندان کمک می‌کند تا هرچه سریع‌تر بتوانند در ایجاد ارزش افزوده برای سازمان ایفای نقش کنند.
به همسویی کارفرما/کارمند کمک می‌کند: هر چه کارکنان بیشتر در مورد انتظارات سازمان و ارزش‌های اصلی آن بدانند، بیشتر می‌توانند در راستای منافع سازمان تصمیم بگیرند.
یک فرآیند دو طرفه است که حول اطلاعات کمتر ساختار یافته می‌چرخد: اطلاعات از کارفرما به کارمند و بالعکس جریان می‌یابد، اما بخش زیادی از اطلاعات بدون ساختار و مبتنی بر ساختارهای انسانی، مانند ایده‌ها و نیازها، و همچنین دانش ضمنی هستند. اطلاعات ساختارمندتر به اشتراک گذاشته شده در طول هر معارفه‌ای می‌تواند متفاوت از دیگری باشد.
اگر هنوز به دنبال بهبود فرآیندهای جامعه پذیری کارکنان یا معارفه در سازمان خود نیستید لطفا حتما یک بار دیگر این مقاله را به دقت بخوانید تا به اهمیت ایجاد احساس خوشایند در استخدام‌های جدید واقف شوید.
