ارزیابی عملکرد کارکنان معمولا به عهده تیم منابع انسانی یا مدیریت است. آن‌ها این کار را یا براساس قالب‌های استاندارد موجود انجام می‌دهند یا اینکه خودشان در سازمان یک قالب را طراحی و تدوین کرده و براساس آن به ارزیابی عملکرد کارکنان می‌پردازند. اهمیت آزمون ارزیابی از این موضوع نشات می‌گیرد که به سازمانها کمک می‌کند تا بر چگونگی عملکرد کارکنان خود کنترل داشته باشند و از این که کسب‌و‌کارشان در مسیر درست اهدافشان حرکت می‌کند یا نه آگاهی پیدا می‌کنند.
در ادامه این مقاله سایت testpro.ir با ما همراه باشید.
فرم ارزیابی عملکرد کارکنان
در جلسات محاسبه ارزیابی کارکنان، فرمی به نام ارزیابی عملکرد کارکنان نیز وجود دارد. این فرم به افزایش دقت در فرآیند ارزیابی کمک قابل توجهی می کند. چرا که مکتوب و مستند کردن هر چیز احتمال خطا و فراموشی را به صفر می رساند. یک ارزیابی درست و به موقع نرخ بازدهی و بهره وری کارکنان را افزایش می دهد. چرا که در این صورت وقتی نیرویی که عملکرد مناسبی ندارد وقتی به صورت مکتوب و مستند با عملکرد خود مواجه می شود، دیگر نمی تواند با اعتراضات شفاهی کارفرما مخالفتی داشته باشد. بنابراین در صورت تمایل به ادامه همکاری تلاش خود را افزایش خواهد داد. به طور کلی این موضوع می تواند باعث رضایت هر چه بیشتر کارکنان و کارفرمایان شود.
یک فرم ارزیابی عملکرد چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
در تدوین یک فرم سنجش عملکرد فاکتورهای زیر را مد نظر قرار دهید:
- در این فرم باید مشخص کنید که وظیفه کارمندان در سازمان شما چیست و چگونه انجام شده است.
- همه کارکنان یک ردیف شغلی را با یک فرم ارزیابی عملکرد بسنجید.
- سعی کنید شاخص‌های سنجش عملکرد کارکنان موجود در فرم، واقع گرایانه و متناسب با توانایی کارکنان باشد.
- برخی از معیارها ممکن است عمومی و بین تمام ردیف‌های شغلی مشترک باشند.
- بعد از تعیین معیارها، دامنه و وزن آن‌ها را مشخص کنید و سپس با توجه به آن فرم ارزیابی عملکرد کارکنان را طراحی کنید.
اجرای نظام ارزیابی عملکرد کارکنان به صورت گام به گام
یک تقسیم‌بندی مناسب برای اجرای نظام ارزیابی عملکرد کارکنان از تقسیم آن به اجزای کوچک شروع می‌شود. برای آشنایی با چگونگی تفکیک این کار به گام های کوچک در ادامه با ما همراه باشید:
گام اول) تنظیم فرم، شاخص و پرسش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان
در وهله اول یک فرم مناسب برای این کار طراحی کنید و سپس سایر مراحل نظام ارزیابی عملکرد کارکنان را با توجه به آن پیش ببرید. فرم ارزیابی عملکرد پرسنل را با توجه به هدفی که برای کارمند در نظر گرفته‌اید، تدوین کنید.
گام دوم) بررسی را با توجه به فرم نظام ارزیابی عملکرد کارکنان آغاز کنید
موعد خاصی برای ارزیابی رسمی عملکرد کارکنان در نظر بگیرید، اما به صورت غیر رسمی و در حین کار نیز آن‌ها را زیر نظر داشته باشید.
نکته دیگری که در این زمینه وجود دارد، آمادگی برای جلسه ارزیابی عملکرد است. با توجه به اطلاعاتی که از کارمند مورد نظر و عملکرد سالانه او در شرکت دارید، یک بررسی کلی انجام دهید. شما در جایگاه مدیر سازمان نقش یک مربی را دارید. پس باید بازخوردهای به دست آمده را به کارمندان انتقال دهید و به آن‌ها در جهت بهبود کمک کنید. بنابراین لازم است با اطلاعات کامل وارد جلسه ارزیابی عملکرد شوید. هنگام بررسی به سه نکته مهم توجه کنید:
- دلیل ضعف کارمندانی که نتیجه مطلوبی به دست نیاورده‌اند را بررسی کنید. اگر مشکلی وجود دارد، برای حل آن اقدام کنید و اگر تمام تلاش خود را کرده اید اما اصلاح نشده، برای اخراج یا جریمه او اقدام نمایید.
- اگر کارمندی عملکرد خوبی دارد اما نیازی به تغییر پست او نیست، او را تشویق و با ارائه پاداش به او در حفظ عملکرد خوبش کمک کنید.
- اگر کارمندی عملکرد ایده‌آل دارد و قصد دارید رتبه او را ارتقا دهید، با او درباره مسئولیت‌های جدیدش صحبت و برای ارائه آموزش‌های لازم برنامه ریزی کنید.
گام سوم) اطلاعات به دست آمده را تحلیل و مدیریت کنید
پس از طی کردن مراحل ارزیابی عملکرد کارکنان، اطلاعات بسیاری درباره آن ها دارید. از نحوه عملکرد اعضا آگاهی دارید. پس می‌توانید رویکردهای مدیریتی لازم برای بهبود عملکرد سازمان را اتخاذ کنید. هم چنین خوب است که هنگام چیدن استراتژهای جدید و برنامه ریزی‌های آینده به آنچه از اجرای نظام ارزیابی عملکرد کارکنان به دست آورده‌اید نیز نیم نگاهی داشته باشید.
نکاتی که باید در نظام ارزیابی عملکرد کارکنان به آن توجه داشته باشید
در قسمت‌های قبلی فرایند کلی ایجاد بهترین نظام ارزیابی عملکرد را گفتیم. اما نکاتی وجود دارد که حین انجام کار باید به آن‌ها توجه داشته باشید.
- صادقانه انتقاد کنید و بازخورد ارائه دهید.
- در کنار انتقاد، راهکاری برای حل مشکل نیز به کارمندان ارائه کنید.
- مقایسه کارمندان کار درستی نیست زیرا بین آن‌ها رقابت ناسالم ایجاد می شود. هم چنین مقایسه باعث تک روی کارکنان می‌شود که به ضرر سازمان است.
- فقط عملکرد کارمندان را ارزیابی کنید. برخی از کارفرمایان شخصیت کارکنان خود را بررسی می‌کنند یا بیان اشتباهی دارند. به عنوان مثال به یک کارمند می‌گویند: تو همیشه در مذاکره با مشتری سهل انگاری می‌کنی. حتی اگر کارمند همیشه سهل انگاری می‌کند، باز هم بیان این موضوع بدین شکل اشتباه است. سعی کنید برای او مثال بزنید. یعنی بگویید: شما در مذاکره با آقای امینی، سهل انگاری کردی و درباره مزیت‌های رقابتی شرکت به او چیزی نگفتی.
- با کارمندان خود مذاکره کنید تا بتوانید دلیل ضعف یا قوت آن‌ها را به دست آورید و از آن در راستای بهبود و پیشرفت استفاده کنید.
- در دوره بین دو جلسه ارزیابی عملکرد کارکنان، عملکرد آن‌ها را به دفعات زیاد اما در زمان کوتاه‌تر بررسی کنید. مثلا می‌توانید آخر هر هفته، یک ساعت را برای سنجش عملکرد کل منابع انسانی بگذارید.
گزارشی از یک نمونه واقعی ارزیابی عملکرد
نظر به اهمیت ارزیابی عملکرد کارکنان در سازمانها (به عنوان مراکزی که وظیفه نظم بخشیدن فعالیت بشری را بر عهده دارند ) به منظور اطمینان ار هم خوانی تلاشهای فردی با هدفهای تعیین شده به عنوان بخشی از فرایند کنترل و تاثیر متقابلی که ارزیابی عملکرد مطلوب با انگیزش شغلی کارکنان دارد. در تحقیق حاضر ”رابطه نمره ارزیابی عملکرد مدیران مقطع متوسطه و میزان انگیزش شغلی ایشان” مورد بررسی قرار گرفته که به نوبه خود می تواند واقعیتهایی را طرح نماید. جامعه آماری این تحقیق شامل کلیه مدیران مقطع متوسطه دولتی و روزانه است که حداقل در دو سال گذشته (از سال تحصیلی 79 تاکنون) متصدی پست مدیریت در نواحی هفتگانه مشهد بوده اند که شامل 191 نفر می باشند، از این تعداد 169 نفر به آزمون ها پاسخ کامل افراد جامعه آماری صورت گرفته است از شیوه سرشماری بهره گیری شده است. در این پژوهش 2 دسته اطلاعات مختلف شامل نمره ارزیابی عملکرد و نمره انگیزش شغلی مدیران فوق، مورد بررسی قرار گرفته است که با استفاده از اطلاعات بدست آماده وجود ارتباط بین نمره ارزیابی عملکرد ومیزان انگیزش بغلی مدیران جامعه آماری به آزمون گذاشته شد. ابزار اندازه گیری در این پژوهش:
- نمره ارزیابی عملکرد مدیران مذکور است که از طریق واحد ارزیابی کارگزینی نواحی بدست آمد
- آزمون انگیزش شغلی مدیران یاد شده است که توسط ایشان تکمیل گردیده است
برای یافتن ارتباط بین این دو متغیر از روش ”همبستگی یا همخوانی” پیرسون استفاده گردیده و برای آزمون سوالات فرعی یعنی مقلیسه و بررسی تفاوتهای موجود بین میان رابطه های مشاهده شده در گروههای مستقل بر چسب جنسیت، مدرک تحصیلی، رشته تحصیلی، سابقه کاری و ناحیه محل اشتغال این گروه مدیران از آزمون z استفاده شده است. پس از بررسی و تجزیه و تحلیل اطلاعات نتایج ذیل حاصل گردید:
1 – بین نمره ارزیابی عملکرد مدیران فوق با میزان انگیزش شغلی ایشان در سطح (a=0.05) رابطه ای معنادار مشاهده نگردید.
2 – و بین رابطه مشاهده نمره ارزیابی عملکرد و میزان انگیزش شغلی مدیران یاد شده بر حسب جنسیت،مدرک تحصیلی، رشته تحصیلی، سابقه کاری، و ناحیه محل اشتغال با توجه به z مشاهده شده اختلاف معناداری مشاهده نشد.
بنابراین می توان نتیجه گیری کرد که نمره ارزیابی عملکرد مدیران مذکور بر روی انگیزش شغلی ایشان تاثیری نداشته و بالعکس کسانی که دارای انگیزش شغلی بالا هستند نمره ارزیابی عملکرد بالایی کسب نکرده اند که خود تجدید نظر در عوامل ارزیابی، شیوه ها و ارزیابی کنندگان را می طلبد و از سوی دیگر می توان نتیجه گیری کرد که عوامل تاثیر گذار بر عملکرد و انگیزش بسیار متنوع و پیچیده است.
کارکرد فرآیند ارزیابی کارکنان
آزمون ارزیابی عملکرد کارکنان کمک می کند تا عملکرد پرسنل را در زمینه ها بهره وری، نقاط قوت و ضعف و… بررسی می کند. این ارزیابی در آینده تبدیل به معیاری برای افزایش حقوق، ارتقا و یا عزل کارمندان باشد. یک مجموعه از اهداف مشخص برای ارزیابی عملکرد کارکنان به مدیران کمک می کند تا یک مزیت رقابتی نسبت به دیگر رقبا به دست آورند. مدیران می توانند به وسیله آن تصمیماتی منطقی تر را برای توسعه و پیشرفت کسب و کار خود اتخاذ کنند.
