ابزار مدیریت منابع انسانی و بکارگیری آن در فرایندهای مختلف سازمانی
امروزه سازمانها با استفاده از ابزار مدیریت منابع انسانی هم میتوانند کارکنان را راضی نگه دارند و هم درجهت بهبود عملکرد سازمان، گامی مهم و مؤثر بردارند. استفاده از ابزارها انجام کارهای مدیران منابع انسانی را از استخدام گرفته تا ارزیابی عملکرد را بسیار ساده میکند. با استفاده از راهکارهای هوش تجاری شما میتوانید اطلاعات موجود در نرم افزارهای منابع انسانی خود را تجمیع کنید و گزارشهای لحظهای از وضعیت منابع انسانی سازمان خود مشاهده کنید و فرایندهای خود را به راحتی میتوانید با استفاده از ابزارهای آنلاین منابع انسانی اتوماتیک کنید.
سیستم مدیریت منابع انسانی
هر سازمانی فرایندهایی برای کنترل سرمایه انسانی در خصوص مسائل حضور و غیاب، جذب نیرو و استخدام، محاسبه حقوق پرسنل و دستمزد آنها، بخشهای مربوط به آموزش، مسائل فرهنگی، امور رفاهی و … دارد. مدیریت و رهبری، توانمندی و استعدادی است که برخی از افراد به طور ذاتی از آن برخوردارند و برخی دیگر با استفاده از ابزارها و روشهای علمی آن را کسب میکنند. دانستن اینکه مدیران موفق برای رهبری موثر چه ابزارهایی بکار میبرند به دانش اکتسابی هنر مدیریت بستگی دارد. ابزارهای مدیریت منابع انسانی با دریافت اطلاعات کلی و جزئی از پرسنل یک سازمان فرآیندهای ذکر شده و مربوطه را برای مدیر و رئیس سازمان مربوطه تسهیل مینمایند.
چرایی استفاده از ابزار های مدیریت منابع انسانی در سازمانها
این نرمافزارها تضمین میکنند که جنبههای عملیات تجاری از جمله حقوق و دستمزد، مزایا، ردیابی زمان و… سادهتر انجام شوند. برای کسبوکارهای آنلاین، بهویژه در فضای دیجیتال، نرم افزار HR عملکرد ضروری دیگری که “عملیات از راه دور” است را فراهم میکند. به نحوی که همانند انجام کار بصورت حضوری مثمرثمر و کارآمد باشد. نرم افزار HR با دادن “مرکزیت” فضای کار به کارمندان و اعضای تیم، بهرهوری و همچنین سودآوری را افزایش میدهد. در ادامه مقاله به معرفی بیشتر و جزئیتری از این ابزار میپردازیم.
نحوه کار نرم افزار مدیریت منابع انسانی
یکی از مهمترین نقشهای نرمافزار مدیریت منابع انسانی اتوماسیون است اما از موارد دیگری که اهمیت زیادی در این حیطه ایفا میکنند میتوان به لیست زیر اشاره کرد:
- سازماندهی دادهها
- ایجاد گردش کار
- پیگیری پیشرفت و تاییدیهها
- ردیابی زمان
- آموزش و توسعه کارمندان
- ذخیره اطلاعات بصورت ایمن بصورت آنلاین
- ایجاد گزارشهای سفارشی برای تیمها
- یکپارچهسازی برنامههای شخص ثالث
- تنظیم و پیگیری اهداف
- مدیریت عملکرد
- مدیریت مزایا
- ثبت ورود و خروج کارمندان
- تغییرات دادهها در حسابرسی
واضح است که، نرم افزار مدیریت منابع انسانی میتواند در شرکت شما از مدیریت کارمندان گرفته تا گزارش دادهها، کارایی بسیاری داشته باشد.
ابزار مدیریت منابع انسانی و نقش آن در فرایندهای سازمانی
ابزارهای منابع انسانی طیف گستردهای از راهحلهای تکنولوژیکی هستند که به سازمانها کمک میکند تا فعالیتهای منابع انسانی روزانه خود را به طور موثر مدیریت کنند. ابزارهای مورد استفاده برای مدیریت منابع انسانی معمولا از قدرت اتوماسیون استفاده میکنند که به کارکنان واحد منابع انسانی اجازه میدهند در زمان صرفهجویی کنند، هزینهها را کاهش دهند و کارکنان خود را به راحتی مدیریت کنند.
فرایندهای منابع انسانی مبتنی بر سلسله مراتب طراحی شدهاند که ساماندهی به این مسائل به صورت دستی کاری دشوار و وقتگیر است. بنابراین از ضرورتهای هر سازمانی در اختیار داشتن یکی از ابزارهای مدیریت منابع انسانی مانند دستگاه حضور و غیاب محسوب میشود و به دلیل مزایا و فواید بسیاری که به همراه دارند انتخاب اکثر سازمانها و نهادها هستند.
این ابزارها تمام فرایندهای اصلی منابع انسانی از درخواستهای استخدام جدید تا مذاکرات خروج کارکنان را اداره میکنند. در صورت لزوم، سازمان میتواند یک نرم افزار ساده که وظایف روزمره مانند مدیریت تعطیلات، مدیریت زمان و دیگر مسائل را مدیریت کند انتخاب کنند. در کنار این موارد نرمافزارهایی را انتخاب کند که وظایف استراتژیک این واحد مثل استخدام و مدیریت عملکرد را نیز برعهده گیرد.
8 ویژگی برتر هر ابزار ایده آل مدیریت منابع انسانی
انتخاب ابزار مناسب جهت فرایندهای منابع انسانی یک فرایند پیچیده است چرا که برنامهریزی و ارزیابیهای دقیقی در این تصمیم دخیل است. برای این انتخاب لازم است که شما یک برنامه دقیق تهیه کنید، نیازهای سازمانی را ارزیابی کنید و راهحلهای موجود برای این نیازها را از قبل لیست کنید. در اینجا لیستی از ویژگیهای منابع انسانی که در نرم افزار خود باید داشته باشید را به شما معرفی خواهیم کرد:
- بهکارگیری آسان
- سرعت در استقرار و پیادهسازی
- امکان گزارشگیری و استفاده از گزارشات
- امکان ایجاد پورتالهای شخصی برای کارکنان
- امکان سفارشیسازی متناسب با نیازهای منحصر به فرد در سازمان
- امکان مقیاسپذیری به جهت سازگار شدن نرم افزار با رشد کسبوکار شما
- دسترسی از چند کانال مختلف
- ادغامهای یکپارچه با دبگر ابزارها
کاربرد ابزار و راهکار مدیریت منابع انسانی در سازمان
کمک به مدیریت و ساماندهی کارکنان مهمترین دلیل استفاده از ابزارها و سیستمهای مدیریت منابع انسانی است. در ادامه جزئیات کاربرد ابزارهای مدیریت منابع انسانی را برشمردهایم:
- این ابزارها با اطلاعاتی که از قبل برای هر پرسنل ثبت کردهاند را بکار میگیرند تا در آخر هر ماه یا بر اساس تصمیم مدیر، فرایند پرداخت حقوق آسانتر و دقیقتر شود.
- با این ابزار میتوان فرایند استخدام را با دقت و به آسانی انجام داد.
- با کمک این ابزارهای مدیریتی میتوانید اطلاعات و پرونده پرسنل را در اختیار داشته باشید و بررسی نمایید.
- میتوانید امور رفاهی و خدماتی برای هر پرسنل را تعیین نمایید.
- دستگاه حضور و غیاب از دیگر ابزارهای مدیریت منابع انسانی است که میتوانید تردد پرسنل، مرخصی کارکنان ماموریت یا اضافه کاریهای مربوط به هر شخص را بررسی نمایید.
- میتوان به کمک آنها وظایف هر کدام از کارکنان را شرح داد تا هر کس به طور دقیق با وظایف و فعالیتهای خود آشنا شود و انجام دهد.
مزایای استفاده از پلتفرم منابع انسانی
- امنیت و حفظ حریم خصوصی در ابزارهای مدیریت منابع انسانی برای کارکنان و پرسنل رعایت میشود.
- مدیران و مسئولان یک سازمان اسناد مربوط به کارکنان و پرسنل را به طور دقیق و منظم در اختیار داشته باشند.
- این ابزار با در اختیار داشتن اطلاعات به طور همزمان در یک مکان به طور امن، در زمان به طرز چشمگیری صرفهجویی خواهد کرد.
- میزان فعالیت ماهانه، میزان درستی انجام وظایف، حضورو غیاب به موقع، مرخصیهای ماهانه و روزانه و تمام فعالیتهای دیگر قابل تشخیص است و مدیر را در پرداخت پاداش یا حقوق ماهانه راهنمایی میکند.
- ارائه خدمات رفاهی و آموزشی به کارکنان دقیقتر صورت میپذیرد.
- مصرف کاغذ بسیار کاهش پیدا میکند.
- این ابزارها خطاهای انسانی و محاسباتی را به طور چشمگیری کاهش میدهند و در مواردی نیز به صفر میرسانند. چرا که نوعی ابزار حسابداری و محاسباتی هستند.
معرفی 15 نرمافزار و شرکت مدیریت منابع انسانی برتر در جهان
۱. Icims Talent Asquisition
به طور کلی وقتی صحبت از ابزارهای کاربردی منابع انسانی میشود که در سازمانها کارایی مفیدی داشتهاند، Icims Talent Asquisition به راحتی میتواند یکی از بهترین ابزارهای موجود باشد. این ابزار یکی از بزرگترین ارائهدهندگان راهحلهای جذب استعداد و استفاده از ابزارها به منزله استفاده از خدمات است. تفریبا 3200 سازمان در سراسر جهان از این نرمافزار برای سازماندهی مسائل مربوط به واحد منابع انسانی خود استفاده میکنند.این نرمافزار یک نرمافزار داخلی مناسب برای کارمندان است. برای سازمانهایی که به استفاده از ابزارهای منابع انسانی علاقهمندند این ابزار میتواند تا حد زیادی در تسریع و سادهسازی فرایندهای کشف استعداد در سازمان کمک کند. با بهکارگیری این نرمافزار مشاغل به بستری دسترسی دارند که آنها را قادر میسازد تا کارکنانی را انتخاب کنند که خدمات باکیفیتی ارائه میدهند، روند استخدام را بهبود بخشند، کاندیدهای مناسب را شناسایی کنند و با ایشان تعامل داشته باشند. علاوه بر این شامل ابزارهای مناسب سوشال مدیا، بهینهسازی موتورهای جستجو برای سایتهای کاریابی و ارسال آگهی کاریابی است.
۲. Freshteam
اگرچه Freshteam تمام امکانات مورد نیاز HR را ارائه میدهد؛ اما یکی از بهترین ویژگیهای این نرمافزار ردیابی متقاضیان و روند جذب برای کسبوکار است. اگر شرکت شما بطور منظم افرادی از جمله پیمانکاران و کارمندان نیمه وقت را استخدام میکند، فرشتیم یک راه حل عالی برای شما است که اطمینان میدهد که استخدامهای بالقوه به درستی ارزیابی شوند. سپس بدون اتلاف وقت و به طور کارآمد به تیم افزوده میشوند. وظایف منابع انسانی را ساده میکند زیرا ارتباطات در میان برنامهها بدون نیاز به خروج از سیستم عامل Freshteam انجام میشود. از آنجا که از امنیت کافی برای ذخیره اطلاعات کارمندان و متقاضیان برخوردار است، بستر مناسبی برای مشاغل دیجیتالی است که به طور منظم استخدام میکنند. اگر کمتر از 50 کارمند داشته باشید میتوانید از آن به صورت رایگان استفاده کنید.
۳. WorkBright
برای اعضای جدید تیم طراحی شده است. یک نرم افزار مبتنی بر فضای ابری است. در دستگاههای تلفن همراه بسیار درخشان عمل میکند. این ویژگی را هر نرم افزار مدیریت منابع انسانی ندارد. اعضای جدید تیم میتوانند همه اسناد خود را به صورت دیجیتال بارگذاری کنند.
۴. BambooHR
یک نرم افزار عالی برای کسبوکارهای کوچک و متوسط بشمار میرود. بامبواچآر به طور باورنکردنی کاربرپسند است. این موضوع پذیرش آن را آسان میکند. به شما امکان میدهد که اطلاعات پرسنل را به روشی منحصر به فرد سازماندهی کند. اگرچه ویژگیهای آن کمتر از Monday است. اما به عنوان یک نرم افزار ساده به بسیاری از مشاغل دقیقا همان چیزی را میدهد که بدون پیچیدگی به آن نیاز دارند.
۵. OnPay
نرمافزاری عالی برای حقوق و دستمزد شناخته میشود. میتواند برای نیازهای منحصر به فرد سازمان سفارشی شود. مبتنی بر فضای ابری، OnPay پردازش حقوق و دستمزد را ساده میکند. حتی ثبت مالیات و سایر پرداختها را به صورت خودکار انجام میدهد. OnPay به طور خاص برای نقشهای انسانی طراحی شده است. امکان بیمه، مزایا، برنامههای بازنشستگی و پرداخت هزینههای قرارداد را در یک سیستم ساده فراهم میکند. OnPay در مقایسه با نرمافزارهای مدیریت منابع انسانی نسبتا مقرونبهصرفه است.
۶. Paycor
به طور رسمی یک سیستم HCM (مدیریت سرمایه انسانی) و برای کنترل و نظارت بر سه وظیفه اصلی منابع انسانی ابزاری ایدهآل محسوب میشود: استخدام، منابع، حقوق و دستمزد.
Paycor بصورت بصری طراحی شده است و تمام فرایندهای تجاری را بهبود میبخشد و به عنوان یکی از بهترین ابزارها برای کمک به مقیاسبندی شرکتهای دیجیتال شهرت دارد. با استفاده از بیش از 30،000 مشاغل از Paycor از سال 2005، این نرم افزار در طول سالیان رشد کرده و تکامل یافته است. همچنان به ارائه راهحلهای منابع انسانی ادامه میدهد که در نهایت هزینههای عملیاتی را کاهش میدهد. این نرمافزار تحت مدیریت استیو آنتونی بالمر تاجر آمریکایی (مدیرعامل پیشین مایکروسافت) طراحی شده است.
۷. monday.com
از معروفترین نرمافزارهای مدیریت منابع انسانی در جهان که به مشاغل اجازه برقراری ارتباط با هرجای دنیا را میدهد. Monday را همتیمهای دورکار و همکاران حاضر در یک فضای اداری فیزیکی استفاده می کنند. از دلایل محبوبیت آن این است که همه چیز را به روشی بصری سازماندهی میکند.
۸. Rippling
یکی از بهترین نرم افزارهای موجود برای خودکارسازی وظایف منابع انسانی، Rippling است. با یکپارچگی با بیش از 500 برنامه متنوع، به دلیل امنیت خود شناخته میشود. میتواند ذخیره اطلاعات دیجیتالی شما را آسانتر کند. مانند اکثر نرمافزارهای مدیریت منابع انسانی، Rippling با ارائه یک سیستم واحد برای همه عملیاتها از جمله منابع انسانی به شرکتها کمک میکند تا بهرهوری خود را افزایش دهند. Rippling با سادهسازی گردش کارهای مختلف، هر فرآیند کاری را آسان میکند.
۹. Sage People
یک راهحل عالی منابع انسانی برای کسبوکارها در هر اندازه، Sage People است. به کسب بهترین استعداد و همچنین مدیریت تیمها، اجرای حقوق و دستمزد و پردازش مزایا کمک میکند. با متمرکز کردن وظایف منابع انسانی، Sage People به کسبوکارها امکان عملکرد در سطح بالاتر را میدهد. بهدلیل امنیت بالای آن، میتوانید دادههای کارمندان را در آن ذخیره کنید. دسترسی سریع به اطلاعات آن در لحظه بسیار آسان است. کارمندان میتوانند به اطلاعات ذخیره شده در Sage People نیز دسترسی پیدا کنند که باعث قطع شدن واسطه در بسیاری از شرایط منابع انسانی میشود.
۱۰. Hibob
یکی از خلاقانهترین راهحل های نرم افزار مدیریت منابع انسانی، Hibob راهی عالی برای مدیریت موثر تیمها از طریق انواع ابزارهای خودکار است. علاوهبراین، Hibob مشارکت تیمی را تشویق میکند. به شرکتها امکان میدهد تا ضمن افزایش رضایت کارکنان، بهرهوری بیشتری داشته باشند. همچنین تجزیه و تحلیل دادهها، حقوق و دستمزد و سایر ابزارهای گزارشگری را ارائه میدهد. از طریق مرکز اصلی پلتفرم، کسبوکارها میتوانند فرآیندهای روزمره را به صورت خودکار تنظیم کنند. اطلاعات را سازماندهی کرده و همکاری را در سراسر سازمان تشویق کند.
۱۱. kissflow
یک ابراز منابع انسانی همه جانبه است که مشاغل را قادر میسازد تا فرایندهای منابع انسانی خود را به شیوهای کارآمد ایجاد، اصلاح و مدیریت کنند. Kissflow از قبل مجهز به مجموعهای از ماژولهای مدیریت منابع انسانی از ردیابی متقاضیان و استخدام کارکنان تا بررسی عملکردها و مدیریت جانشینها و پرورش آنها در سازمان است. بینش دقیق و مبتنی بر داده مدیران را قادر میسازد تا بر اساس نقاط داده و نه غرایز سازمانی برای سازمان تصمیمات استراتژیک بگیرند. آنچه Kissflow HR Cloud را متمایز میکند، عملکرد خودکار آن است که باعث بهبود عملکرد کارکنانی میشود که فراتر از یک نقطه اشباع خاص کار میکنند. مجموعه استعدادهای داخلی، اعلانات خودکار و همکاری اجتماعی از دیگر ویژگیهای تعیین کننده روندهای منابع انسانی است. علاوه بر این، فضای ابری مدیریت منابع انسانی آن به صورت یکپارچه با سایر راهحلهای نرمافزاری منابع مانند سیستمهای ERP و نرم افزار حقوق و دستمزد ادغام میشود، بنابراین میتوانید در کنار آن از هر ابزاری که قبلا استفاده میکردید، استفاده کنید. بنابراین مشکل از دست دادن داده یا همگامسازی دادهها وجود نخواهد داشت.
۱۲. ADP
یک ابزار منابع انسانی با فضای ابری است. در مقایسه با سایر ابزارهای منابع انسانی که راهحلهای خاص و خلاقانه ارائه میدهند، ADP یک راه حل ساده همه جانبه دارد که منابع انسانی، حقوق و دستمزد، استعدادها، زمان و مدیریت مالیات و مزایا را تجمیع میکند. ADP توسط بیش از 650،000 مشتری در بیش از 110 کشور جهان استفاده میشود. یک ابزار مدیریت منابع انسانی آنلاین است که میتواند توسط مشاغل مختلف در هر نوع و اندازه پیادهسازی شود. ADP جایزه راهحلهای مدیریت منابع انسانی را از طرف Frost & Sullivan در سال 2016 دریافت کرده است.
۱۳. Zoho People
یک نرمافزار مدیریت منابع انسانی ابری که برای کمک به سازمانها در مدیریت و سازماندهی دادههای کارکنان استفاده میشود. با در نظر گرفتن مشاغل کوچک و متوسط، میتواند مشاغل سازمانی را نیز تامین کند. تعدادی ابزار روی این پلتفرم وجود دارد که به شما امکان میدهد برگه ها را مدیریت کنید، صفحات زمانبندی را مدیریت کنید، فرمهای سفارشی متناسب با کسب و کار خود را ایجاد کنید، فرمهای ارزیابی عملکرد کارکنان را مدیریت کنید و وظایفی از این دست که مربوط به واحد منابع انسانی سازمان شما میشود را به سادگی مدیریت کنید. استفاده از این برنامه نتایجی به مراتب شفافتر از سایر برنامههای مدیریت منابع انسانی را در اختیار شما قرار میدهد، هرچند ممکن است به اندازه برخی از رقبای خود غنی نباشد. به کمک این نرم افزار به راحتی میتوانید کلیه فرایندهای استخدامی مربوط به پوزیشن های مختلف در سازمان را اتوماتیک کنید. این به تیم منابع انسانی کمک میکند تا زمان خود را آزاد کرده و آن را صرف تمرکز بر کارهای مهمتر کنند.
۱۴. eSkill
وقتی نوبت به استخدام استعدادهای جدید میرسد. eSkill یک نرمافزار شگفتانگیز است که باید آن را داشته باشید. این پلتفرم نه تنها آزمونهای دقیق متنوعی را برای استخدامهای جدید یا متقاضیان احتمالی شما ارائه میدهد. eSkill برای کمک به شما در توسعه آزمونهای مناسب، از مجموعه گستردهای از دانش استفاده میکند. از جمله مواردی مانند ارزیابی رفتار، آزمایش مهارتها، مصاحبههای ویدیویی و حتی شبیهسازیهای شغلی، همه اینها به شما اطمینان میدهد که فرد مناسبی را برای کار استخدام میکنید. یکی از گزینههای گرانقیمت در لیست نرمافزارهای مدیریت منابع انسانی، نرم افزار eSkill است.
۱۵. Breezy HR
یکی دیگر از ابزارهای مدیریت منابع انسانی که برای کسبوکارهای کوچک، متوسط و بزرگ طراحی شده است. بزرگترین مزیت Breezy این است که به سرعت با ابزارهای موجود سازگار میشود. حتی لازم نیست نگران ادغام یا جابهجا کردن دادهها باشید. چرا که این نرمافزار به طور خودکار از همه دادهها محافظت میکند. نمیتوان گفت که Breezy فقط محدود به وظایف استخدامی واحد منابع انسانی سازمان است، زیرا در کنار این امور میتواند به مدیریت کارکنان فعلی بپردازد و ارتباطات داخل سازمان را تسهیل کند. در کنار این مزایا، برای یافتن گزینههای استخدامی مناسب سازمان به صورت یکپارچه به LinkedIn و AngelList متصل شوید.
گزارشی از بررسی تأثیر ابزار مدیریت منابع انسانی بر بهبود عملکرد سازمانی میان کارکنان دانشگاه تهران
این پژوهش از نظر هدف کاربردی و توصیفی بوده و به روش پیمایش با ابزار پرسشنامه انجام شده است. روایی پرسشنامه از سوی خبرگان منابع انسانی دانشگاه تهران تأیید و پایایی آن نیز بهوسیلۀ ضریب آلفای کرونباخ محاسبه شد که برای متغیرهای مستقل و وابسته، بیشتر از 7/0 به دست آمد. جامعۀ آماری پژوهش، کارکنان دانشگاه تهران شامل کارمندان و مدیران متخصص منابع انسانی هستند که تعداد آن ها 4000 نفر است. نمونۀ آماری با حجم 384 نفر با فرمول کوکران بهدست آمد که با توجه به احتمال ریزش پرسشنامه، تعداد بیشتری به روش تصادفی طبقهای بین کارمندان و مدیران دانشگاه تهران توزیع شد و درمجموع، 400 پرسشنامة سالم برای تجزیه و تحلیل اطلاعات به کار گرفته شدند. روش تجزیه و تحلیل اطلاعات، مدلسازی معادلات ساختاری با استفاده از تکنیک تحلیل مسیر و با استفاده از نرمافزار لیزرل 88/8 است. نتایج پژوهش نشان داد ابزارهای مدیریت منابع انسانی، بر عملکرد سازمانی در دانشگاه تهران تأثیر مثبت و معنادار دارند.
بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی
پلتفرمهای بسیاری در ایران برای دستیابی به اهداف مختلف استخدامی و ارائه خدمات منابع انسانی فعالیت میکنند. سایت تستپرو اولین پلتفرم ارزیابی تخصصی پیش از استخدام است که به کارفرمایان در رسیدن به کارجوهای متخصص و سنجش مهارتهای آنها کمک میکند.