نیروی انسانی بعنوان مهم‌ترین سرمایه هر کسب و کاری، مانند هر سرمایه دیگری در سازمان، به منظور بهره برداری بهینه، نیازمند مدیریت شدن است. به دليل گستردگي ابعاد شناختي انسان و استفاده از ابزار‌هاي گوناگونی مثل ادراک، احساس، مشاهده، تجربه و قدرت تعلق و تفكر در موضوعات مختلف بويژه در ارزيابي و تفسير رفتار و عملكرد كاركنان حساس بوده و مجموعه اين عوامل كار دستيابي مديران به ارزيابي عملكرد مؤثر را تحت الشعاع قرار داده است. هم چنین در سال های اخیر، بسياري از سازمان ها متوجه کمبود یک نظام ارزشيابي عملكردي كه به کمک آن اولويت ها و اهداف مد نظرشان را به كارمندانشان منتقل کنند و فرآیند بهسازي را پیش بگیرند، شده اند.
این بی توجهی به موضوع ارزیابی عملکرد کارکنان می تواند ناشی از این باشد که در سیستم های مکانیکی اگر یکی از اجزای سیستم بدرستی کار نکند، کل سیستم در همان لحظه از حرکت می‌ایستد و وجود مشکل برای هر کسی عیان می شود اما اگر یک عضو سازمان عملکرد درستی نداشته باشد، این موضوع در همان ابتدای کار مشخص نمی‌شود و عیان شدن این ناکارآمدی در سیستم طول می کشد. این یعنی لازم است در سازمان متر و معیاری وجود داشته باشد که نشان دهد نیروی انسانی به خوبی کار می‌کند یا خیر. برگزاری آزمون ارزیابی عملکرد کارکنان می توانند این نقش را برای سازمان بازی می کند.
تعاریف مفهومی آزمون ارزیابی عملکرد کارکنان
- ارزیابی عملکرد به مجموعه اقدامات و اطلاعاتی اطلاق می گردد که به منظور افزایش سطح استفاده بهینه از امکانات و منابع جهت دستیابی به اهداف به شیوه ای اقتصادی توأم با کارایی، اثربخشی صورت می گیرد، بطوری که ارزیابی در بعد سازمانی معمولا اثربخشی فعالیت ها می باشد. منظور از اثربخشی، میزان دستیابی به اهداف و برنامه ها با ویژگی کارا بودن فعالیت ها و عملیات است. ارزيابي عملكرد عبارتست از فرآيند سنجش و اندازه گيري عملكرد در دستگاه هاي اجرايي در چارچوب اصول و مفاهيم علمي مديريت براي تحقق اهداف و وظايف سازماني و در قالب برنامه هاي اجرايی.
- ارزیابی عملکرد کارکنان فرایندی است که در سازمان ها جهت اندازه گیری اثربخشی پرسنل و همچنین در راستای برنامه ریزی میزان پیشرفت و سیاست های پرداخت حقوق آنان مورد استفاده قرار می گیرد. ارزیابی عملکرد کارکنان یک فرایند رسمی سازمانی است که بر اساس یک رویکرد سیستماتیک و به منظور انجام مقایسه بین افراد و یا بخشها و براساس اهداف مشخص سازمانی، انجام میگیرد.
- ارزیابی عملکرد کارکنان تحت عناوین نظام ترفعیات، تعیین شایستگی و ارزشیابی عملکرد و نظایر اینها در اغلب سازمان ها و شرکتهای دولتی و خصوصی مطرح است. ارزیابی عملکرد ابزار موثری در مدیریت منابع انسانی است که با انجام صحیح و منطقی آن، ضمن آنکه سازمان ها با کارایی به اهداف خود می رسند، منافع کارکنان نیز تامین می گردد. در جریان ارزیابی عملکرد کارکنان، یک مدیر، رفتارهای کاری کارکنان را از طریق سنجش و مقایسه آنها با معیارهای از پیش تعیین شده ارزیابی می کند و نتایج را ثبت کرده و آنها را به اطلاع کارکنان می رساند. در عين حال، امروزه بسياري از نظام‌هاي ارزیابی عملکرد منابع انساني و مديريت معمول، مناسب به نظر نمي‌رسند و الگوهاي قديمي ناكارآمد تلقي مي‌شوند.
مراحل لازم برای طراحی یک آزمون ارزیابی عملکرد موثر
مرحله 1 – تعریف سازمان، ماموریت سازمان، اهداف سازمان
کارکنان باید به انواع وظایف خود، ماموریت و هدف سازمان و واحدی که در آن مشغل به فعالیت هستند اشراف کامل داشته باشند. تعیین اهداف در مديريت عملکرد نقش بسزايي دارد. چرا که تیم ها و افراد را نسبت به عوامل موفقیت آگاه می کند. اهداف نشان می دهد که سازمان از انجام فعالیت های روزانه به دنبال دست یابی به چه نتایجی است. ماموریت سازمان یا هر واحد دليل واقعي ايجاد و ادامه حيات آن را مشخص می کند. شفاف و مکتوب کردن این موارد از اهميت ويژه اي برخوردار است. لذا در گام نخست مسؤولين بايستي ماموريت واحد خود را تعيين و ابلاغ نمايد. ماموریتی که برای سازمان یا واحدها تعریف می شود باید ویژگی های زیر را داشته باشد:
- جامع و مانع باشد، يعني در برگيرنده تمام مسؤوليت هايي باشد كه براي آنها پاسخگو است و هيچ مسؤوليتی را كه پاسخگو نيست در بر نگيرد.
- بيانگر نوع كاركردهاي اصلي واحد باشد.
مرحله 2 – تنظیمات سامانه
- تنظیمات سامانه باید کاملا داینامیک می باشد و محدودیتی وجود نداشته باشد، بنابراین تعریف انواع آزمون، انتساب فرم ها، شاخص ها، تعاریف درجه بندی و … بر اساس تصمیم سازمان قابل تعریف توسط مدیر سیستم باشد.
- امکان ارزیابی عملکرد بصورت 360 درجه و سلسه مراتبی بسته به انتخاب سازمان
- امکان تعریف دوره های ارزیابی و گروه های ارزیابی(هر گروه شامل چندین دوره ارزیابی) به صورت متعدد وجود دارد و همچنین امکان محاسبه میانگین امتیاز در پایان دوره
- امکان تعریف آزمون جایگزین برای هر آزمون در صورت وارد نشدن امتیاز برای آن آزمون
- امکان تعریف بازه ی زمانی ارزیابی، اعتراض و تجدید نظر برای دوره های ارزیابی
- امکان ارزیابی عملکرد واحد های سازمانی
- امکان تاثیر ارزیابی واحد سازمانی در نمره ی ارزیابی عملکرد کارمندان
- امکان ارزیابی ستادی
- امکان نظرسنجی و ثبت پیشنهادها
مرحله 3 – تعریف سطوح دسترسی
- امکان تعریف سطوح دسترسی به فرم ها و منوهای سیستم
- امکان تعریف سطوح دسترسی به شاخص ها به افراد
مرحله 4 –خواندن اطلاعات در سامانه
امکان خواندن اطلاعات از سامانه های دیگر یا فایل تا سطح شاخص
مرحله 5 – تعریف ساختار سازمانی
- تعریف اطلاعات پرسنل
- تعریف واحدهای سازمانی
- تعریف درخت سازمانی (امکان دریافت اطلاعات ساختار سازمانی از سامانه ی کارگزینی یا سایر سیستم ها وجود دارد.)
- تعریف پست ها
- انتساب پرسنل به واحد های سازمانی
- تعریف ماموریت شغلی واحد
- تعریف اهداف واحد
- تعریف وظایف واحد
مرحله 6 – امکان تعریف نامحدود فرم ها
- امکان تعریف فرم، عامل، شاخص به صورت داینامیک و نامحدود
- امکان تعریف نحوه ورود امتیاز شاخص به فرمت های گوناگون از جمله جواب های دو گزینه ای : بله/خیر، سوالات انتخابی، ورود متن، ورود عدد و …
مرحله 7 – تعریف آزمون و انواع آزمون
امکان تعریف نامحدود آزمون و اختصاص فرم ارزیابی به آن
مرحله 8 – تعيين شاخص هاي كليدي عملكرد وظايف
شاخص هاي كليدي یا معيارهاي اندازه گيري عملكرد، بيانگر كيفيت خروجي هر وظيفه هستند. این شاخص ها باید با اهداف مرتبط باشند و داراي ويژگي هاي زير باشند:
- دقيق: بسيار واضح و روشن با استفاده از واژگان مثبت باشند.
- قابل اندازه گيري: ميزان تحقق آنها با استفاده از مقياسهاي كمي و كيفي قابل سنجش باشد.
- قابل دستيابي: در چارچوب قابليت هاي فردي قابل تحقق باشد.
- مشاركتي: متصدي شغل آن را بپذيرد.
- مبتني برزمان: در چارچوب زماني مشخص شده قابل دستيابي باشد.
- نوع کمی یا کیفی آن مشخص باشد.
نکته: شاخص كليدي عملكرد را تنها براي وظايفي كه براي سازمان از اهميت ويژه اي برخوردارند تعيين کنید. بخاطر داشته باشید که علاوه بر عوامل زمان انجام و كيفيت عوامل ديگري نیز می تواند بر ارزیابی اثر گذار باشد. از لحاظ محاسباتی مجموع وزن شاخص هاي كليدي عملكرد يك وظيفه، بايد برابر با 1 باشد.
مرحله 9 – تعيين شايستگي هاي شغلي یا عوامل ارزیابی
شايستگي هاي شغلي همان استاندارهایی هستند كه افراد در چارچوب نقش خود بايد از عهده انجام آن بر بیایند. این استانداردها در ارزیابی لحاظ می شوند. كاربرد شايستگي هاي شغلي در مديريت عملكرد مزاياي زير را در بر دارد:
- رفتارهاي كليدي و تاثير گذار بر وظايف را مشخص مي كند.
- عملكرد مورد انتظار را تبيين مي كند.
- فهم مشتركي از آن چه كه اندازه گيري وارزيابي خواهد شد، فراهم مي كند.
- تصوير روشني از اثر بخشي و موفقيت به كارمند ارائه مي دهد.
- مبنايي را براي رشد و توسعه كارمند ارائه مي دهد.
- ارزيابي عملكرد را روي رفتارهاي كليدي متمركز مي كند.
مرحله 10 – خود ارزیابی
- با توجه به شایستگی های شغلی مربوط به هر واحد، فرم خود ارزیابی مربوطه در اختیار پرسنل قرار می گیرد تا به عملکرد خود امتیاز دهند.
- امکان ثبت تشویق نامه ها، ایده ها، مدارک آموزشی توسط پرسنل وجود دارد.
- مدیران می توانند به این مدارک امتیاز دهند و همچنین در صورت لزوم نظر خویش را بیان نمایند.
مرحله 11 – ارزیابی اختصاصی
امکان ارزیابی اختصاصی که می توان با استفاده از آن درصد پیشرفت پروژه ها را سنجید.
مرحله 12– ثبت وقایع رفتاری توسط پرسنل و مدیران
- به این معنی که مدیران بتوانند وقایع رفتاری پرسنل را ثبت نمایند.
- به این معنی که پرسنل بتوانند وقایع رفتاری مرتبط با خودشان را ثبت نمایید.
- امکان همگام سازی با فرم تشویقات و تنبیهات سیستم کارگزینی وجود دارد.
مرحله 13– ثبت گواهینامه و تشویق نامه ها
- به این معنی که پرسنل بتوانند گواهینامه ها و تشویق نامه ها را ثبت نمایند.
مرحله 14 – بازخورد
- نحوه محاسبه امتیازات و عوامل موثر بر آن
- اینکه امتیازات ارزیابی به چه صورت محاسبه شوند و درصد امتیازها، مشخص باشد.
مرحله 15– اعتراضات
کارمندان بتوانند اعتراض خود را نسبت به ارزیابی انجام شده ارائه دهند و این اعتراض توسط کمیته تجدید نظر بررسی گردد.
مرحله 16- ارزیابی همکاران و ارباب رجوع
امکان ارزیابی همکاران و ارباب رجوع در مورد همکاران و یا واحد سازمانی
مرحله 17– گزارش های سامانه
- امکان تهیه انواع گزارش های مدیریتی و آماری
- فرمت خروجی گزارشها به انواع مختلف از قبیل: word و Excel،…
انواع آزمون ارزیابی عملکرد کارکنان
- آزمون ارزیابی عملکرد کارکنان (استفان کاندری)
این آزمون در سال 2005 توسط استفن کندری طراحی شد. هدف از طراحی این پرسشنامه ارزیابی عملکرد کارکنان در سازمان ها بوده است. این پرسشنامه 12 ماده سوال دارد که بر اساس یک طیف لیکرت سه درجه ای شامل:”عبارت های فراتر از حد انتظار، در حد انتظار و نیازمند بهبود” می باشد. آزمودنی باید برای گزینه ی فراتر از حد انتظار 3 امتیاز و به ترتیب برای دو گزینه دیگر، دو و یک امتیاز را در نظر بگیرد. همچنین این پرسشنامه روایی و پایایی و نمره گذاری را نیز دارا می باشد.
- آزمون ارزیابی عملکرد کارکنان (پارکر ۲۰۰۰)
در سال 2000 به منظور سنجش ارزیابی عملکرد کارکنان، توسط پارکر طراحی و تدوین گردید. این آزمون شامل 17 سوال و 6 مولفه دانش و کیفیت رفتار، رابطه با همکاران، ویژگی های فردی، مهارت و سرپرستی، خلاقیت و مشتری مداری می باشد. با سوالاتی نظیر “کارکنان امور محوله را بطور کامل و با دقت لازم انجام می دهند.” و بر اساس طیف لیکرت، به سنجش ارزیابی عملکرد کارکنان می پردازد.
- آزمون خود ارزیابی رهبری
این پرسشنامه استاندارد دارای 35 سوال می باشد. بر اساس طیف لیکرت (هرگز تا همیشه) نمره گذاری شده است. وآلفای کرونباخ به دست آمده در پژوهشی 78/0 می باشد.
- آزمون ارزیابی عملکرد و پاداش در سازمان لانجرنکر و همکاران (۲۰۰۱)
پرسشنامه ارزیابی عملکرد و پاداش در سازمان لانجرنکر و همکاران در سال 2001 ساخته شد و دارای 8 سوال می باشد. سوالات بر اساس طیف لیکرت نمره گذاری شده است (خیلی کم تا خیلی زیاد) و آلفای کرونباخ به دست آمده بالی 0/70 می باشد.
- آزمون ارزیابی عملکرد و سیستم حقوق و دستمزد ارمسترانگ (۲۰۰۶)
در سال 2006 توسط ارمسترانگ طراحی شد. شامل 20 سوال است. سوالات بر اساس طیف لیکرت نمره گذاری شده است (خیلی کم تا خیلی زیاد) و آلفای کرونباخ به دست آمده بالی 0/70 می باشد.
- آزمون اثربخشی ارزیابی عملکرد کاوتس (۲۰۰۴)
این پرسشنامه تک مولفه ای با ۲۰ سوال در سال 2004 توسط کاوتس طراحی و تنظمیم گردیده است.
- آزمون ارزیابی عملکرد و توسعه سازمان میلر (۲۰۰۳)
توسط میلر و همکاران در سال 2003 طراحی شد. دارای 14 سوال و دو مولفه فرآیند بررسی عملکرد و توسعه و تأثیر بر عملکرد رفتاری و سازمانی می باشد. سوالات بر اساس طیف لیکرت نمره گذاری شده است (خیلی کم تا خیلی زیاد). با سوالاتی مانند (از زمان استفاده از فرآیند جدید بررسی عملکرد و توسعه، ارتباطات با مدیرم بهبود یافته است.) به ارزیابی عملکرد و توسعه سازمان می پردازد. آلفای کرونباخ به دست آمده بالی 0/70 می باشد.
سخن آخر
برای ارزیابی باید فاکتورهای مختلفی را تعیین کرد و در هر ارزیابی آنها را مورد بررسی قرار داد. وجود فرم ارزیابی عملکرد کارکنان حاوی شاخص‌های تعیین شده، در اجرای چنین سیستمی انسجام ایجاد می‌کند. بنابراین لازم است ابتدا لیستی از فاکتورهای استانداردی که باید بررسی شوند، تهیه کنیم. این لیست با پیشرفت سازمان باید بروزرسانی شود. چرا که سیستم ارزیابی عملکرد زمانی که میزان فروش سازمان صد میلیون در ماه و تعداد کارمندان پنجاه نفر است، با زمانی که میزان فروش و تعداد نیروهای سازمان پنج برابر شده باشد، متفاوت است.
